Organisera Fyllningssystem i en Office: Topp 2 Metoder

Denna artikel lyfter fram de två bästa metoderna för organiserande fyllnadssystem i en kontor. Metoderna är: 1. Centraliserad arkivering 2. Decentraliserad arkivering.

Metod # 1. Centraliserad arkivering:

Under det här systemet sätts all arkiveringsutrustning centralt på kontoret så att filerna från alla olika avdelningar kan hållas där. Det finns en grupp personal som heter filing clerks som gör jobbet under en handledare. Generellt finns det ett separat rum som heter Records Room där arkiveringsarbetet utförs. Alla filer kan hållas under förvaring av kontorschefen eller sekreteraren.

Centraliserat system är också känt som bibliotekssystemet, eftersom filer i ett bibliotek är centralt underhållna på ett klassificerat sätt. Liksom böcker är filer kategoriskt numrerade efter att de har klassificerats. Handledaren eller avdelningsavdelningen fungerar som en bibliotekarie. Den som kräver en viss fil måste producera en rekvisitionsskicka som anger namnet och numret på filen som krävs.

Den särskilda filen, om inte ut, utfärdas till honom mot signatur. Ett styrkort placeras samtidigt i det tomma utrymmet där filen hölls, som en signal. En post görs i ett register. En påminnelse kan skickas om filen inte återlämnas inom rimlig tid eller när det krävs av en annan avdelning eller enskild person. Hela proceduren är densamma som i ett bibliotek.

För att systemet ska fungera effektivt måste följande villkor vara uppfyllda:

(a) Antalet filer ska vara tillräckligt stora,

b) Filerna måste vetenskapligt klassificeras och numreras,

d) Det måste finnas utbildad personal för att hantera filerna,

e) Organisationen ska kunna köpa olika typer av arkiveringsutrustning.

Vissa extrautrustning som sorteringsbord och brickor, bärbara stegar för att nå höga hyllor, etc. kan vara nödvändiga.

fördelar:

(a) Det finns ekonomi från två sidor. Mindre antal arkiveringsutrustning kommer att göra eftersom varje avdelning inte kommer att ha sin utrustning separat. Mindre utrymme kommer att upptas. Så det finns sparande av pengar och utrymme.

b) Det är enhetligt för förfarandet att arrangera och behålla filer från alla avdelningar. Sådan enhetlighet och standardisering bidrar till att utveckla effektivitet i arbetet.

c) Det finns bättre kontroll på arkiveringssystemet, eftersom ansvaret är fastställt på arkiveringsavdelningen och det finns en handledare.

d) Mindre antal kopior av ett visst dokument måste förberedas eftersom de inte behöver skickas för filer från olika berörda avdelningar. Så, arbetsbelastningen av skrivning minskar.

(e) Ansökningspersonalen blir specialiserad i jobbet och moderna arkiveringstekniker kan introduceras.

(f) Det kan påskynda kontorets verksamhet, eftersom tiden inte får slösas bort för att få relevanta papper från filerna från olika avdelningar.

nackdelar:

(a) Det kan vara försenat att få en fil från arkiveringsavdelningen eftersom det strikta förfarandet för att lägga fram en rekvisitionsskicka etc. måste följas.

(b) Klassificeringen av filer som gjorts av den centrala arkiveringsavdelningen kanske inte är lämplig för en viss avdelning. Till exempel kan försäljningsavdelningen behöva territoriell klassificering av filer först och sedan partisam alfabetisk klassificering bat arkivavdelningen får endast göra alfabetisk klassificering.

(c) Alla papper, viktiga eller obetydliga, skickas till arkiveringsavdelningen av alla andra avdelningar. Som ett resultat blir arkiveringsavdelningen en dumpningsplats för alla papper eller ett "död brevförvar" som leder till missbruk av utrymme. Korrekt rivning eller rening blir nödvändigt från tid till annan.

(d) Det finns all chans att felanmälan eller ett papper kan gå vilse i processen.

(e) Klienter eller handläggare av andra avdelningar får inte lära sig de utvecklade teknikerna för arkivering.

(f) Det finns ingen sekretess för filerna. Vem som helst kan gå igenom en fil på rekvisitionen.

Sammantaget är fördelarna mer effektiva än de nackdelar som mycket kan övervinnas genom korrekt övervakning och kontroll av avdelningen.

Metod # 2. Decentraliserad arkivering:

Under det här systemet ordnas filer och underhållas av de olika avdelningarna enligt respektive krav. Detta system är också känt som avdelningsfilsystem. Varje avdelning kommer att ha sin egen arkiveringsutrustning och antingen avdelningsansvariga ska göra jobbet eller en eller två kontor kan utses separat i varje avdelning för att göra arkiveringsarbetet uteslutande.

Under detta system uppstår inte det utarbetade förfarandet för att presentera ett rekvisitionsfartyg, som i fallet med det centrala systemet. Det är vanligare antaget.

fördelar:

(a) Det finns ingen försening att få papper som berörs av den aktuella avdelningen. Det har lätt tillgång till den berörda personalen.

b) Vissa avdelningar måste arbeta exklusivt utan att ha direkt koppling till andra avdelningar, i så fall är det bättre att avdelningen ska behålla egna filer. Till exempel byggnadsavdelningen i ett stort tillverkningsföretag.

c) Filer av konfidentiell natur måste upprätthållas under direkt kontroll av avdelningschefen. Till exempel filen av inkomstskatt.

d) En avdelning får anta en särskild metod för klassificering och underhåll av filerna som passar bäst av avdelningen.

nackdelar:

(a) Eftersom varje avdelning behöver sin egen arkiveringsutrustning finns dubbelarbete. Mer, pengar krävs för att köpa utrustningen och mer utrymme är upptaget. Så det ökar kostnaden.

(b) En avdelningens tjänstemän måste spendera tid för inlämning som de skulle kunna utnyttja mer effektivt. Om några extra händer är anställda för arkivering finns det extra kostnad.

c) Ett antal kopior av samma dokument kan behöva förberedas för filer från olika avdelningar som kan behöva det. Lasten på maskinskrivning ökar.

(d) Det finns ingen specialisering av arkiveringsarbete. Olika avdelningar kan anta olika metoder för klassificering och lagring av filer.

Sammantaget är fördelarna och nackdelarna jämnt balanserade. Men alltid finns det större kostnad och slöseri med rymden. Jämförelse mellan de två-Båda systemen har sina fördelar och nackdelar. Det är svårt att välja ut de två. Det är sant att avdelningssystemet i allmänhet är dyrare men det centrala systemet kan inte vara genomförbart om inte antalet filer är stora.

Sammanfattningsvis kan man säga att en kompromiss generellt sett uppnås och ett kombinerat system följs.

Detta görs med följande formel:

(a) Generella filer som kan omfatta ett stort antal avdelningar, lämnas in centralt och gör dem lika tillgängliga för alla.

b) Filer av konfidentiell natur ordnas och underhålls avdelningen.

c) Vissa avdelningar finns där som har några exklusiva aktiviteter, och filer från dessa avdelningar behöver inte skickas för central arkivering.