Projektledning: Betydelse, funktioner och steg

Efter att ha läst den här artikeln kommer du att lära dig om: - 1. Betydelse av projektledning 2. Funktioner i projektledning 3. Steg.

Betydelse av projektledning:

Projektledning samlar och optimerar de resurser som krävs för att projektet ska kunna genomföras framgångsrikt.

Olsen har definierat projektledning som "...... .. tillämpning av en samling verktyg och tekniker (som CPM och Matrix Organization) för att styra användningen av olika resurser för att uppnå en unik, komplex engångsuppgift inom tiden, Kostnads- och kvalitetsbegränsningar. Varje uppgift kräver en viss blandning av dessa verktyg och tekniker som är strukturerade för att passa uppgiften för miljö och livscykel (från uppfattning till slutförande) av uppgiften ".

Projektledning skiljer sig således från andra vanliga företagsledningar som:

1. Den har en begränsad livslängd och

2. Det behöver ofta organisationens resurs på deltid under projektets genomförandeperiod.

Följaktligen passerar projektledningens livslängd genom följande steg:

1. Definiera projektet

2. Planera projektet

3. Genomförande av projektet och

4. Slutförande och leverans av projektet.

Verksamhetsnivån fäster upp till toppen under genomförandeplanen och avtar sedan ner till noll när den är klar.

Projektledning är i princip enkel och i själva verket i våra dagliga liv utför vi alltid en sådan funktion med de resurser som är tillgängliga för oss och lyckas med ledningen, eftersom vi tydligt definierar målen som ställer målet för vår lediga tid, de resurser vi har råd med och den kvalitet vi skulle vilja uppnå. Vi skulle vilja illustrera detta uttalande i vårt personliga projekt, säg att "måla vårt hus".

Funktioner för projektledning:

Innan vi börjar för genomförandet av projektet löser vi i vår mentala ram följande punkter:

A. Design och specifikation:

1. Vi definierar omfattningen av arbetsmallen extern eller intern eller båda.

2. Vi definierar färgspecifikationerna. De färger som ska användas primer, akryl eller normalt.

3. Vi budgetar den tidsperiod vi har råd med för sådan målning, och

4. Vi fastställde också ett mål för total beräknad kostnad för sådan målning.

B. Organisation:

1. Med tanke på tidsbegränsningen bestämmer vi huruvida vi ska fastställa målningen till en entreprenör eller bara utse arbetskraft och utföra operationen med egen tillsyn.

2. Välj arbetskraften eller entreprenören, bedöma deras erfarenhet av deras prestanda vid målning av vår väns eller släktingens hus, inklusive deras skattesats.

3. Beslut om vilken policy som ska följas vid upphandling av färgerna, deras kvantitet, kvalitet och priserna. Alternativ som är tillgängliga för oss är egen upphandling från tillverkarens återförsäljare av ett visst varumärke eller, annars, låter entreprenören upphandla material på vår vägnar.

4. Köp eller hyr nödvändiga tillbehörsstegar, borstar, vattenledningar etc.

C. Genomförande och kontroll:

1. Uppnå nödvändiga resurser och, ibland, medan operationen pågår, övervaka den faktiska faktiska förbrukningen av resurser.

2. Registrera och uppdatera de utgifter som hittills uppkommit och jämföra med de totala budgetarna både tid och kostnad.

3. Med tanke på den övergripande situationen kan vi till och med ändra arbetsomfånget.

D. Efterprojektutvärdering:

Vi får reda på den faktiska prestandatiden, kostnaden och kvaliteten. Jämför detsamma med målet och berika oss med erfarenheter som kommer att vara användbara senare eller ens för att hjälpa vår vän eller relation.

Projektledning:

Hela funktionstolen som beskrivs i A, B, C och D ovan representerar i verkligheten projektledningsfunktioner. När vi tittar på ett industriprojekt är principerna för projekthanteringsfunktionen nästan desamma som vid projektet att måla ett hus, illustrerat tidigare.

På grund av volymerna och komplexiteten i ett industriprojekt förstärks emellertid de möjliga problemen med mängder tid jämfört med dem som möttes vid hanteringen av målningar. För att klara dessa volymer och komplexiteter används en rad specialtekniker av projektledningen när projektets genomförande färdas genom sin livscykel.

För att ett stort projekt ska kunna genomföras på ett framgångsrikt sätt bör organisationen lansera projektet först utveckla ett projektledningsteam som består av experter som ingenjörer och revisorer med ansvar inom respektive område.

Teamet ska ledas av en projektledare med individer inom en definierad parameter som ansvarar för respektive fält för att uppnå ett gemensamt mål, dvs att genomföra genomförandet, inom det planerade schemat, den beräknade kostnaden och leverera projektet med definierad kvalitet.

En enkel struktur av ett sådant projektteam med sin harmoniska interaktion är utformad enligt följande:

Beroende på projektets storlek och komplexitet kan projektgruppen utökas till olika nivåer.

När laget avslutats är stegen med aktiviteter som ska följas:

Steg:

I. Initiering och definition av:

verksamhet

1. Utveckla och definiera mål.

2. När projektägaren inte är promotorn som söker ledningens godkännande.

3. Lagidentifikation med obligatorisk träning.

4. Projektdetaljer, godkännande inklusive:

en. omfattning, kontrollmöten, kommunikationsplan, riskanalys

b. lista över projektaktiviteter med tidsskala, kostnad och kvalitet;

c. gränssnitt med andra projekt, om några;

d. viktiga projektproblem

e. tekniker, metoder och träning som detaljerad och godkänd.

II. Planera:

1. Planering är inriktad på att svara på vad som behöver göras, när och till vilken kostnad.

2. Planer och specifikationer bör uppfattas tydligt och eliminera förvirring, om det finns några.

3. Projektgruppens medlemmar att förstå lagorganisationen och nyckelfrågor med tydligt perspektiv och visa engagemang som en följd av att harmonisera laginsatserna.

Projektplaneringen visas schematiskt enligt nedan (harmonisering av specifikationer och planering):

III. Exekvering (med nödvändiga resurser lined up):

1. Utför de tilldelade arbetspaketen inom de engagerade målen.

2. Utför kontrollmötena, övervaka själva, granska framstegen i förhållande till uppgiftsuppsättningen och vidta korrigerande åtgärder. Införliva förfaranden för veckovisa / månadsrapporter.

Den schematiska presentationen framgår nedan och indikerar:

a) kontinuerlig övervakning av faktiska

b) Jämförelse av faktiska med mål med avseende på alla resurser i genomförandet av projektet, vilket visar stora skillnader med orsakerna till sådana avvikelser.

c) Kontrollåtgärder vid behov som korrigerande åtgärder. och

d) rapportering.

Anmärkningar:

1. Mötena för mötena beror på omfattningen av de frågor som behandlas eller behandlas.

2. Rapporterna ska vara med ett serienummer och identifierande referenser, såsom arbetspaket etc.

De normala ämnena som ska täckas är:

A. Projektveckrapport:

1. Viktiga händelser och uppgifter som utförts under veckan

2. Problem med eventuella problem med hur löses eller föreslagits att lösa;

3. Planerade aktiviteter för nästa vecka.

Veckovisa rapporter cirkuleras till projektgrupp och projektledare.

B. Projekt månadsrapport:

1. Milstolpe uppnåtts eller uppnås med faktisk prestanda under månaden;

2. Antal arbeten och kostnader som uppkommit i jämförelse med de angivna uppgifterna.

3. Sammanfattning av resurser som konsumeras under månaden och kumulativa fram till månaden.

Månadsrapporter ska skickas till projektledare, projektägare och ledning. Projekträkenaren ska intyga uttalandet om förbrukade resurser.

IV. Komplettering:

1. Överlämna projektet till projektägaren genom att starta projektet.

2. Projekt efter utvärdering och rapport.