Beginners Guide to Budget Control

Komponenterna för budgetkontrollsystemet:

Affärspolitiken för en bestämd period representeras av huvudbudgeten, vars detaljer ges i ett antal enskilda budgetar som kallas funktionella budgetar.

Olika typer av budgetar:

Olika typer av budgetar har utvecklats med hänsyn till de olika syften de tjänar.

Budgetar kan klassificeras enligt:

(1) Den täckning de omfattar

(2) Kapaciteten som de är relaterade till

(3) Villkoren för vilka de är baserade och

(4) De perioder de täcker.

Budgetkontrollen tillämpas på ett system för förvaltning och redovisningskontroll, genom vilken alla operationer och resultat prognostiseras så långt fram som möjligt och de faktiska resultaten när de är kända jämförs med budgetberäkningar.

CIMA, London definierar budgetkontroll som -Beställning av budgetar som rör ledningarnas ansvar för politiska krav och kontinuerlig jämförelse av faktiska med budgeterat resultat, antingen för att genom individuella åtgärder säkerställa målen för den politiken eller att tillhandahålla ett företag grund för sin revidering.

Funktioner:

Viktiga funktioner i budgetkontrollen som ingår i denna definition är:

(i) Fastställande av budgetar för varje funktion och sektion av organisationen.

(ii) Verkställande ansvar för att utföra de specifika uppgifterna så att företagets mål kan uppnås.

(iii) Kontinuerlig jämförelse av det faktiska resultatet med budgetens budget för att känna till variationerna från budgeten och leda befattningshavarens ansvar för att inte uppnå önskat resultat enligt budgeten.

(iv) Att vidta lämpliga åtgärder för att uppnå det önskade målet om det finns en variation av det faktiska resultatet från den budgeterade prestationen.

(v) Revidering av budgetar mot bakgrund av förändrade omständigheter.

Budget, budget och budgetkontroll :

En budget är bara en prognos om framtida händelser uttryckt i kvantitativa termer. Det utför tre grundläggande funktioner hos ett företag.

Dom är:

(i) Det anger beloppet och den exakta tidpunkten för företagets behov av framtida finansiering.

(ii) Det tar korrigerande åtgärder där de budgeterade siffrorna inte överensstämmer med faktiska.

(iii) Det ger en grund för prestationsutvärdering.

Budgetering är en teknik för att formulera budgetar. Det anger en rätt väg för hanteringen av verksamheten. Det hjälper ledningen att förutse de olika problemen i verksamheten och att vidta korrigerande åtgärder för att lösa problemen.

Budgetkontroll är en teknik för chefsstyrning genom budgetar. Den är utformad för att hjälpa ledningen vid fördelningen av olika ansvarsområden. Det är ett system för att uppnå företagets mål med minimikostnader och ger ett kraftfullt verktyg till ledningen för effektiv förvaltning av de ledande funktionerna.

Rowland och William i sin bok med rubriken Budgeting for Management Control har gett skillnaden mellan budget, budgetering och budgetkontroll enligt följande:

"Budgeter är de enskilda målen för en avdelning, etc. Budgetning kan sägas vara byggnadsbudgeten. Budgetkontrollen omfattar allt detta och innehåller dessutom vetenskapen om att planera budgetarna själva och utnyttjandet av sådana budgetar för att genomföra ett övergripande förvaltningsverktyg för affärsplanering och kontroll ".

Således är en budget en finansiell plan och budgetkontrollresultat från administrationen av den finansiella planen.

Budgetkontrollens mål :

Huvudsyftet med budgetkontroll är att planera, övervaka, kontrollera och anpassa resurser för att uppfylla överenskomna affärsmål samtidigt som de kvarstår inom anmälda gränser. Budgetkontrollen är planerad att hjälpa ledningen i ansvarsfördelningen och myndigheten att bistå vid uppskattningar och planer för framtiden, för att bistå vid analys av variationer mellan uppskattade och faktiska resultat och att utveckla mätvärden eller standarder för utvärdering av effektiviteten av verksamheten.

De allmänna målen för budgetkontrollen är följande:

1. Planering:

Det första och viktigaste steget i att förstå en budget är att planera. Planering innebär att man ska få reda på vad den idealiska budgeten skulle göra. Utan ordentlig planering skulle budgeten vara mycket som en karta utan destination. Planeringen för den personliga budgeteringen skulle skilja sig från planeringen för verksamheten.

Planeringen handlar om att specificera typen, kvantiteten och kvaliteten på tjänster som ska tillhandahållas till beståndsdelarna, uppskatta servicekostnaderna och bestämma hur man betalar för tjänsterna. För att få budgeten effektiv måste den ta hänsyn till nuvarande inkomstkällor och nuvarande utgifter.

Budgeten kommer att uppfylla sitt mål baserat på nuvarande inkomstnivåer och kostnader En budget är en plan för den politik som ska eftersträvas (lockar den fastställda tidsperioden för att uppnå ett visst mål. Budgetkontrollen kommer att tvinga förvaltningen på alla nivåer för att planera i tid alla aktiviteter som ska genomföras under de kommande perioderna.

En budget som handlingsplan uppnår följande ändamål:

(a) Åtgärder styrs av väl genomtänkt plan eftersom en budget är upprättad efter noggrann studie och forskning.

(b) Budgeten fungerar som en mekanism genom vilken ledningens mål och policy utförs.

c) Det är en bro genom vilken kommunikation upprättas mellan toppledningen och de operatörer som ska genomföra toppledarens policy.

(d) Den mest lönsamma handlingslinjen är vald bland de olika tillgängliga alternativen.

e) En budget är en fullständig formulering av politiken för det åtagande som ska bedrivas för att uppnå ett visst mål.

2. Samordning:

Budgetkontrollen samordnar företagets olika verksamheter och säkerställer samarbetet mellan alla berörda, så att företagets gemensamma mål kan uppnås med framgång. Det tvingar chefer att tänka och tänka som en grupp. Det samordnar de bredare ekonomiska trenderna och ett företags ekonomiska ställning. Det är också bra att samordna politik, planer och åtgärder.

En organisation utan budgetkontroll är som ett fartyg som seglar i ett befraktat hav. En budget ger riktning till verksamheten och ger betydelse och betydelse för dess prestation genom att jämföra den faktiska prestationen och budgeterade prestanda.

3. Kontroll:

Kontroll består av den åtgärd som är nödvändig för att säkerställa att organisationens prestanda överensstämmer med planerna och målen. Kontroll av prestanda är möjlig med förutbestämda standarder som fastställs i en budget.

Budgetkontrollen gör sålunda möjlig kontroll genom kontinuerlig jämförelse av det faktiska resultatet med budgeten för att rapportera variationerna från budgeten till hanteringen av korrigerande åtgärder.

4. Rapportering och utvärdering:

Utvärdering är en spontan process eller en bedömning av ett projekts effektivitet, effektivitet, kostnader, relevans och effekt baserat på angivna mål. Budgetutvärdering innebär insamling och analys av data om budgetaktiviteterna. Utvärderingen är att förbättra både ett pågående projekt och göra framtida projekt.

Budgetar lägger grunden för rapporter och utvärderingar i slutet av perioden. När en budget knyts till en organisations mål kan den underlätta bedömningar av effektivitet och effektivitet. Korrekt utvärdering och rapportering hjälper en organisation att underlätta identifiering och upplösning av olika problem i verksamheten, dvs underlättar identifiering och lösning av problem.

Således integrerar budgeteringssystemet nyckelhanteringsfunktioner, eftersom det kopplar topphanterings planeringsfunktion med kontrollfunktionen som utförs på alla nivåer i ledarhierarkin. Men budgetens effektivitet som planerings- och kontrollanordning beror på vilken verksamhet den används i.

En mer exakt budget kan utvecklas för de aktiviteter där det finns ett direkt samband mellan ingångar och utgångar. Relationen mellan ingångar och utgångar blir grunden för att utveckla budgetar och utöva kontroll.

Budgetkontroll och redovisning :

Ett ordentligt redovisningssystem är nödvändigt för att utveckla en tillfredsställande budget. Budgetsammansättningen beror på information som i stor utsträckning samlas in från kostnadsredovisningssystemet. En viktig egenskap för budgetkontrollen är att jämföra det faktiska resultatet med tidigare uppskattningar eller mål som fastställts i budgeten för att säkerställa att den verkliga prestandan styrs i rätt riktning.

Den här funktionen kan endast släppas ut om tillgången till tillförlitlig och snabb redovisning är tillgänglig. Bokföringssystemet bör ge sekretessbelagda uppgifter när det gäller organisationsmyndighet och ansvar, så att ansvaret för fallgropar kan fastställas och korrigerande åtgärder kan vidtas. Bokföringsinformationen bör överensstämma med budgetkontrollens krav så att tillfredsställande budgetar kan utvecklas.

Vi har sett att budgetkontrollen är beroende av redovisning. På samma sätt är ett bra kostnadsredovisningssystem också beroende av att den fungerar effektivt på ett bra budgetförfarande. Kostnadsredovisning, särskilt omkostnadsredovisning, baseras på en noggrann kostnadsbudget i framtiden, som motsvarar olika driftskapaciteter.

Överliggande skattesats för upptagning i jobb, order eller processer bestäms utifrån framtida uppskattningar som gjorts när olika budgetar förbereds. Bestämning av beräknade kostnader eller standardkostnader görs på de budgeterade kostnaderna för material, arbete och kostnader. Därför följer att utvecklingen av ett effektivt budgetkontrollsystem är en viktig förutsättning för att ett bra kostnadssystem ska kunna fungera.

Essentials av ett effektivt budgetkontrollsystem:

För ett effektivt budgetkontrollsystem måste det finnas vissa väsentliga förutsättningar. Dessa är följande:

(i) Stöd till toppledning:

Inget kontrollsystem kan vara effektivt om det inte blir fullt stöd från alla ledamöter av ledningen, särskilt toppledningen måste vara engagerad i budgetidén såväl som principerna och principerna som ligger till grund för systemet.

(ii) Rimliga mål:

Budgetmålen bör vara realistiska och bör representera rimligt tillgängliga mål.

iii) Tydliga mål:

De mål som ska uppnås genom budgetar bör tydligt anges.

iv) Deltagande av ansvariga chefer:

De som har anförtrotts budgetgenomförandet bör delta i processen att fastställa budgetarna. Detta kommer att säkerställa ett korrekt genomförande av program.

(v) Lämplig redovisningssystem:

Det finns nära samband mellan budgetering och redovisning. Man måste vara beroende av bokföringsavdelningen för tillförlitliga historiska data. Ansvarsredovisning är avgörande för en framgångsrik budgetkontroll.

vi) Kontinuerlig budgetutbildning:

Det bör finnas ett system för fortlöpande utbildning av personal om budgets målsättningar och tekniker.

(vii) Maximal vinst:

Det här ultimata målet att uppnå maximal vinst bör alltid hållas överst.

(viii) Konstant vaksamhet:

Konstant vaksamhet krävs så att kontinuerlig jämförelse mellan de budgeterade och faktiska data och varians rapporteras.

(ix) Kostnad för systemet:

Systemets kostnad ska inte vara mer än den förmån som tas emot från systemet.

(x) Samordnad med standardkostnad:

Där standardkalkylsystemet används också bör budgetprogrammet utarbetas i samordning med standardkostnaden.

Organisation för budgetkontroll:

Det är nödvändigt att en oro måste ha en bestämd plan för organisation för att förbereda, bibehålla och förvalta budgeten. Det ska finnas ett organisationsschema.

Det kan vara som följer:

Organisationsdiagrammet visar att verkställande direktören är chef för budgetkontrollsystemet. Han delegerar sin auktoritet till budgetansvarig som ser att alla budgetar samordnas och dras i tid. De andra cheferna kommer att förbereda de budgeter som visas mot dem i diagrammet. Budgetkontroll är således en samordnad åtgärd där alla individer deltar och det måste finnas samordning för att ha en bra koppling bland dem.

Alla som ansvarar för genomförandet och prestationen måste tas i förtroende. När det finns en tydlig neddelning av ansvar och myndighet kommer ingen överlappning att vara där. Det kommer att skapa lagarbete och en samarbetsanda bland personalen, vilket leder till hög budgetmedvetenhet.

Budgetkontrollorganisationen är generellt ledd av en toppman som kallas budgetkontrollör eller budgetchef eller budgetansvarig. Verkställande direktören bör utse en sådan verkställande som borde ges den särskilda skyldigheten att förvalta budgeten. Hans rang ska vara lika med andra funktionella chefer.

Eftersom hans arbete kommer att hantera förberedelser och samordning av budgetar med siffror, brukar han vara en person med redovisningskunskap. Han bör också ha teknisk kunskap om verksamheten. Han bör se att de funktionella cheferna ritar budgetarna i tid.

Han ska också jaga budgetarna och se att den faktiska prestationen går i linje med den budgeterade prestationen och att utfärda tidig varning när den faktiska prestationen skiljer sig väsentligt. Han borde bidra till att revidera budgetarna om det finns grundläggande förändringar i omständigheterna efter att budgetarna har utarbetats.

Han ska se till att budgetarna utarbetas enligt budgetmanualen. Budgetkontrollanten har en personalfunktion. Han har ingen linjefunktion utom för sin egen sektion. Hans funktion är att ge råd till linjeledarna.

Utveckling av budgetar är inte direktansvarig för budgetkontrollanten. hans ställning är den som övervakar och samordnar alla budgetfunktioner. Generellt sett i stora organisationer utnämns en heltidsbudgetkontroller, men i små organisationer är en toppansvarig ansvarig för att genomföra budgetkontrollsystemet förutom att han deltar i sina egna uppgifter.

Budgetkontrollören biträds av budgetutskottet. Budgetutskottet kommer att innefatta generalchef (eller annan verkställande direktör), försäljningschef, arbetschef, revisor eller budgetkontrollör, inköpschef, personalchef och avdelningschefer. Verkställande direktören fungerar som ordförande i utskottet.

De funktionella cheferna kommer att förbereda budgetarna och förelägga kommittén för godkännande. Det är budgetkommitténs uppgift att göra nödvändiga justeringar i budgetarna, samordna alla budgetar och slutligen godkänna budgetarna. Budget som en förvaltningsfunktion är den närmaste associeringen av de olika cheferna som ansvarar för de olika funktionerna i verksamheten. så alla funktionella chefer ingår i budgetutskottet.

Budgetutskottet är en rådgivande kommitté. Den granskar budgetrapporter som gör jämförelse av det faktiska resultatet med den budgeterade prestationen och rekommenderar korrigerande åtgärder för avvikelser mellan faktiska och budgetar.

Budgetutskottet har i allmänhet följande uppdrag:

1. Att ta emot, granska, revidera och godkänna funktionsbudgetar som utarbetats av varje avdelning / avdelning.

2. Att ta emot rapporter enligt det föreskrivna schemat och jämföra faktiskt med de budgeterade siffrorna.

3. Att fastställa ansvaret genom att analysera avvikelserna och föreslå korrigeringsåtgärder eller revision av budgeten, om det behövs.

4. Att delta i diskussionen för att utvärdera olika projekt eller program som direkt påverkar budgeten.

Budgetkontrollantens uppgifter kan sammanfattas enligt följande:

1. Att skapa samordning mellan de olika funktionella cheferna och ge dem vägledning i alla frågor som rör budgetar.

2. Att revidera och ändra budgetmanualen när och när det är nödvändigt att göra det.

3. Att förbereda budgetprogram och utfärda instruktioner för korrekt genomförande av varje program.

4. Att revidera och granska de funktionsbudgetar som mottagits från olika avdelningar och tillhandahålla nödvändig information som påverkar utarbetandet av sina budgetar.

5. Att diskutera de föreslagna kraven för avdelningarna och övergripande budgetar med budgetutskottet.

6. Att förbereda sammanfattande budgetar i samråd med budgetutskottet och lägga all information och budgetar inför budgetutskottet.

7. Att revidera budgetar enligt budgetkommitténs anvisningar och placera den inför styrelsen för slutgiltigt godkännande innan det skickas till olika berörda avdelningar.

8. För att samla faktiska kostnader från kostnadskontor och jämföra det med budgeterade siffror i budgetrapporter, placera det för budgetutskottet för beslut och äntligen vidarebefordra det till avdelningscheferna för att de följs.

Budgetkontrollören ansvarar för verkställande direktören eller ordföranden eller chefen för huvudkonton, om han är knuten till honom. Han upprätthåller en nära koppling mellan bokföringen och budgeten. Han har tillgång till alla bokföringsregister och därigenom undviker överlappning av arbetet genom att tillhandahålla all information vid behov.