Typer av kommunikation (med diagram)

Några typer av kommunikation är: 1. Enligt verksamhetsområde 2. Enligt förhållande 3. Enligt riktning 4. Enligt medel.

1. Enligt verksamhetsområde:

(i) Intern kommunikation:

"Intern kommunikation" är en kommunikationsprocess inom organisationen mellan överordnade och underordnade eller mellan peer personer eller mellan två eller flera grupper. Det kan vara formellt eller informellt, muntligt eller skriftligt. Den kan strömma uppåt, nedåt eller horisontellt enligt krav.

Muntliga medel för intern kommunikation är ansikte mot ansikte diskussion, muntlig instruktion, meddelande, telefon, intercom, möte, konferens eller seminarium, tal etc. De skriftliga metoderna inkluderar meddelande, cirkulär, memo, rapport, diagram eller diagram, bulletin, e-post, fax etc.

(ii) Extern kommunikation:

En företagsorganisation behöver kommunicera med externa organ som kunder, leverantörer, investerare, andra företagshus, banker, försäkringsbolag, myndigheter etc. En sådan kommunikation kan kallas extern kommunikation eftersom dess verksamhetsområde är med människorna utanför organisationen.

Internationella företagsorganisationer behöver kommunicera med utländska personer, myndigheter / organisationer etc. Oral extern kommunikation görs genom diskussion, möte, konferens, seminarium, telefon, tal mm. Den skriftliga processen inkluderar meddelande, brev, telegram, rapport, e-post, annons, fax, pressmeddelande etc.

2. Enligt Förhållande:

(i) Formell kommunikation:

"Formell kommunikation" är överföring av information eller riktning i formell organisationsstruktur. Formell kommunikation upprätthåller överordnade underordnade förhållanden. När en chef instruerar sin biträdande chef att utföra en viss uppgift är det en förekomst av formell kommunikation. Formell kommunikation riktar arbetstagarna på ett bestämt sätt för att veta vad cheferna avser att göra och är generellt kodifierade och uttryckta sig skriftligt i handböcker, handböcker, bulletiner, årsrapporter etc. Det är därför styvt och saknar därför flexibilitetens kvalitet .

(ii) Informell kommunikation:

"Informell kommunikation" är kommunikationen mellan medlemmarna i en grupp eller mer än en grupp - inte på grundval av formella relationer i organisationsstrukturen utan på grundval av informella relationer och förståelse bland folket på samma eller olika nivåer. Det kallas "grapevine" som indikerar informellt sätt att cirkulera information eller skvaller. Det följer inte någon strukturell väg eller process. Det rör sig mot vilken riktning som helst. Det är direkt, spontant, flexibelt, oplanerat och snabbt flöde.

3. Enligt riktning:

(i) Vertikal kommunikation:

Uppåtgående och nedåtgående kommunikationsflöden utgör "vertikal kommunikation". I sådan typ av kommunikationsmeddelande eller information överförs från högre myndighet till underordnade, och vice versa.

(a) Nedåtgående kommunikation:

Nedåtgående kommunikation betyder flödet av information eller förståelse från personerna som upptar högre positioner än dem som är på lägre nivåer. Det passerar vanligtvis genom skriftliga order, rapporter och manualer och är det vanligaste inslaget i alla företagsorganisationer. I organisationen har människor på lägre nivåer en hög grad av rädsla och respekt för sådan kommunikation vilket leder till hög grad av dess acceptans.

(b) Uppåtgående kommunikation:

Kommunikation sägs vara uppåt när den flyttar från underordnade till överordnade chefer. Inlämning av rapporter och förslag, åsikter och attityder, klagomål och klagomål hör till denna kategori. "Uppåtgående kommunikation" är mindre vanligt eftersom det är mindre gynnat av toppcheferna på grund av dess besvärliga och förvirrande natur.

ii) Horisontell kommunikation:

"Horisontell eller sidledig kommunikation" sker mellan två underordnade eller chefer på samma nivå och under samma överordnade. Det är särskilt viktigt i stora eller decentraliserade organisationer. Personalen hjälper till att överföra information bland positionerna och enheterna på samma nivå.

(iii) Diagonal kommunikation:

Kommunikation bland cheferna eller anställda i olika avdelningar kallas Diagonal Communication. Ingen bestämd riktning följs uppåt, nedåt och horisontell kommunikation sker i den. Både muntliga och skriftliga kommunikationsmedel används. Det är huvudsakligen informellt. Ett bra förhållande mellan underordnade och överordnade är uppbyggda. Det är mycket användbart för att lösa problemen och undvika konflikter, men chanserna att sprida rykten är höga.

4. Enligt medel:

(i) Verbal kommunikation:

"Verbal eller muntlig kommunikation" innebär överföring av order, meddelanden eller förslag genom talade ord. Det kan vara ansikte mot ansikte eller genom ett talande instrument som telefon.

Verbal kommunikation kan passera direkt mellan en person och en annan eller en grupp eller indirekt genom möten och konferenser. Oavsett vilket verktyg som används, sparar det mycket tid och tillåter personlig kontakt. Detta främjar en vänskaplig och kooperativ anda, säkerställer snabb förståelse och korrekt förklaring, uppmuntrar till frågor och svar och stimulerar intresse.

Talaren är också i stånd att känna till lyssnarens reaktion. Återigen är det mest lämpligt för konfidentiella och framträdande samtal. Men det är inte lämpligt om avståndet mellan högtalaren och lyssnaren är för lång. Det är inte heller olämpligt om saken som ska meddelas är lång och att nå många personer samtidigt. Det saknar också inspelad bevisning och framtida referens och tillåter inte lyssnaren mycket tid att tänka, agera och reagera.

(ii) Skriftligt meddelande:

Ett skriftligt meddelande: sändning av meddelande, beställning eller instruktioner skriftligen genom ett brev, cirkulär, manuell, rapport, telegram, kontorsmemo, bulletin etc. Det är en formell kommunikationsmetod och lämpar sig för kommunikation med långdistans och upprepade stående order. Den skapar register över bevis och framtida referens, och kan skickas till många personer i taget.

Det ger mottagaren tillräckligt med tid att tänka, agera och reagera. En skriftlig kommunikation för att vara effektiv bör vara tydlig, koncis och fullständig. Dessutom är det tidskrävande och dyrt, och det kan inte behålla hemlighet, ger svårigheter att förklara alla frågor, har ingen chans att klargöra, är mindre flexibel och inte effektiv i nödsituationer.

(iii) Gestural kommunikation:

Kommunikation kan göras genom kroppsrörelse, ansiktsuttryck, leende, röstmodulering, underteckna, handslag, handsknäppning, ögonkontakt, promenadstil etc. Som kommunikation sker genom kroppsliga gester kallas det " Gestural Communication. '

Man bör komma ihåg att, även om kommunikationsmetoderna är olika, kan ingen metod uteslutande användas. Så, olika metoder kan användas i kombination för att passa syftet med kommunikationen.