Budgetkontroll: Betydelse, mål och väsentliga aspekter

Budgetkontroll i organisationen: Betydelse, definition, mål, väsentliga detaljer och andra detaljer!

Menande:

Budgetkontroll är processen att bestämma olika faktiska resultat med budgeterade siffror för företaget under den kommande perioden och de fastställda normerna och jämför sedan de budgeterade siffrorna med det faktiska resultatet för beräkning av avvikelser, om sådana finns. Först och främst är budgetar förberedda och då spelas faktiska resultat.

Jämförelsen av budgeterade och faktiska siffror gör det möjligt för ledningen att ta reda på skillnader och vidta korrigerande åtgärder vid rätt tidpunkt. Budgetkontrollen är en kontinuerlig process som bidrar till planering och samordning. Det ger också en kontrollmetod. En budget är ett medel och budgetkontrollen är slutresultatet.

Definitioner:

"Enligt Brown och Howard är budgetkontrollen ett system för att styra kostnader som innefattar budgetförberedelser, samordning av avdelningarna och upprättande av ansvar, jämförande av verkliga prestationer med budgeterade och resultat av resultat för att uppnå maximal lönsamhet." Weldon kännetecknar budgetkontroll som planerar i förväg de olika funktionerna i ett företag så att verksamheten som helhet styrs.

J. Batty definierar det som "Ett system som använder budgetar som ett sätt att planera och kontrollera alla aspekter av att producera och / eller sälja varor och tjänster. Welsch hänför sig till budgetkontrollen med den dagliga kontrollprocessen. "Enligt honom innebär budgetkontrollen att budget- och budgetrapporter används under hela perioden för att samordna, utvärdera och kontrollera den dagliga verksamheten i enlighet med de mål som anges av budgeten. "

Av ovanstående definitioner är det tydligt att budgetkontrollen innefattar följande:

(a) Föremålen fastställs genom att förbereda budgetar.

b) Verksamheten är uppdelad i olika ansvarscenter för att förbereda olika budgetar.

(c) De faktiska siffrorna registreras.

(d) De budgeterade och faktiska siffrorna jämförs för att studera utförandet av olika kostnadsställen.

e) Om det faktiska resultatet är mindre än de budgeterade normerna, vidtas en omedelbar åtgärd omedelbart.

Budgetkontrollens mål:

Budgetkontroll är väsentlig för planering och kontroll av politiken. Det fungerar också som ett instrument för samordning.

Huvudsyftet med budgetkontrollen är följande:

1. För att säkerställa planering för framtiden genom att upprätta olika budgetar, förväntas företagets krav och förväntat resultat.

3. Att driva olika kostnadscentraler och avdelningar med effektivitet och ekonomi.

4. Eliminering av avfall och ökad lönsamhet.

5. Att förutse investeringar för framtiden.

6. Att centralisera styrsystemet.

7. Korrigering av avvikelser från de etablerade standarderna.

8. Fastställande av ansvar för olika individer i organisationen.

Grundläggande budgetkontroll:

Det finns vissa steg som är nödvändiga för ett framgångsrikt genomförande av budgetkontrollsystemet.

Dessa är följande:

1. Byrån för budgetkontroll

2. Budgetcentra

3. Budget däggdjur

4. Budgetansvarig

5. Budgetkommitté

6. Budgetperiod

7. Bestämning av nyckelfaktor.

1. Byrån för budgetkontroll:

Den rätta organisationen är nödvändig för att framgångsrikt förbereda, underhålla och förvalta budgetar. En budgetkommitté bildas, som består av avdelningscheferna för olika avdelningar. Alla de funktionella cheferna har till uppgift att säkerställa att deras respektive avdelningsbudgetar genomförs korrekt.

Verkställande direktören är det övergripande ansvaret för budgetsystemet. Han utgör en budgetkommitté för att förbereda realistiska budgetar. En budgetansvarig är sammankallaren för budgetutskottet som samordnar budgetarna för olika avdelningar. Cheferna för olika avdelningar är ansvariga för sina avdelningar.

2. Budgetcentra:

Ett budgetcenter är den del av organisationen som budgeten är förberedd för. Ett budgetcenter kan vara en avdelning, en avdelning av en avdelning eller någon annan del av avdelningen. Inrättandet av budgetcenter är viktigt för att täcka alla delar av organisationen. Budgetcentren är också nödvändiga för kostnadskontroll. Bedömningsprestanda för olika delar av organisationen blir lätt när olika centra etableras.

3. Budgetmanual:

En budgetmanual är ett dokument som stavar upp uppgifterna och ansvaret för olika chefer som berör budgeten. Det specificerar relationerna mellan olika funktionärer.

4. Budgetansvarig:

Verkställande direktören, som står högst upp i organisationen, utser någon som budgetansvarig. Budgetansvarig har befogenhet att granska de budgetar som utarbetas av olika funktionella huvuden och att göra förändringar i dem, om situationerna kräver det. Den faktiska utvecklingen av olika avdelningar kommuniceras till budgetansvarig. Han bestämmer avvikelserna i budgetarna och det faktiska resultatet och tar nödvändiga åtgärder för att rätta till eventuella brister.

Han arbetar som samordnare mellan olika avdelningar och övervakar relevant information. Han informerar också toppledningen om utförandet av olika avdelningar. Budgetansvarig kommer att kunna utföra sitt arbete fullt ut endast om han är bekant med alla avdelningar.

5. Budgetkommitté:

I småskaliga frågor är revisor ansvarig för förberedelser och genomförande av budgetar. I storskaliga frågor bildas en kommitté som kallas budgetkommitté. Cheferna till alla viktiga avdelningar är medlemmar i denna kommitté. Kommittén är ansvarig för förberedelser och genomförande av budgetar. Medlemmarna i denna kommitté lade upp sina respektive avdelningar och hjälper utskottet att vidta kollektiva beslut om det behövs. Budgetansvarig fungerar som sammankallande i denna kommitté.

6. Budgetperiod:

En budgetperiod är hur länge en budget är upprättad och anställd. Budgetperioden beror på ett antal faktorer. Det kan vara annorlunda för olika branscher eller det kan vara annorlunda i samma bransch eller företag.

Budgetperioden beror på följande överväganden:

(a) Typ av budget, dvs. försäljningsbudget, produktionsbudget, råvaruköpsbudget, investeringsbudget. En investeringsbudget kan vara för en längre period dvs. 3 till 5 års köp, försäljningsbudgetar kan vara i ett år.

b) Typen av efterfrågan på produkterna.

c) Tidpunkterna för tillgången på finanserna.

(d) Landets ekonomiska situation.

(e) Varaktigheten av handelscykler.

Alla ovan nämnda faktorer beaktas vid fastställandet av budgetter

7. Bestämning av nyckelfaktor:

Budgeterna är förberedda för alla funktionella områden. Dessa budgetar är ömsesidiga och interrelaterade. En ordentlig samordning mellan olika budgetar är nödvändig för att budgetkontrollen ska bli framgångsrik. Restriktionerna för vissa budgetar kan också påverka andra budgetar. En faktor som påverkar alla andra budgetar är känd som nyckelfaktor eller huvudfaktor.

Det kan finnas en begränsning av den mängd varor som en fråga kan sälja. I det här fallet kommer försäljningen att vara en nyckelfaktor och alla andra budgetar kommer att förberedas genom att beakta det antal varor som kommer att kunna sälja. Råvarutillgången kan vara begränsad, så produktion, försäljning och kontantbudgetar kommer att beslutas enligt råvarubudget. På samma sätt kan växtkapacitet vara en nyckelfaktor om tillgången till andra faktorer är lätt tillgänglig.

Nyckelfaktorn kan inte nödvändigtvis vara densamma. Tillgången till råvaror kan vara begränsad samtidigt, men den kan vara lätt tillgänglig vid en annan tidpunkt. Försäljningen kan ökas genom att lägga till mer säljare, etc. På samma sätt kan andra faktorer också förbättras vid olika tidpunkter. Nyckelfaktorn belyser också företagets begränsningar. Detta kommer att göra det möjligt för ledningen att förbättra de avdelningar som arbetar där det finns utrymme för förbättring.

Budgetkontrollens fördelar:

Budgetkontrollsystemet bidrar till att fastställa målen för organisationen som helhet och samordnade insatser görs för sina prestationer. Det möjliggör "ekonomier i företaget.

Några av fördelarna med budgetkontroll är:

1. Maximering av vinster:

Budgetkontrollen syftar till maximering av företagets vinst. För att uppnå detta mål genomförs en korrekt planering och samordning av olika funktioner. Det finns en ordentlig kontroll över olika kapital- och intäktsutgifter. Resurserna läggs på bästa möjliga sätt.

2. Samordning:

Arbetet med olika avdelningar och sektorer är ordentligt samordnat. Budgeterna för olika avdelningar har en inverkan på varandra. Samordning av olika chefer och underordnade är nödvändiga för att uppnå budgetmål.

3. Särskilda mål:

Planerna, politiken och målen bestäms av toppledningen. Alla ansträngningar sätts samman för att nå organisations gemensamma mål. Varje avdelning ges ett mål som ska uppnås. Ansträngningarna är inriktade på att uppnå vissa specifika mål. Om det inte finns något bestämt mål kommer insatserna att slösas bort för att uppnå olika syften.

4. Verktyg för mätning av prestanda:

Genom att tillhandahålla mål till olika avdelningar erbjuder budgetkontroll ett verktyg för att mäta ledningsprestanda. De budgeterade målen jämförs med faktiska resultat och avvikelser bestäms. Prestationen för varje avdelning rapporteras till toppledningen. Systemet möjliggör införande av förvaltning genom undantag.

5. Ekonomi:

Utgiftsplaneringen kommer att vara systematisk och det kommer att bli ekonomi i utgifterna. Finanserna kommer att användas optimalt. De fördelar som härrör från bekymringen kommer till slut att sträcka sig till industrin och sedan till den nationella ekonomin. De nationella resurserna kommer att användas ekonomiskt och slöseri elimineras.

6. Bestämning av svagheter:

Avvikelserna i budgeterat och verkligt resultat gör det möjligt att bestämma svaga fläckar. Insatser koncentreras på de aspekter där prestanda är mindre än vad som föreskrivs.

7. Korrigeringsåtgärd:

Förvaltningen kommer att kunna vidta korrigerande åtgärder när det föreligger en avvikelse i prestanda. Avvikelserna rapporteras regelbundet så att nödvändiga åtgärder vidtas tidigt. I avsaknad av ett budgetkontrollsystem kan avvikelserna endast fastställas vid slutet av budgetperioden.

8. Medvetenhet:

Det skapar budgetmedvetande bland de anställda. Genom att fastställa mål för medarbetarna blir de medvetna om sitt ansvar. Alla vet vad han förväntas göra och han fortsätter med sitt arbete oavbrutet.

9. Minskar kostnaderna:

I dag har konkurrenskraftig världsbudgetskontroll en viktig roll att spela. Varje affärsman försöker minska produktionen för att öka försäljningen. Han försöker få de kombinationer av produkter där lönsamhet är mer.

10. Inledning av incitamentsprogram:

Budgetkontrollsystemet möjliggör även införande av incitamentsprogram för ersättning. Jämförelsen av budgeterat och verkligt resultat gör det möjligt att använda sådana system.

Begränsningar av budgetkontrollen:

Trots många goda budgetkontrollpunkter finns det vissa begränsningar för detta system.

Några av begränsningarna diskuteras enligt följande:

1. Osäker Framtid:

Budgeterna är beredda för framtiden. Trots bästa uppskattningar gjorda för framtiden, kan förutsägelserna inte alltid gå i uppfyllelse. Framtiden är alltid osäker och situationen som förväntas segra i framtiden kan förändras. Förändringen av framtida förhållanden gör att budgetarna måste förberedas utifrån vissa antaganden. Den framtida osäkerheten minskar nyttan av budgetkontrollsystemet.

2. Budgetöversikt krävs:

Budgetar är beredda på antaganden om att vissa villkor kommer att råda. På grund av framtida osäkerhetsfaktorer kan antagna förhållanden inte råda som krävs för att revidera budgetmålen. Den frekventa översynen av målen kommer att minska värdet av budgetar och revisioner innebär stora utgifter också.

3. Främja effektiva personer:

Under budgetkontrollsystemet ges målen för varje person i organisationen. Den gemensamma tendensen hos människor är att endast uppnå målen. Det kan finnas några effektiva personer som kan överstiga målen men de kommer också att känna sig nöjda genom att nå målen. Så budgetar kan tjäna som hinder för ledningsinitiativ.

4. Samordningsproblem:

Framgången med budgetkontrollen beror på samordningen mellan olika avdelningar. En avdelningens resultat påverkar resultaten från andra avdelningar. För att lösa problemet med samordning behövs en budgetansvarig. Varje angelägenhet har inte råd att utse en budgetansvarig. Bristen på samordning mellan olika avdelningar leder till dålig prestanda.

5. Konflikt mellan olika avdelningar:

Budgetkontroll kan leda till konflikter mellan funktionella avdelningar. Varje avdelningschef bekymrar sig för sina avdelningsmål utan att tänka på affärsmål. Varje avdelning försöker få maximal fördelning av medel och detta leder till konflikter mellan olika avdelningar.

6. Beror på stöd av Top Management:

Budgetkontrollsystemet beror på toppstödets stöd. Förvaltningen bör vara entusiastisk för framgången med detta system och bör ge fullt stöd för det. Om det finns brist på stöd från överhuvudtaget när som helst kommer systemet att kollapsa.