Kontorsboende och miljö

Efter att ha läst den här artikeln kommer du att lära dig om: 1. Betydelse och betydelse för kontorsboende och miljö 2. Lokalisering av kontor 3. Boende eller golvutrymme 4. Arrangemang av kontorsboende 5. Golvutrymme och utlägg 6. Möbler och inventarier 7 . Belysning 8. Ventilation 9. Temperatur och fuktighet och övriga detaljer.

Kontorsboende och miljö # Betydelse och betydelse:

"Organisationen består av arbetet, folket, arbetsplatsen och relationerna". Kontorsboende och miljö ger arbetsplatsen.

Den har två olika aspekter:

(a) Boende:

Det betyder det utrymme som har skaffats eller är tillgängligt för att arbeta på kontoret. Först måste det finnas en plats eller plats där boendet tas. Det finns många faktorer som måste beaktas vid val av plats och boende.

(b) Miljö:

Det betyder atmosfären som råder i bostaden, vilket har direkt inverkan på effektiviteten av kontorsarbetet.

Miljö har igen två aspekter:

(i) Den fysiska miljön eller de fysiska arbetsförhållandena som gjorts av belysning, ventilation, sanitet etc. i ena handen och tillgången på utrustning å andra sidan.

(ii) Den mentala miljön eller arbetsgivaren-anställda och överordnade underordnade relationer som är viktiga för motivation och fredlig mental miljö. Medan den fysiska miljön har direkt inflytande utövar mentalmiljön indirekt påverkan på kontorets effektivitet. Båda typerna av miljö ska vara gynnsamma. Det finns så många lagstiftningar för att upprätthålla sådana gynnsamma miljöer. Sekreteraren måste ha kunskap om dessa.

Office boende och miljö # Plats:

Generella principer:

Urval av plats eller kontor är baserad på centraliserings- och decentraliseringsprinciper. I alla städer finner vi ett kontorskontor eller kontor där det finns den största koncentrationen av kontor i olika kommersiella organisationer. Generellt är det centrerat runt regeringens eller domstolens huvudkontorbyggnader.

Den har en historisk tillväxt. Till exempel hittar vi i Calcutta komplexet BBD Bag (eller gamla Dalhousie Square). Det finns författarnas byggnader, generalposten, statskassan, indiens reservbank, högsta domstolen (och andra domstolar), den nya sekreterarbyggnaden etc.

Med tillväxten av handel och industri och därmed större efterfrågan på kontorslokaler är det inte längre möjligt att rymma alla kontor i samma område. Det finns en gräns för horisontell expansion av boende.

Den består delvis av vertikal expansion genom flera våningar. Men det är dyrt och tidskrävande att bygga sådana byggnader. Det finns också andra svårigheter. Det finns tryck på transporter på ena sidan, inkommande från alla håll vid tidigt arbetstid och utgående till alla håll efter stängningen av kontor.

Det är oekonomiskt. Problemet med parkering av bilar är formidabelt. Många flerstoriga kontorsbyggnader ger parkeringsmöjligheter på källarvåningen. Men det är otillräckligt. Hyrorna blir alltför höga. För att undvika sådana svårigheter finns det en tendens till decentralisering.

I Calcutta finner vi att kontorsbyggnader sprids upp i Chowringhee-området. Regeringskansliet sprider sig rikligt och når Beliaghata, Salt Lake (bevattningskontor), Alipur (Test House), etc.

Det var en tidpunkt då platsen var att föredra i kontorsrummet på grund av tillgängligheten av transport, kommunikation, bank och andra faciliteter. Men nu och idag är dessa faciliteter tillgängliga på olika platser.

Individuella överväganden:

Det spelar ingen roll om det finns centralisering eller decentralisering, och varje organisation måste välja ur plats eller plats för sitt kontor, med beaktande av följande faktorer:

(a) Tillgänglighet för transportfaciliteter:

Transport är ett primärt övervägande. De anställda och andra människor måste regelbundet komma till kontoret. Medarbetarna måste flytta till andra platser konsekvent från kontoret för olika aktiviteter. Vissa kontor erbjuder egen transport men det är otillräckligt och inte menat för alla anställda och utomstående.

(b) Tillgänglighet av andra faciliteter:

Andra faciliteter inkluderar kommunikation (telefon, postkontor etc.), bank, försäkring etc. Naturligtvis har de så kallade kontorslokalerna gott om dem.

(c) Närhet till närstående affärer:

Vissa bekymmer måste välja en plats för sina kontor där kontoren för andra konkurrensproblem är belägna för bättre konkurrens eller i ett område där den särskilda handeln är koncentrerad. Bokhandeln är till exempel koncentrerad till College Street-området i Calcutta runt Calcutta University och andra välkända institutioner.

(d) Närhet till sina egna funktionella centra:

Ett kontor för tillverkningsintresse kan vara nära fabriken (förutsatt att andra anläggningar finns tillgängliga). Ett import- och exportföretag föredrar att ha sitt kontor nära hamnområdet eller där lagret är tillgängligt.

e) Allmänna överväganden:

Kontoret måste vara beläget i ett hälsosamt, ljudlöst och respektabelt område. Den måste vara fri från rök och damm, smuts och smuts.

f) Ekonomisk övervägning:

Priserna för hyra för boende är önskvärda områden och andra villkor (till exempel betalning av förskotthyra, jämn salami) kan vara bortom en organisations räckvidd. Valet förblir därför i stor utsträckning betingat av ekonomisk övervägning. Å andra sidan kan boende inte vara tillgängligt i det önskade området på grund av stor efterfrågan och oelastisk tillgång.

Kontorsboende och miljö # Boende eller Golvutrymme:

Efter valet av plats kommer frågan om boende eller rymd.

Boende eller golvutrymme har två aspekter:

Storlek och form.

Storlek:

Boendets storlek beror på två faktorer:

a) Typ av verksamhet inom organisationen och

b) Volymen av verksamheten i den.

Om arten av verksamheten i organisationen är sådan att den involverar en mängd olika funktioner kommer antalet avdelningar att bli stora och följaktligen krävs ett större utrymme. Å andra sidan, om det är en stor oro så kommer dess volym av aktiviteter att vara stor och så behöver varje avdelning stort boende.

Tidsfaktorn:

En organisation förväntas växa i storlek.

När det växer i storlek behövs allt fler kontorboende och det på grund av två anledningar:

(a) Nya avdelningar läggs till och

(b) Befintliga avdelningar expanderar.

I allmänhet måste man vid tidpunkten för boende ta hänsyn till möjligheterna till framtida expansion. Men i början kan mycket stort utrymme inte tas eftersom etableringskostnaden blir hög. Naturligtvis, när en organisation expanderar, kan den flytta till ett större utrymme, men adressändring är inte önskvärt, särskilt om det är vanligt.

Form:

Boendet är en annan viktig faktor. Om formen är oregelbunden eller ovanlig är layouten inte lämplig och ekonomisk. En rektangulär form är i allmänhet att föredra. Moderna kontorsbyggnader planeras lämpligt för att ge användbara former.

Äganderätt:

Organisationens kontor får inte vara i hyrda lokaler. Organisationen kan ha egen byggnad. En stor oro konstruerar generellt sin egen byggnad i enlighet med egna krav och överskott kan hyras ut.

En organisation kan ha ett antal byggnader för att utföra sina olika och diversifierade aktiviteter, med en central byggnad för huvudkontor eller huvudkontor. Livförsäkringsbolaget är ett exempel. Hyresintäkter kan vara en mycket bra inkomstkälla för många organisationer. En socialtjänst eller en kulturell organisation kan bygga upp sitt verksamhetscentrum med regeringens ekonomiska stöd.

Office boende och miljö # Arrangemang av Office Boende:

Betydelse:

När kontorsboendet på golvyta har slutförts måste det ordnas ett ordentligt arrangemang.

Ett sådant arrangemang består av två funktioner:

(a) Planering för kontoret och

(b) Utläggning av kontoret.

Hela processen uppmärksammar följande faktorer:

(a) Naturen och mångfalden av funktioner som ska utföras,

(b) Antalet personal,

(c) Erforderlig kontorsutrustning.

Planeringen borde ske vetenskapligt, med tanke på det fasta kapitalet och rörelsekapitalet som krävs och utrymme för framtida expansion. Planering måste göras på ett sådant sätt och golvutrymmet måste utnyttjas (dvs lay-out) på ett sådant sätt att maximal utmatning av arbete kan strömma med minimalt ingång.

En ordentlig planering garanterar inget slöseri med pengar, tid och energi. En korrekt layout betyder maximal utnyttjande av utrymme med minsta trängsel.

Office boende och miljö # Golvutrymme och layout:

Allmänna överväganden:

Först och främst måste det avgöras om layouten ska vara stängd typ eller öppen typ. Den doserade typutformningen är den gamla stilen om kontoret består av flera rum för olika avdelningar. Öppet typutläggning är en modern teknik där det allmänna kontorsarbetet i största möjliga utsträckning genomförs med kamrar eller hytter för viktiga chefer eller tjänstemän eller för konfidentiellt arbete.

Moderna kontorsbyggnader är planerade på ett sådant sätt att öppet golvutrymme är tillgängligt och små kammare är konstruerade med lätta partitionsmaterial. Öppen typ av layout ger bättre arbetsförhållanden och enkel övervakning.

Tidigare var det ingen separat plan för kontorsbyggnader. Varje byggnad gjordes lämplig för kontorsarbete. En byggnad består av rum och så avdelningar placeras i olika rum. Rum tillåter inte mycket ljus eller ventilation. Dessutom blir övervakningen kostsamt, eftersom nästan alla lokaler måste ha en förtroende.

Särskilda överväganden:

Layouten förutsätter tre saker:

(1) Placering av avdelningar:

Kontoret är uppdelat i två delar, Allmän och Privat. Allmän eller rutinmässigt kontorsarbete ska utföras i ett öppet utrymme och det privata eller konfidentiella arbetet i kamrarna.

(2) Tilldelning av utrymme till avdelningar:

Mängden utrymme som krävs av en avdelning beror på volymen av arbete, antal anställda och utrustning som ska användas.

(3) Klassificering av avdelningar:

(a) Det finns några avdelningar som utomstående är mest oroade mot mottagning och kontant. Dessa måste vara placerade nära ingången. Mottagningsrummet måste ha ett tillräckligt och bekvämt sittande boende med läsningsmaterial för att passera väntetiden.

Rummet måste vara smakfullt inrett. En utbildad receptionist måste vara där (i allmänhet är han eller hon telefonoperatör). Kontantavdelningen måste vara nära för hand men väl skyddad och säkerställd.

b) Det finns några avdelningar som står till tjänst för alla avdelningar, till exempel skrivarbassängen, avsändningsavdelningen etc. Sådana avdelningar ska vara bekvämt tillgängliga för alla andra. Det kan finnas ljudisolerat rum för maskiner.

(c) Det finns endast avdelningar för toppledarna. Till exempel styrelsens rum där alla möten hålls för beslutsfattande. Det kan finnas ett separat konferensrum för att hålla seminarier och gruppdiskussioner.

(d) Det finns avdelningar för icke-officiellt ändamål. Till exempel kantinen, rekreationsrummet etc.

principer:

Uppgiften för vetenskaplig och praktisk utformning är en formidabel, eftersom arbetsflödet beror på det.

(1) Det måste finnas tillräckligt med "gångväg" eller utrymme för rörelse från ett bord till ett annat för enkel rörelse.

(2) Tabellerna ska vara så arrangerade att de på varandra följande stegen för ett "färdigt arbete" kan följas på ett rakt sätt eller i en cirkel eller i en U-form, så att alla möjliga "fördubbla tillbaka" undviks, dvs. antal gånger på samma spår i onödan.

(3) Så långt som möjligt ska hela kontoret eller åtminstone mellanliggande avdelningar vara belägna på samma våning.

(4) Det får inte finnas fysiska faror som orsakar hinder eller till och med olyckor som leder till skada. Till exempel ska de skarpa hörnen av ett bord inte utsättas för oklart eller telefon eller andra kablar får inte läggas på marken farligt, etc.

(5) Golvytan ska vara så fri som möjligt från partitioner, kolonner mm.

(6) Det måste finnas tillräckligt med utrymme runt varje arbetare.

Betydelse:

Vikten av vetenskaplig utformning kan bedömas av följande skäl:

(a) Arbetets effektivitet beror till stor del på layouten.

(b) Ekonomi kan avnjutas från rätt utnyttjande av rymden.

c) Det ska finnas större och bättre samtal.

d) Utnyttjandet av utrustningen kan bli bättre.

(e) Medarbetarna finner arbetsvillkoren mer gynnsamma.

f) Det ska finnas bättre övervakning och kontroll.

Office boende och miljö # Möbler och inredning:

Menande:

Möbler och fixturer är olika saker. Enligt Webster Dictionary betyder "möbler" "utrustning som är nödvändig, användbar och önskvärd som rörliga artiklar som används för att göra ett rum redo för beläggning eller användning".

Möbler har därför följande egenskaper:

(1) Det är en typ av utrustning.

(2) Det är nödvändigt.

(3) Det är användbart.

(4) Det är önskvärt.

(5) Den består av rörliga artiklar.

(6) Det gör platsen redo att användas.

Ett kontor kräver olika typer av utrustning, inklusive möbler. Kontorsmöbler uppfyller också egenskaperna hos möbler. "Fixture" betyder, enligt samma ordbok, "något som är fixat på plats som en permanent bilaga eller strukturell del". Vi hittar armaturer i form av elektriska armaturer, mattor på golv, hyllor på väggarna, en liten projektor fixerad på skrivbordet av en skrivare medan transkribering av en mikrofilm etc.

Från definitionen finner vi följande egenskaper för "fixture":

(1) Något som är fixat på plats.

(2) Det är permanent fixat.

(3) Det kan vara en del av en struktur.

Det finns en stor skillnad mellan möbler och armaturer. Möblerna är rörliga medan armaturen är fast. Så ett kontor kräver båda typerna av artiklar-möbler och armaturer. (Ordet "möbler" används kollektivt. Det betyder ett antal möbler. Samma gäller för ordet "utrustning".)

Varför används möbler och armaturer?

De används av olika anledningar:

(1) För användbarheten eller verktyget de har.

(2) Vissa armaturer används för deras utseende eller konstnärliga mönster. Många typer väggdekorationer är gjorda i moderna kontor.

(3) De gör kontoret mer attraktivt.

(4) De gör en stor uppmaning till anställda och de får dem motiverade att arbeta.

(5) Goda och värdiga möbler och armaturer förbättrar kontors (och organisationens) välvilja verkligen.

Möbler och armaturer kräver mycket hänsyn innan de köpas. Det är att se hur långt ovanstående skäl är nöjda. De har mycket nära samband med layouten.

Användning och betydelse:

Varje kontor kräver några möbler och armaturer. Möbler är oumbärliga för alla kontor, stora eller små. I modern tid omvandlas vissa möbler till inventarier, eftersom vissa möbler, som hyllor eller hyllor, ens stolar eller sittmöbler är fastsatta på väggarna.

En stor summa pengar är öronmärkt för möbler och armaturer vid planeringen av en kontorsorganisation. Möbler och armaturer betraktas som tillgångar och förses med årliga avskrivningar. Varje år finns reparationer och byten. Mycket ofta görs totalrenovering genom renovering för att göra kontoret mer modernt och snyggt, och även för bättre användbarhet.

Nya konstruktioner introduceras på marknaden, med hjälp av okonventionella material som kräver större nytta och ekonomi. Färgläggning av möbler som matchar väggens färg ger mycket elegans och glädje åt kontorsmiljön.

Antalet och sorterna av möbler och armaturer som används på ett kontor beror på följande faktorer:

(a) Organisationens art och omfattning,

(b) Arean av golvyta utnyttjas,

c) Antalet avdelningar som upprättats,

d) Antalet personal,

(e) Den önskvärda känslan av ledningen,

f) Tillgängligheten av fonderna och budgeten.

Normalt används följande typer av möbler i en kontor:

Bord, stolar, hyllor Almirahs, pallar, arkivskåp, soffor (vanligtvis i receptionen), olika typer av stativ för maskiner, räknare, skrivbord, kassaskåp och skåp mm Möbler kan köpas från marknaden från skåpföretagen och möbler eller möbler kan byggas enligt krav och mätning. Fixtures tillverkas oftast enligt krav och mätning. Elbeslag och mattor är de vanliga exemplen.

Klassificering av möbler:

Möbler kan klassificeras på grundval av olika aspekter: Använd, personer av vilka möblerna ska användas, material som används för att göra det, kvalitet etc.

Följaktligen kan vi ha följande klassificering:

(1) Allmän Möbler:

Sådana möbler är avsedda för den allmänna kontorspersonalen för daglig rutinarbete. Tidigare var sådana möbler gjorda av trä, men modern tendens är att använda stålmöbler. Hållbarhet är nyckelfaktorn för sådana möbler på grund av grov användning.

I allmänhet ska skrivbordet inte innehålla mer än två lådor. Stolarna ska vara bekväma. Höjden på skrivbordet eller bordet och stolen ska vara av gemensam standard (beroende på medeltal för landet).

Det är bättre om höjden är justerbar beroende på användarens höjd. Ytan på bordet eller skrivbordet beror på arbetets karaktär. En huvudbokhållare behöver ett stort område. En skrivare behöver inte ett stort område. Standardhöjd, längd och bredd på ett skrivbord är 28 ", 48" respektive 30 ". Standardhöjd och djup på en stol är 17 respektive 15 respektive minsta avståndet mellan två armar är 19 tum.

En hästskoformad typistens bord är en modern design så att material kan hållas runt. Bordet eller skrivbordet är företrädesvis täckt av rexin eller linoleum för att undvika förstöring av toppen. Stolar kan vara "saddle-toppade" (nuvarande skum används för stoppning), högt (för diskar), roterande etc. En typstolstol ska vara utan armar för att undvika hinder för rörliga händer.

Arkiveringshyllor eller moderna arkivskåp är mycket vanliga för kontorbruk. Vertikala arkivskåp med 4 till 6 hyllor med djup på 26 "används vanligtvis. Kombinationskåp med arrangemang för att hålla filerna, indexkorten och böckerna blir nu-populära.

(2) Särskilda möbler:

Särskild typ av möbel är nödvändig för att göra speciell typ av arbete. Till exempel en tabell för att använda en viss maskin.

(3) Inbyggd Möbel:

En ytterligare förbättring av möbeldesign är inbyggda möbler som är gjorda enligt kravet och för att spara utrymme. Sådana möbler kan vara hopfällbara och kan skjutas in i väggen eller en annan möbel. Till exempel, en speciallåda med skrivmaskinens bord för att rymma skrivmaskinen när arbetet är över.

(4) Executive möbler:

Sådana möbler har särskild betydelse och standarden ska vara av hög ordning som ger prestige till kontoret. Styrelsen Rummet ska vara utrustad med sådana prestigefyllda möbler. En stor organisation gör innovation i stil och design av sina executive möbler. Mycket ofta renovering görs.

Normalt finns det ingen standardisering av storlek. Men företrädesvis ska ett verkställande bord vara halvcirkulärt så att var och en av en grupp som sitter framför verkställaren är lika långt ifrån honom. Ytan måste vara rymlig med en glasplatta för att hålla olika artiklar, inklusive brevpapper, telefon (det kan finnas ett antal instrument), diktafon, brickor för inkommande och utgående filer, bordsljus etc. Stolarna är sadelade och i allmänhet roterande. Mottagningsrummet behöver också eleganta och imponerande möbler.

(5) Modul Möbler:

Det här är en revolutionerande förändring i möbelvärlden. Modulära möbler är också kända som systemmöbler. Huvudsyftet med sådana möbler är att tillhandahålla ett större skrivbordsområde som täcker mindre golvyta. En uppsättning möbler är inlåst med en annan uppsättning, så att den totala ramen blir mindre. En nackdel är att clerks arbetar tillsammans inom samma ram kan tillgripa att prata och därmed slösa tid.

(6) flexibla och utbytbara möbler:

Interlocking av möbler kan göras på ett sådant sätt att de kan låsa upp och delarna kan flyttas separat för separat användning. Samma bas eller piedestal kan användas för olika möbler. Detta kallas utbytbarhet.

Kontorsboende och miljö # Belysning :

Betydelse:

Kontorsarbete är huvudsakligen inriktat på läsning och skrivning och så korrekt belysning är en övervägande faktor för att skapa gynnsamma arbetsförhållanden. Det måste finnas tillräckligt ljus men ingen bländning. Överbelysning och underbelysning är båda dåliga eftersom båda orsakar belastningar på ögonen och på hjärnan, vilket hindrar effektiviteten i arbetet. Stam på ögonen orsakar irritation och i hjärnan orsakar mental utmattning.

Korrekt belysning har vissa funktioner:

(1) Den ska varken vara för stark eller för dim.

(2) Den ska diffunderas eller sprida jämnt över hela kontorsutrymmet.

(3) Det ska inte vara någon bländning eller bländning direkt eller indirekt.

(4) Inga skuggor ska skapas på bordet.

(5) Ljusintensiteten ska ha rätt grader beroende på arbetets karaktär.

Till exempel behöver komplicerat figurarbete intensivare ljus än att förbereda filer. Hur mycket ljusintensitet krävs för vilken typ av arbete som kan mätas när det gäller fotljus. Minsta 5 till 10 fotljus för gången och maximalt 50 fotljus för bokföringsarbete.

(6) Kostnaden för installation, drift och underhåll måste vara ekonomiskt.

Typer av belysning:

Det finns i stort sett två typer av belysning:

Naturligt och Artificiellt

(1) Naturligt ljus betyder dagslyset. Det beror på:

(a) Kontorsbyggnadens ställning. Byggnader i söder och öst får mer dagsljus än norr inför dem. Västvånade byggnader får gott dagsljus men lider också av mer värme under eftermiddagen.

(b) Antalet fönster. Moderna kontorsbyggnader, gjorda av betongpelare, kräver inte mycket ringa och så är antalet fönster större. Moderna fönster (gjorda av metaller och glas) tillåter mer naturligt ljus och luft och förkänner solens strålar och regnvatten.

(c) Färgen på väggen. Djupdämpning absorberar dagsljus och minskar ljus.

(d) Antal partitioner. För många partitioner hindrar ljus. Öppen typ av kontorslayout med lätta partitioner mindre än takhöjd tillåter mer ljus inuti.

(e) Arealets golvyta. Om golvytan är stor blir områden borta från fönstren utsatta för mindre ljus.

(2) Konstgjord ljus:

Konstljus är lika viktigt med naturligt ljus på ett kontor, eftersom under hela kontortiden kan det naturliga ljuset inte vara enhetligt. Arbetet kan utföras på kvällstid. Naturligt ljus kan inte räcka under grumliga dagar. Om golvytan är stor kan naturligt ljus inte vara likformigt i alla hörn. Extra ljus, direkt fokuserat på papper, kan vara nödvändigt om man gör invecklade figurer. Detta kallas individuell skrivbelysning.

Därför utnyttjas naturligt ljus så mycket som möjligt, kompletterat med artificiellt ljus när och när det är nödvändigt. (Det konstgjorda ljuset har ingen säkerhet på grund av lastskurning. Men kontoret kan ha en egen generationsuppsättning som är dyr.)

Varianter av konstgjord belysning:

Konstgjord belysning kan göras på många sätt:

(1) Allmän eller öppen belysning:

Låter de elektriska lamporna hänga från taket eller fixera dem på väggarna, utan att använda nyanser. Ljuset kommer ut från glödlamporna och sprids ut i alla riktningar. De öppna lamporna är synliga och kan orsaka bländning eller bländning på ögonen.

Hänglampor måste ligga under eller på samma nivå med takfläktarna. Om lamporna ligger ovanför fläktarna skapas nyanser av blad på bord. För generell eller öppen typ av belysning föredras fluorescerande rör för glödlampor eller glödlampor eftersom rören ger bättre diffusion av ljus och orsakar mindre bländning. De kan vara utrustade med olika typer av nyanser och alcoves eller skärmar för att ge bättre ljusdiffusion.

Rör är också ekonomiska eftersom den nuvarande förbrukningen är relativt mindre men i början är installationskostnaden högre. Rör är kostsamma, så underhållskostnaden är hög. Glödlampor kan täckas av globala nyanser med vilket ljus minskas.

(2) Direktbelysning:

Under detta system är de hängande lamporna försedda med ogenomskinlig (genom vilken ljuset inte passerar) nyanser på lampans ovansida. Som ett resultat går inget ljus ut mot taket, men ljuset är direkt fokuserat nedåt på bordet. Taket är mörkt, men golvet är upplyst av sådan direkt belysning.

(3) Halvledande belysning:

Nyanserna, som ovan, är av genomskinliga (lite ljus passerar genom den) typen. Som ett resultat går något ljus ut från toppen, träffar taket och reflekteras tillbaka på bordet och huvuddelen av ljuset är direkt inriktat på bordet.

(4) Indirekt belysning:

Under detta system är de hängande lamporna täckta av nyanser i botten som är opaka. Hela ljuset kastas uppåt mot taket och reflekteras sedan tillbaka på bordet. Både taket och golvet är upplysta. Men ljusets intensitet på golvet är svag.

(5) Halv indirekt belysning:

Nyanserna, som ovan, är av genomskinlig typ. Som ett resultat passerar lite ljus genom skuggan nedåt till bordet men huvuddelen av ljuset rör sig uppåt mot taket och reflekteras tillbaka på bordet. Ljusintensiteten på golvet är starkare.

(6) Dold belysning:

Lamporna, antingen lampor eller rör, är dolda och kan inte ses utan ljusstrålarna kommer att lysa upp. Det orsakar mildt ljus och är lämpligt i showhus eller restauranger och inte i kontor som sådan.

Bäst belysning:

Det är svårt att säga vad som ska vara den bästa typen av belysning. På samma kontor används olika typer av belysning för olika typer av arbete och på olika områden. Mängden ljus beror också på personalen. Det behövs mer ljus för den avdelningen som har fler anställda. En typ av belysning kompletteras ofta av en annan.

Windows kompletteras med himmelljus, naturlig belysning med konstgjord belysning, allmän belysning med individuell skrivbelysning. Ljusintensiteten justeras genom att använda färger på väggarna (hålla taket vitt för bättre reflektion) och olika typer av lampor eller nyanser. När avsmältning av väggar är gjord måste man komma ihåg att färgen inte ska vara sådan som absorberar ljus och tillåter inte reflektion. Mjuka och kalla färger är att föredra.

Office boende och miljö # Ventilation:

Betydelse:

Ventilation är en tvåvägs trafik. Det innebär en kontinuerlig strömning i frisk luft och förflyttning från inaktuell luft. Det är absolut nödvändigt på ett arbetsplats som ett kontor där ett stort antal personer sitter länge och arbetar. Om det finns hinder mot ventilation så orsakar det påfrestningar på kropp och sinne, huvudvärk, trötthet, fyllighet etc. vilket resulterar i att arbetet saktras. Ventilation är avgörande för fysisk och mental fitness.

Hur man behåller det:

Att låta den gamla luften flytta ut ur kontoret är inte ett stort problem. Avgasfläktar är installerade för ändamålet om takfönster inte räcker. Det är ett stort problem hur man behåller inkommande frisk luft. Luft behöver också cirkulation inom kontoret. För mycket blåser in i luften orsakar irritation och störningar då papper är rufflade. Dessutom är varm luft i ett varmt land eller kall luft i kallt land aldrig välkomna.

I ett varmt land fönster och dörrarna är stängda och luftkonditioneringsanläggningen används för att suga i sval och frisk luft och samtidigt är dålig och gammal luft tvingad ut. I ett kallt land är luftkonditioneringsanläggningen inte särskilt användbar. Eldstaden med skorsten tillåter dock inaktuell luft att gå ut. I ett kallt land används fönster och dörrar med dubbla fönsterluckor eller glasskärmar för att stänga ut torka eller kall luft.

Mycket utrymme är tillåtet mellan huvudingången och andra ingången eller korridoren. Elektriska fläktar, fläktar eller luftcirkulatorer och filter används för att dra in frisk naturlig luft, för att göra det dammfritt genom filter och att cirkulera det inuti kontoret. Öppet typ av kontorslayout och avsaknad av för många partitioner bidrar till bättre ventilation. Därför kan ljusventilation också vara naturlig och artificiell.

Office boende och miljö # Temperatur och luftfuktighet:

Betydelse:

En korrekt nivå och jämn temperatur och fuktighet måste bibehållas inuti ett kontor. Temperatur- och luftfuktighet påverkar effektiviteten i arbetet. För mycket varm eller kall atmosfär samt för hög eller för låg luftfuktighet i luften skapar inte gynnsam fysisk atmosfär för effektiv kontorsarbete.

Konstgjorda enheter:

Det finns olika typer av konstgjorda anordningar för att upprätthålla standardnivåer av temperatur och fuktighet. I heta länder installeras luftkonditioneringsanläggningen eller luftkylare används i kallt land uppvärmningsanordningar görs.

Det finns centralt uppvärmda eller luftkonditionerade byggnader som används av olika beboare. Elektriska fläktar används vanligtvis i alla typer av kontor i heta länder. Temperaturen och luftfuktigheten varierar säsongsmässigt och därför måste justeringar göras. Genom att använda luftkonditionering eller rumsuppvärmningsmaskiner kan enhetligheten av temperaturen, vare sig hög eller låg, bibehållas.

Office boende och miljö # Frihet från buller och damm:

Betydelse:

Buller och damm ger upphov till störningar och irritation. Buller är en belastning på sinnet medan damm är på kroppen. Damm är också ohälsosamt. Ett kontor måste därför vara fritt från ljud och damm. Kontorsarbete är främst mentalt, vilket kräver en mental koncentration som störs av buller. Det leder till olika slags misstag och stopp av arbetet. Och så lider både kvaliteten och mängden arbete.

Buller kan vara kontinuerligt eller sporadiskt eller plötsligt. Kontinuerligt ljud är inte lika skadligt som människor blir vana vid det. Buller kan vara trevligt (av en melodi) eller obehagligt (horn på en bil) och båda kan vara störande för arbete. Damm kan deponeras på föremål eller kan flyta i luften. Båda orsakar irritation och hämmar arbetsflödet.

källor:

Källorna för både ljud och damm är interna och externa.

(1) Internt:

Inuti ett kontor ljud eller ljud kan orsakas på olika sätt som drift av maskiner (som en skrivmaskin, en dupliceringsmaskin, etc.). Om det finns decentralisering av typfunktionen kommer brus att uppstå från alla hörn av kontoret.

Buller skapas genom att man talar om folket till varandra (och ämnet kan vara kopplat till arbetet eller på annat sätt), genom förflyttning av möbler från ett ställe till ett annat, rörelsen av folket längs korridoren eller gången eller bullret som kommer ut ur skor medan du går, etc. Inuti ett kontorsdamm kan ackumuleras på möbler, armaturer, väggar etc. på grund av brist på rengöringsarrangemang och även icke-användning.

(2) Extern:

Buller, orsakat utanför, kan komma in i. Detta beror främst på felaktigt urval av plats. Buller kommer från marknaden, järnvägsstationen, tungtrafikvägar, fabriker etc. Damm utifrån kommer också för mer eller mindre av samma skäl. Damm kan blåsa in med stormen.

Skydd:

Skydd mot internt ljud kan uppnås på följande sätt:

(a) Genom att hålla maskinerna i ett hörn eller i ett separat ljudisolerat maskinrum.

(b) Genom att använda mattor eller mattor eller linoleum på golvet eller genom att fixera gummikåp på "fötterna" på alla möbler.

(c) Genom att ha strikt kontroll och övervakning över den personal som kan hindra buller från att prata.

Om det finns tryck på jobbet, är det lite tid för skvaller. Externt ljud kan undvikas genom att välja rätt plats. Internt damm kan avlägsnas genom korrekt arrangemang av rengöring, dammning och underhåll som helhet. Det finns olika typer av rengöringsmaskiner för att hålla golvet rent. Mattor, etc., underlättar lätt dammning och rengöring.

Externt damm kan i stor utsträckning undvikas genom att välja rätt plats och genom att stänga dörrarna och fönstren vid lämplig tidpunkt. Moderna fönster och dörrar är gjorda av sådana konstruktioner som förhindrar yttre ljud och damm. Air-conditioning is also helpful as doors and windows are kept closed.

Office Accommodation and Environment # Safety and Sanitary Arrangements:

Betydelse:

Safety and sanitation are completely different matters. The former is directly concerned with the body while the latter is concerned with health. Arrangements for both are necessary in the interest of the office and the office staff.

Säkerhet:

Safety means careful and planned avoidance of accidents.

Accidents may occur on account of various reasons:

(a) A small accident by cuts or bruises owing to careless use of a knife or pulling of a piece of furniture or instrument, etc. Such accidents may be avoided by being a little careful.

(b) Big injuries may occur owing to (i) a fall while climbing up to use upper shelves of a high almirah or cabinet, or (ii) toppling down being obstructed by a trailing telephone cable on the floor, or (iii) suffering from electric, shocks out of expose d wires, leaking switch or any apparatus, etc.

All these can be avoided (i) by using ladders or (ii) by removing all hazards (Ref. 3.18), standing in the way of proper lay-out or by keeping the switches off at proper time or constantly making checks and repairs, etc.

For factories there are elaborate rules for safety measures but there are no such rules for offices. But general precautions against fire are taken in every good office by providing fire extinguishers. Fire policy is taken to be indemnified from fire loss.

Chances of catching fire in an office are great as the office consists of inflammable goods and smoking inside the office is a common affair. Therefore, precautionary measures against fire are essential. The office-manager's duty is to keep First-Aid Box in the office for emergency.

Sanering:

A large number of people, the members of the staff and outsiders, come to office daily, spend a lot of time there and use the floor space, equipment, toilet etc. It is quite natural that dust and dirt will pile up. Waste paper and other waste materials regularly accumulate.

All these create uncleanliness, and unhealthy conditions and infection of many types may spread. It is, therefore, essential that regular cleaning of the office floor space using insecticides, disinfectants, deodorizers etc. shall take place daily at regular intervals. There are agency houses who take the responsibility of cleaning on contracts. Apart from the general cleaning of the office premises, regular cleaning and dusting of office furniture, machines and appliances is also necessary for their better maintenance and durability.

All the interior decoration will lose its glamour if there is no proper cleaning and maintenance. Generally, a caretaker is appointed for every office whose duty is that the office is maintained neat and clean. The walls must not be disfigured by hanging unnecessary calendars or pictures. The notice boards must be cleaned regularly not allowing old and stale notices continuing to be affixed.

Office Accommodation and Environment # Colour Conditioning:

Betydelse:

Different colours are used for the walls, partitions, furniture, screens, carpets or matting's, uniforms for the menial staff; etc. Colour has great physical and psychological effects. Effects may be favourable and unfavorable. Colour may be pleasant, soothing, exciting, irritating, absorbing, reflecting, impressive or unimpressive. Use of colour requires various considerations, both physical and psychological.

Importance of colour can be well realised when we think about furniture and lighting. Different colours should be used for different articles and for different purposes. Use of colour is considered today a special branch of knowledge called “psychometrics'.

Colour Conditioning:

Colour can be used for developing motivation to work and thereby increasing productivity. Pleasant colours rouse cheerfulness and willingness to work. A dull or repulsive colour may depress the mind. A suitable colour reflects more light to make it congenial for efficient work. Colour also has effect on warmth or temperature inside the office.

Inside the same office one may find different shades of colour in different departments—bright, attractive, and pleasant colours in the Reception Room while sober colour in the Board Room, reflective colour in the general office hall, durable colour in the canteen etc.

Colour shall be matching with the lighting arrangement. A combination of colours can be used, as in the case of furniture. Now-a-days colorful sun-mica is used on table tops, wooden colour steel is a fashion. There is no end of variety of colour used for curtains, screens, upholstery or carpets and linoleum.

The combination of colours must be artistically and tastefully made. There shall not be loud contrasts. Colour conditioning means use of colours most effectively so that the working people are placed in a favourable psychological condition.