Top 10 Fyllnadsprinciper som ska följas i en kontor

Denna artikel lyfter fram de tio fyllnadsprinciperna som ska följas i en kontor. Principerna är: 1. Enkelhet 2. Lämplighet 3. Tillgänglighet 4. Serviceförmåga 5. Kompaktitet 6. Flexibilitet och anpassningsbarhet 7. Ekonomi 8. Förvaring 9. Uppdaterad 10. Klassificering.

Fyllnadsprincipen # 1. Enkelhet:

Systemet följde, förfarandet antogs och den utrustning som används måste vara enkel och förståelig av någon anställd på grund av vanlig intelligens. Naturligtvis utbildas personal till de flesta fallen.

Fyllningsprincip # 2. Lämplighet:

Systemet och förfarandet måste vara anpassat till arten av organisationens verksamhet.

Fyllnadsprincipen # 3. Tillgänglighet:

Filerna ska vara placerade på ett sådant sätt att de är lättillgängliga för alla berörda.

Fyllnadsprincipen # 4. Serviceability:

Systemet måste vara sådant att en fil kan lokaliseras snabbt, kan hanteras bekvämt och kan bevaras för tillgänglighet i framtiden när det behövs.

Fyllningsprincipen # 5. Kompaktitet:

Onödigt mycket utrymme får inte upptas av arkiveringsutrustningen. Nya former av utrustning upptäcks för att ha mer nytta men upptar mindre utrymme.

Fyllnadsprincipen # 6. Flexibilitet och anpassningsbarhet:

Systemet måste ha utrymme för expansion för att rymma ett större antal filer med den växande verksamheten som berörs. Den ska kunna anpassa sig till ändringar i ansökningsförfarandet, t.ex. förändring av klassificeringsmetoden.

Fyllnadsprincipen # 7. Ekonomi:

Oavsett vilket system som antas måste det vara ekonomiskt. Alla onödiga utgifter måste undvikas. Arkivering är ett vanligt arbete. Om det görs dyrt kommer etableringskostnaderna att öka enormt.

Fyllningsprincip # 8. Retention:

Ibland måste onödiga papper och dokument rensas eller om onödiga filer förstörs annars kommer filer att bli onödigt volymmässiga, rymma utrymme och inte tillåta att viktiga nya papper tas emot.

Fyllnadsprincipen # 9. Uppdaterad:

Filer som ska uppdateras genom inmatning av papper utan förseningar.

Fyllningsprincip nr 10. Klassificering:

Filerna ska klassificeras och indexeras korrekt med korsreferens för enkel hantering.