Säkerhetssystem i ett kontor

Denna artikel ger en närmare titt på säkerhetssystemet på ett kontor.

Betydelsen av säkerhet för ett kontor:

Säkerhet betyder skydd som ges till en identifierbar, materiell eller en kroppslig del. Detta skydd ges för att förhindra kroppsdelarna från sabotage eller spionage.

Säkerhet blir en viktig aspekt av förvaltningen på grund av:

1. Sårbarheten hos de inkräktare på kontoret, och

2. Med tillkomsten av ny teknik och installation av dessa nya tekniska instrument på kontoret växer frestelsen för industrispionage för nya produktdesigner.

Säkerhetsprincipen:

Säkerheten har två typer av intervall och planeringen beror också på dessa två typer av intervall.

Det finns principer som styr båda typerna av principer, men de gemensamma principerna är:

1. Övervakningsprincipen:

Övervakning behövs för att kontrollera den korrekta prestationen av säkerhetsuppgiften. Daglig övervakning måste göras för att kontrollera normaliteten för de saker som går framåt för att uppnå organisationsjobb på daglig basis.

2. Kostnaden för säkerheten:

Den nödvändiga säkerheten är ett måste dock; kontroll av kostnaden är en viktig faktor. För lite kostnad på säkerheten hindrar kontors inre skydd, och för hög kostnad är inte tillrådligt. Kontoret bör ta en långsiktig och kortsiktig planering av säkerhet innan man bestämmer om kostnadsfaktorn.

3. Metod och kommunikationsmetoder:

Vad som än är säkerhetssystemet, bör det inte hindra stilen och kommunikationssätten mellan de anställda i organisationen. Kommunikation som en länk till säkerhetssystemet och en bra kommunikation av alla kontorsystem påtrycker säkerheten också.

4. Enkel övning av säkerhet:

Det är viktigt och nödvändigt för varje kontor att få de anställda att förstå vikten av säkerhet. Principen och den form av säkerhet som är avsedd för kontorspersonalens säkerhet bör vara enkel och flexibel så att varje anställd ska förstå detsamma och själva följa det. Behovet av säkerheten beror på enkelheten eller komplexiteten hos ett kontor, men genomförandet beror på användningen av detsamma beroende på verksamhetens karaktär.

5. Tillräcklig och brådskande:

Säkerheten beror på brådskande och tillräcklighet. Oavsett vilken form av säkerhet som ska genomföras bör man ta hänsyn till den avdelning som säkerhetssystemet behövs för, och den person för vilken den behövs.

Planerar säkerheten:

Precis som alla andra nya koncept, eller en ny sak som måste genomföras på ett kontor, måste en säkerhetsplanering göras innan de implementeras i säkerhetsbranschen. Ingen kan stoppa tjuven eller utomstående på kontoret, men ett steg kan definitivt göras för att kontrollera den nya deltagaren på kontoret. Det är här som en försiktig säkerhetsplan försöker minimera risken och till och med eliminera dem.

1. Rekrytering av anställda:

Anställda kan rekryteras inom organisationen för att titta på säkerhetssystemet eller ombudet kan kontaktas för att ha sin utbildade personal för säkerheten.

2. Utformning av kommitté:

Det föreslås att bilda en kommitté med kontorchefen själv en del av detsamma. Avdelningscheferna kan inledas i systemet om det behövs. Uppdraget för denna kommitté kan vara att bilda ett säkerhetssystem som håller ögonen på organisationens krav, bestämmer individens auktoritet och representation för syftet och studerar problemen också.

3. Systemkommunikation:

Utskottet som formulerar säkerhetsplanen bör informera systemet som är utformat för varje medlem av organisationen för att söka godkännande och förslag, om några.

4. Söker information och åsikter, om någon:

Utskottet bör söka information om en korrekt utformad blankett från säkerhetskraven för olika ändamål i olika avdelningar.

5. Formulering av säkerhetsplan eller system:

En plan för säkerhet ska förberedas utifrån informationen och behovet av organisationen.

6. Formulering av systemet:

Ett system som bör vara baserat på mottagandet av reaktion och förslag bör formuleras och ge detaljer som hur hela säkerheten har integrerats i organisationens struktur, hur systemet ska återupplivas och hur det ska integreras in i layouten etc.

Övning av säkerheten:

Följande punkter är värda att notera när det gäller säkerhetssystemet när det träder i bruk:

1. Användning av ett varningssystem:

Man bör alltid använda eller ha ett pipljus eller ett alarmsystem för säkerhet. När det finns en fara, ska larmets klocka ringa blinkande ett meddelande om att det är något problem som går in i systemet.

2. Identifiering efter inträde:

Pass ska överlämnas till de personer som kommer in på kontoret. Efter att de har avslutat sitt arbete borde de få sina kontroller kontrollerade och undertecknade av de myndigheter de möts på kontoret, lämna samma till säkerhet när de äntligen lämnar kontorsföreningen. Identifieringskort ska utfärdas till varje anställd för korrekt identifiering. Detta är en nödvändig perquisite för alla kontor.

3. Säker placering av kassaförvaltningen:

Det är en vanlig vana för någon inkräktare, som går in på kontoret med en förtrollad avsikt, att attackera kontanteravdelningen först och att avkräva med bytet. Kontantavdelningen måste vara placerad i en mycket säker del av byggnaden och tillträde till denna del av byggnaden bör begränsas.

Om det inte går att skydda kassaförvaltningen bör en barrikad vara beredd att sätta kassan och kontanterna i barrikaden för kontanteravdelningens normala funktion.

Utbildning och disciplin i säkerhet:

Inte en väldigt inhemsk eller teknisk metod behövs för att upprätthålla ett korrekt säkerhetssystem på kontoret. Varje medarbetare måste göras för att förstå vikten av behovet av säkerheten, och de måste utbildas i enlighet därmed.

Några punkter bör noteras:

1. Varje anställd bör informeras om att inte tala mer om organisationen eller för dess avdelning, om de aktiviteter som går i avdelningen. Om en anställd inte håller med om detta, ska avdelningen och organisationen ta en seriös syn på arbetstagarens verksamhet.

2. Under lunchen, kaffe eller tebrott, ska varje anställd sätta alla sina filer, papper, brevpapper, etc. i lådan och låsa dem ordentligt, i stället för att lämna platsen illa och lämna allt på bordet, vilket ger andra en chans att manipulera med kontorsrekord.

3. Besöksmekaniker och ingenjörer kan utgöra en fara för säkerheten eftersom de har fri tillgång till de flesta av avdelningarna där kontorsmaskinerna hålls och de kan komma över en värdefull konfidentiell information.

4. Byråns handlingar bör klassificeras på ett lämpligt sätt och åtkomst till dem begränsas.

5. Konfidentiella handlingar som hanteras av kontors chef och det konfidentiella arbetet ska endast hanteras av de säkerhetskontrollerade ordinarie arbetstagarna på kontoret.

6. Alla papper som är av mindre betydelse bör förstöras av kontoret. Allvarliga läckage sker antingen i fotokopia eller i dupliceringsmaskinen. All bortskämd kopia ska förstöras.

Datorsäkerhet:

Datorer har börjat få lite popularitet i vårt land, eftersom de flesta stora organisationer har börjat använda dem. I de industriella avancerade länderna läggs stor uppmärksamhet åt datasäkerhet eftersom databehandlingen är sårbar för dem som vill manipulera eller förstöra det. Under de kommande åren kan det centrala datarummet vara målet för all säkerhet som är relaterad till organisationen.

Brott mot säkerhet för datorer:

Det finns två anledningar till datorns bristande säkerhet:

1. Extern orsak:

Extern orsak kan bero på naturkatastrof.

2. Intern orsak:

Intern orsak kan bero på arbetstagarens försumlighet, anställdas brottsliga avsikt eller på grund av att arbetstagaren inte fungerar korrekt med datorn. Naturliga faror kan bero på brand, vatten eller översvämning. Brand är huvudorsaken.

För att förhindra brand bör man ta hänsyn till att inga cigaretter eller bidis tänds eller puffas i datorrummet. Ingen brandfarlig artikel ska finnas kvar i datorrummet. Också, alla ska ta bort sina skor innan de går in i datorrummet.

I så fall som möjligt borde datorrummet ha ett antal brandsläckare. Även filer etc. på kontoret ska inte hållas i datorrummet eller någon plats som ligger intill datorrummet, så att det inte kan riskera att bli eld.