Kontroll: Definition, syften, metoder och medel

Läs den här artikeln om du vill veta mer om definitionen, syftet, metoderna och sätten att kontrollera i den offentliga förvaltningen.

Definition och natur:

En annan viktig administrativ process är kontroll. Det betyder kraften att påverka människors beteende eller händelseförloppet. Men denna definition är inte tillräcklig för att förvärva fullständig mening av kontroll som används i offentlig förvaltning eller organisation. Den verkliga betydelsen av kontroll är att säkerställa organisationens funktion i föreskrivna linjer eller processer. Tanken med kontroll uppstår när det konstateras att administrationen inte hanteras korrekt. Varje organisation har vissa specifika ändamål, och myndigheten försöker uppriktigt att uppnå dessa mål. Men i verkligheten uppträder flera hinder som hindrar uppnåendet av mål. För att stoppa denna olyckliga händelse krävs en mekanism som kommer att frustrera det oönskade resultatet.

I varje organisation eller varje avdelning för offentlig förvaltning har det visat sig att vissa motstridiga delar motsätter sig myndighetens ordning eller politik. Detta beror på skillnaden i åsikt eller utsikter. Om myndigheten inte vidtar någon försiktighetsåtgärd som kan leda till skada på ledningen. För att stoppa detta oönskade resultat finns ett arrangemang för att kontrollera detta resultat och det här kallas kontroll. Därför är kontroll en teknik för att säkerställa en tidig implementering av organisationens invändning och för att motverka framsteg med information som kan stå i vägen för genomförandet av politiken.

Termen kontroll används också i annan mening. Varje offentlig förvaltning är hierarkiskt organiserad vilket innebär att det finns olika steg och varje steg har vissa specifika uppgifter och ansvar. Det är kontrollens skyldighet att se att varje person utför sin funktion tilldelad av hierarkin. Frånvaron av kontroll kommer att bjuda kaos i den hierarkiska strukturen. Men kontrollen stoppar detta oönskade resultat.

Syftet med kontrollen:

Huvudsyftet med kontroll är att avlägsna hindren som hindrar syftet med offentlig förvaltning eller organisation. Organisationen ska interagera med miljön kring den eller den situation som uppstår inom den. Alla dessa kräver att verkställande direktören måste ha tillräcklig makt till sitt förfogande för att bekämpa situationen.

Den offentliga förvaltningen eller organisationen har några förklarade mål och det inser ibland att en uppenbar skillnad har uppstått mellan de deklarerade målen och den faktiska situationen. Verkställande direktören kommer inte att tillåta denna avvikelse att bestå och, med hänsyn till detta, kommer han fortsätta att utöva sin makt för att arrestera avvikelsen.

Under verksamheten kan den offentliga förvaltningen eller organisationen inte lyckas uppnå alla deklarerade målen och detta misslyckande stannar framstegen. Denna oundvikliga situation kan inspirera organisationschefen att utöva sin kraft för att vända om situationen. Detta är ett annat namn på kontroll.

Det kan uppstå kris inom den offentliga förvaltningen, eller externa delar eller kriser kan skapa negativ inverkan på den offentliga förvaltningen eller organisationen. Båda ska kontrolleras för att befria organisationen från kris. Detta kräver kontroll.

Under ledningsprocessen kan en organisation begå misstag och för att stoppa återkommande misstag är det mest effektiva vapnet kontrollen. Att erra är mänsklig, men för att förbättra organisationen kan det inte förbises eller förlåtas. Genom kontrollens instrumentalitet korrigerar myndigheten misstaget.

Det har ett annat syfte. Om ledningens medlemmar är ganska medvetna om att myndigheten har tillräcklig makt att vidta åtgärder mot de anställda som kommer att fungera som en typ av kontroll av arbetstagarnas sida.

Metoder för kontroll :

PPB eller PPBS:

Offentlig förvaltning eller organisation är båda resultatorienterade. Det är i den meningen att de alltid vill uppnå framgång eller med andra ord fördelarna med den politik de har antagit. Med tanke på detta bestämmer de först och främst politiken och börjar utföra. Om det finns brist i bifogad policy börjar officerarna undersöka orsaken och tillämpa kontrollmekanism.

Det finns många sätt att kontrollera och PPB eller PPBS är en sådan. Det betyder planeringsprogrammeringsbudget. I mitten av 60-talet i förra seklet i några organisationer i USA föreslog cheferna PPBS som ett sätt att styra och motivera organisationen och efter en tid kunde PPBS-resultatet imponera på arrangörerna och andra chefer följde dem. USA: s president Lyndon B Johnson var tillräckligt imponerad vid synen av resultaten av PPBS och bestämde sig för att genomföra det i det federala systemet. Sedan 1965 har PPBS erkänts som ett kraftfullt sätt att styra offentliga förvaltningens funktioner.

Vad är PPBS? "Det är ett system för resursfördelning som syftar till att förbättra regeringens effektivitet och effektivitet genom att fastställa mål för långsiktiga planering, analysera kostnader och fördelar med alternativa program som skulle uppfylla dessa mål och formulera program som budget- och lagstiftningsförslag och långsiktiga prognoser" . PPB är ett mycket effektivt sätt att styra en organisations funktioner, eftersom den bestämmer funktionerna och målen långt innan funktionerna påbörjas. Efter periodens utgång börjar myndigheten undersöka hur mycket av målen som uppnåtts. Även före detta görs periodisk bedömning också.

PPB berör inte bara ingångar och utgångar utan också effekter och alternativ. PPB är en omfattande metod för att styra de olika aspekterna av den offentliga förvaltningen. PPB-politiken kan också kallas kostnadseffektivitetstekniken för kontroll av den offentliga förvaltningen.

Kostnadsförmånspolitiken tillämpas i allmänhet i ekonomi, men från mitten av sextiotalet av förra seklet tillämpas det i organisationernas funktion. I nästan alla grenar av den amerikanska offentliga förvaltningen användes PPB och resultaten skannades. Det har hävdats att PPB har producerat tillfredsställande resultat. Det var dock inte utan kritik och invändningar.

Tilldelning av medel är ett annat sätt att kontrollera den offentliga förvaltningen. Det innebär att varje gren av den offentliga förvaltningen i början av verksamhetsåret får vissa medel för att uppnå sina mål. I slutet av verksamhetsåret är varje avdelning konstitutionellt bunden att lämna in rapporter som innehåller dess prestation. Den högre myndigheten leder varje avdelning att förbereda sin egen budget samt de system för vilka fonden ska spenderas. Detta är ett effektivt sätt att kontrollera.

Förvaltningen efter mål är populärt känd som MBO. Låt oss definiera det efter Henry. Målförvaltning kan definieras som en process där organisatoriska mål och mål fastställs genom deltagande av organisationsmedlemmar vad gäller resultat som förväntas och resurser fördelas i enlighet med i vilken grad organisatoriska mål och mål är uppfyllda.

PPB handlar om ingångar, utgångar, effekter och alternativ. Men tvärtom betyder MBO hur mycket mål har uppnåtts. MBO kan inte separeras från ingångar, utgångar och effekter. PPB tänker på alternativen men MBO tror inte det. I olika delar av den amerikanska offentliga förvaltningen används MBO i stor utsträckning.

Experterna i den offentliga förvaltningen anser att både PPB och MBO är de två kraftfulla vapnen att styra olika aspekter av organisation och offentlig förvaltning. När det gäller att bedöma betydelsen av MBO har vissa forskare gjort följande kommentar: "MBO har varit en grundläggande del av rörelsen för att stärka förvaltningskapaciteten i den offentliga sektorn".

Ett annat sätt att kontrollera den offentliga förvaltningen är att bestämma målen och föreslå hur man kan uppnå dem. Nästa steg är både målen och sätten ska cirkuleras bland alla organisationsgrenar. Om detta görs på rätt sätt, skulle det i slutet av perioden eller det finansiella året vara ganska lätt att bedöma vad som har uppnåtts och vad som fortfarande inte är möjligt.

Det finns ett annat sätt att kontrollera och det kallas bedömning av prestanda. Det är utan tvekan ett effektivt sätt. I många organisationer anges uppdrag eller funktioner tydligt och det anges också hur mycket arbete en enskild medarbetare måste göra. Myndigheten i slutet av perioden börjar utvärdera och om det finns stor skillnad mellan vad som ska göras och vad som har gjorts, kan den verkställande direktören för denna uppgift vidta åtgärder mot den berörda arbetstagaren.

Fortfarande det andra sättet att kontrollera och det kallas Target-Base Budgeting eller TBB. Det betyder att många organisationer uppmanas att fastställa sina mål eller mål eller att myndigheten fastställer målet och efter det att resurserna tilldelas för att målen ska uppnås. Vid slutet av perioden görs en grundlig bedömning. TBB-metoden för kontroll är populär i många avdelningar av amerikanska administrativa system. Men Nicholas Henry anser det på ett annat sätt. Han säger att TBB drivs av intäkter och i detta avseende är TBB ett ovanligt realistiskt budgetsystem.

Kontrollmedel:

Regeringsorganisationen eller den offentliga förvaltningen styrs på olika sätt och några av dem anges nedan. Inom organisationen finns en självreglerande mekanism som kan kallas kontroller och saldon. Även inom en organisation finns flera avdelningar som organiseras på ett sådant sätt att en avdelning ofta är inställd mot en annan och som sådan kan ingen avdelning agera självständigt. Detta kan kallas kontroller och saldon och är ett kännetecken för det amerikanska konstitutionella systemet.

Elektroniska och tryckta medier håller en konstant vaksamhet över de offentliga myndigheternas och byråernas verksamhet. Varje kränkning av allmän princip eller fara i allmänhetens intresse uppmärksammar media och offentliga kritikstyrkor myndighetens myndighet eller myndighet att vidta åtgärder eller vidta försiktighetsåtgärder. Detta är ganska vanligt i någon demokrati.

I alla liberala demokratier finns det många intressegrupper och pressgrupper. En av de viktiga funktionerna är att se och skydda allmänhetens intressen som är skyldiga till dem. Särskilt i USA och Storbritannien finns ett stort antal sådana grupper och deras varsamhet hindrar myndigheten från att vidta åtgärder som kan skada någon grupps intresse.

Lagstiftarens kontroll är också mycket effektiv. I parlamentarisk demokrati är ministeriet ansvarigt för lagstiftaren och lagstiftaren är i sin tur ansvarig för väljarna. Denna ansvarskedja säkerställer att varken verkställande (byråkrati är en del av det) eller lagstiftaren kan gå emot de allmänna intressena.

Tidskriftsvalet har tvingat lagstiftaren att inte göra någonting som kan skapa missnöje i väljarnas sinne och skada utsikterna att vinna under det kommande valet. Denna situation tvingar lagstiftaren att strama kontrollbandet över den offentliga förvaltningen. Det här är en vanlig egenskap i parlamentariska system.

Det finns också kontroll över rättsväsendet som är mycket effektivt och utbrett. I många länder garanterar konstitutioner grundläggande rättigheter och eventuella krympningar eller kränkningar av dessa rättigheter kan locka nödvändiga åtgärder som kan vara straff. Domstolens makt är en tydlig och oundviklig kontroll över den allmänna förvaltningen av staten. Även de icke-statliga organisationerna är inte fria från rättslig kontroll.

I synnerhet det amerikanska administrationssystemet är den rättsliga kontrollen över hela det politiska systemet mycket effektivt. Kontrollen av USA: s rättsväsende påminner oss om den berömda frasen rättegångsförfarande. Det innebär att varje handling av auktoritet som bryter mot en institutions normala funktion också kan ifrågasättas i domstol.

Den konstitutionella strukturen är så inramad att regeringens förvaltningsavdelningar inte kan spendera offentliga pengar på sin egen nyckfulla sätt. Det finns en revisionsavdelning och de offentliga medel som spenderas måste granskas. För varje budgetår är budgeten godkänd av lagstiftaren och ingen avdelning har frihet att spendera pengar i enlighet med sin egen söta vilja. Revisionssystemet sätter en kedja på varje avdelning för offentlig förvaltning. Även de lokala myndigheterna och andra organ har ingen frihet att gå utöver budgetberäkningarna.

Ansvar, jag tycker är det mest kraftfulla vapnet för att kontrollera den offentliga förvaltningen. Det är så genomgripande att varje avdelning - på ett eller annat sätt - är ansvarig för någon. Medvetenheten hos medborgarna och många andra organ håller ett vakande öga på regeringens funktion.