Inköpspolicy och procedur

Köppolicy och procedur!

Inköpspolicy och procedur:

Den viktigaste aktiviteten i materialhantering är en företags köpepolitik. Det finns olika system tillgängliga för köpet. Systemet som ska antas beror på ett antal faktorer, nämligen efterfrågan, utbudet, priset, säljaren, materialtypen, konsumtionsmönstret, organisationsuppbyggnad, tidigare prejudikat, förfaranden, beslutsfattande, reservdelar och säsongsvaror etc.

Tidigare och till och med nu i vissa delar av världen är bytessystemet vanligt vid inköp, dvs varor som byter varor. I modern värld kasseras detta system och pengarna spelar dominerande roll. Den har accepterats som det lämpligaste utbytesmediet. Köpen kan ske kontant.

Material kan också köpas på kreditbasis. Ett väl utformat inköpsförfarande kan följas av någon organisation som gör inköp. Varje inköpssystem och förfarande har sina egna fördelar och begränsningar. Systemet ska vara sådant som passar till en organisations krav.

Syftet med inköpspolitiken är att köpa det nödvändiga materialet i rätt mängd från rätt källa till rätt tid och pris för att få maximal fördel från det belopp som investerats i inköpen.

Stora organisationer har en väl utformad inköpspolicy och systemet är föremål för revision.

Kontantinköp:

En ideell köppolitik syftar till att göra kontantinköp. Huvudskälet till att köpa sådana produkter är att dessa är brådskande krävs av organisationen. Det föreslås att gruppera de varor som ska köpas på kontantbasis av olika sektioner som ska köpas på ett enda besök på marknaden.

Detta minskar avsevärt beställningskostnaden. Normal praxis följt av de flesta organisationer som köper några föremål är inbjudan till tre skriftliga eller muntliga citat. Den lägsta offerten hämtar ordern.

Telefonordningar är till hjälp för att minska köpeskillingen betydligt. En förteckning över de inköpta varorna ofta från marknaden på kontantbasis utarbetas av inköpschefen i förväg.

Förskott av inköp följs också av många organisationer. Under detta system är ett belopp som ges till olika avdelningschefer för inköp av olika föremål för sina respektive avdelningar. Beloppet är begränsat per år.

Anbudssystem för inköp:

Detta system följs för att skaffa material till de mest konkurrenskraftiga och rimliga priserna. Det eliminerar också chansen att ge vissa leverantörer otillbörlig fördel. Detta ger möjlighet till olika leverantörer och bryter monopolet hos en eller två leverantörer. Förseglade anbud uppmanas från olika leverantörer och en som erbjuder önskad kvalitet på material till lägsta pris ges beställningen.

Denna metod utnyttjas av olika företag inom den privata och offentliga sektorn för att köpa varor vars värde är mycket hög. Den huvudsakliga nackdelen med denna metod är att ledtid vid upphandling av materialen är längre jämfört med andra system.

Vanligtvis används tre typer av anbud enligt denna metod, det vill säga; öppet anbud, begränsat anbud och ett anbudsförfarande. I öppet anbudssystem ges annonser i tidningar, olika handelsreklam av rykte. Vid mottagandet av ansökningarna utfärdas anbudsformulär till anbudsgivarna.

Anbudsformulär är ett viktigt dokument som innehåller olika kolumner som kräver information från de potentiella leverantörerna. Informationen gäller allvarliga pengar som ska deponeras, leveransvillkor etc.

Tillfredsställande tid ges till anbudsgivarna att lämna sina citat upp till den angivna tiden, offert tas emot och på det fastställda datumet öppnas anbud. Beställning ges till leverantören som erbjuder lägsta pris.

Den viktiga nackdelen med det öppna anbudet är citatet av oansvarig anbudsgivare. Ibland är det lägsta priset citerat även under materialkostnaden av en sådan anbudsgivare. För att kategoriskt avvisa ett sådant anbud bör tekniska och andra skäl bifogas samt underskrifter av samtliga medlemmar i anbudsutskottet.

Begränsade anbud involverar beställning till leverantörerna av äkta rykte. Begränsade anbud uppmanas från registrerade och andra kända leverantörer. Ledtiden minskas avsevärt inom ramen för det begränsade anbudssystemet.

Systemet utförs vanligen när värdet av offert inte är mycket högt. Enkeltkälla anbud antas i fall av proprietära föremål, enda källa och monopol varor. Inköp från systerbekymmer, utbildningsorder eller från utländska samarbetspartners, som en politisk fråga, är utesluten från ett enda anbudskoncept.

Betygsätt och löpande kontrakt:

Vissa centraliserade myndigheter som DGS och D (Generaldirektoratet för leveranser och avyttringar) ingår avtal med säljarna om de priser som gäller för varor under en viss tidsperiod. I ränteavtal är endast räntorna fastställda. Vid löpande kontrakt är också kvantitetsvariationer möjliga med upp till 25% varians.

De centraliserade myndigheterna samlar in information från sina olika beståndsdelar (filialer) om köparens behov och ingår avtal med de sannolika leverantörerna genom att erbjuda anbudssystem.

Detta system genomförs, där de begärda kvantiteterna är högre och de angivna priserna är konkurrenskraftiga. Ett annat exempel på Central New Agency, Delhi kan nämnas här. Byrån arrangerar olika typer av tidskrifter, böcker och tidskrifter för köparna och agerar på detta inköpssystem.

Stora företagshus, med flera grenar utspridda överallt i olika områden, kan tillämpa detta system. Det är vanlig praxis följt av olika leverantörer att annonsera sina ränteavtal med generaldirektoratet för leverantörer och bortskaffande för att öka försäljningsvolymen.

Delkontrakt:

I händelse av intermittent typ av industrier är detta inköpssystem vanligtvis genomfört. Vissa komponenter och delaggregat är inköpta från underentreprenörerna, som specialiserar sig vid tillverkningen av dessa föremål. Beslutet att köpa komponenter från underentreprenörer beror på många faktorer, dvs. tillverkningskostnader, tillgång till teknik och fördelar med specialisering etc.

Huvudfördelen med underleverantörer är att underentreprenören är specialiserad på linjen och hans allmänna kostnader är mindre och arbetet kan startas med begränsad ekonomi och i liten skala. Han är i stånd att leverera sammansättningar och andra komponenter eller tillbehör till en lägre pris. Det är definitivt fördelaktigt för etableringen att köpa komponenterna från underentreprenörerna istället för att tillverka samma.

Vid val av underentreprenör är det viktigaste att tänka på att vara om det är underleverantören som kan hålla leveransschemat och behålla komponenternas nödvändiga kvalitet. Det skulle vara i organisationens bästa intresse att följa upp de underleverantörer för att säkerställa att leverans och vidhäftning sker i rätt tid.