7 Huvudfunktioner för Office Management

Denna artikel lyfter fram de sju huvudfunktionerna i kontorsledning. De är: 1. Planering 2. Personal 3. Riktning 4. Kommunikation 5. Styrning 6. Samordning 7. Motivation.

Kontorshantering Funktion # 1. Planering:

Planering är först och främst funktionen för kontorsledning. Det beskrivs bäst som det första steget mot andra funktioner på kontoret.

Det är en väldefinierad kurs av framtida åtgärder.

Fayol hade påpekat:

"Handlingsplanen vid ett och samma tillfälle förutsåg resultatet av den åtgärdsplan som ska följas, stadierna ska gå igenom och metoden att använda. Det är en slags framtida bild där närliggande händelser skisseras med viss särskiljningsförmåga medan avlägsna händelser förekommer progressivt mindre tydliga. Planering är en mental process baserad på tillgängliga medel för fakta och framtida möjligheter ".

Planeringsmål:

Planeringen görs till:

1. Offset förändringarna och osäkerheten

2. För att få på ekonomisk verksamhet, och

3. För att underlätta kontrollen.

När det gäller kontorsledning ska dessa planeringsmål samordnas med hänsyn till målen för företag som anges av chefen.

Fördelar med planering:

Planering har vissa fördelar som räknas upp:

1. Planering ger en riktning mot aktiviteter på kontoret och alltså blir allting målmedvetet.

2. Planering fokuserar förändring på mål.

3. Planering bidrar till att kompensera osäkerhet och förändringar.

4. Planering underlättar kontrollen på kontoret.

5. Planeringen tar också hand om tillväxten av affärsverksamheten. Således finns inte kontoret som vill ha när det växer.

6. Planeringshjälp i ekonomisk verksamhet på ett kontor som kontorspersonal känner till målet och målen och om hur man rör sig i den riktningen.

7. Planering underlättar en fullständig kontroll på kontoret. Det andra elementet på kontoret är att organisera.

Det hänvisar till skapandet av en struktur av uppgifter och ansvar för att uppnå målen för ett företag. Urvick beskriver organisationen som "bestämma vilka aktiviteter som är nödvändiga för något syfte eller plan och arrangera dem i grupper som kan tilldelas enskilda personer. Det handlar om aktivitets-myndighetsrelation. Kontoret ska organiseras och arbetsuppgifterna ska definieras för att bestämma myndighetsförhållandet så att kontoret fungerar smidigt. "

Kontorshantering Funktion # 2. Bemanning:

Det är en funktion av ledningen, det är alltså en verkställande funktion för urval, rekrytering, kompensation, marknadsföring, utbildning och pensionering av underordnade chefer. Kontorsledning har också denna personalprocess eftersom kontoret måste bemannas och hanteras på liknande sätt.

Office Management Funktion # 3. Direktör:

Riktningen definieras och beskrivs som funktionen av kommandot. "Den framgångsrika inriktningen av subordinater resulterar i kunniga välutbildade personer som arbetar effektivt mot företagens mål. Riktningen kan beskrivas som processen att styra och övervaka underordnade. Tanken med att styra och övervaka är att ge en specifik riktning mot de olika aktiviteterna på kontoret med sikte på att den fungerar väl. "

Kontorshantering Funktion # 4. Kommunikation:

Det förklaras som utbyten av tankar eller information för att skapa en ömsesidig förståelse och förtroende eller ett bra mänskligt förhållande. Effektiv kommunikation är i linje där en sak förstås i samma mening som den har kommunicerats med.

För att skapa en bra kommunikation är det viktigt att följa dessa tre principer:

(a) Principerna om klarhet

b) Principerna om integritet

(c) Principerna för strategisk användning av informell organisation.

Kontorshantering Funktion # 5. Styrning:

Styrning är en funktion av att kontrollera nuvarande prestanda mot förutbestämda standarder som ingår i planerna, i syfte att säkerställa tillräckliga framsteg och tillfredsställande resultat - fysiskt eller ekonomiskt. Styrning är grunden för kontorsledningen.

Kontorspersonalens prestation måste mätas och korrigeringsåtgärder ska vidtas för att säkerställa att kontorets mål i förhållande till företagens resultat uppnås.

Kontroller bör ha dessa principer:

1. Principen om ekonomi

2. Principen om flexibilitet.

3. Principen om objektivitet.

4. Visionsprincipen.

5. Principen om behovet och arten av kontoret.

Kontorshantering Funktion # 6. Samordnad:

Samordning är en process för att balansera och hålla laget ihop genom att säkerställa en lämplig fördelning av arbetsaktiviteter till de olika medlemmarna och se till att dessa utförs med rätt harmoni mellan medlemmarna själva.

För att kunna få en effektiv samordning på kontoret är det nödvändigt att samordningen måste ha följande förutsättningar:

(a) Målet för underavdelningsavdelningen måste utformas för att bidra till företaget.

(b) Företagets mål måste vara känt för varje medlem i gruppen.

(c) Personer ska förstå korrekt hur deras jobb bidrar till företagets mål.

Principerna för samordning:

Principerna för samordning är uppräknade:

(a) Principer för direktkontakt:

Samordning måste uppnås genom direkt kontakt mellan berörda parter. Detta skulle undvika rödbandism och säkerställa snabbhet.

(b) Kontinuerlighetens principer:

Samordning måste vara en kontinuerlig process eftersom olika förhållanden fortsätter växla och ständigt förändras.

c) Principer för tidig början:

Det är nödvändigt att uppnå samordning med tidiga stadier av planering och beslutsfattande.

d) Principer för ömsesidigt förhållande :

Alla faktorer som försäljning, produktion, förvaltning, ekonomi i en situation måste vara ömsesidigt relaterade.

Kontorshantering Funktion # 7. Motivering:

En av de mest komplexa och svåra processerna av en form av förvaltning är motivationsprocessen.

Motivationen är av två slag:

(i) självmotivation och

(ii) yttre motivation.

Motivation innebär bland annat en underordnad att arbeta med iver och passa med gusto och samarbeta för att uppnå organisationens mål. Motiveringssystemet ska uppfylla gruppens behov av bibe förutom att vara flexibelt, konkurrenskraftigt, produktivt och omfattande.

Om ett motivationssystem har dessa egenskaper ska det uppnå följande på kontoret:

(a) Hjälper till att ställa in exempel på subordinater

(b) Håll den moraliska höga

c) Hjälper i discipliner

(d) Ger tillväxt i storlek och ansvar

e) ger ekonomiska möjligheter till cheferna