Office Manual: Betydelse, Viktighet och Innehåll

Kontorshandbok: Betydelse, betydelse och innehåll!

Menande:

Ett kontor, vilket är nödvändigt för alla typer av organisationer, är en plats där olika typer av aktiviteter som kommunikation, databehandling och inspelning utförs. Varje jobb har sin egen metod för bästa prestanda och består av flera steg som ska följas av personalen och med hjälp av olika typer av utrustning. Termen "manual" betyder en handbok som består av vissa "föreskrivna rörelser". Alla som vill göra ett jobb effektivt måste känna till de steg eller föreskrivna rörelser som är avsedda för sin bästa prestanda.

En kontorsmanual är en typ av handbok som innehåller standardpraxis samt organisationspolitiken för att ge effekt på de metoder som är avsedda för ett kontor. Det är en guidebok för medarbetarna. Den beskriver riktlinjerna för vilka arbeten ska utföras. Det är en konstant informationskälla, genom vilken kontorspersonalen bekvämt och automatiskt instrueras.

Betydelse:

På ett kontor utförs olika typer av arbete. Det är kontorsledningens ansvar att se att det maximala arbetet görs med effektivitet under kontortiden. Därför behöver kontorspersonalen instruktioner såväl som tillsyn. Det är inte önskvärt eller praktiskt att instruktioner utfärdas vid varje steg och vid varje tillfälle.

Kontorsarbete består av både rutinmässigt eller programmerat arbete och icke-programmerat arbete. Det är helt sant att för icke-programmerat arbete bör särskilda instruktioner utfärdas men för det rutinmässiga eller programmerade arbetet måste en viss standardpraxis följas.

För sådant arbete utarbetas en kontorsmanual som innehåller instruktionerna för standardpraxis och en kopia av handboken överlämnas till varje anställd som en guidebok. Genom en sådan övning sparas tid såväl som slöseri av alla slag undviks. Det leder till kontinuerligt flöde av arbete och ekonomi. Betydelsen av kontorsmanualen är därför mycket stor. Bortsett från detta kan man också känna betydelsen av kontorsmanualen från andra håll.

För det första, när en person är tilldelad med något jobb, kan han också förstå arten av hans auktoritet och ansvar genom detaljerna i jobbet som ges i kontorsmanualen.

För det andra erbjuder det en automatisk kontroll. När en person vet sitt jobb väl blir det hans ansvar att utföra jobbet så perfekt som möjligt. En kontorsmanual garanterar därför självkontroll.

Generellt inrättas en kommitté med cheferna för de olika funktionella avdelningarna på kontoret för att förbereda kontorsmanualen så att en perfekt samordning upprätthålls bland de olika aktiviteter som beskrivs i handboken. Man kan säga att vikten av en kontorsmanual är ytterligare underbyggd eftersom den främjar samordning.

Innehåll:

En officiell handbok innehåller sorter av information om organisationen, arbetsplatsen (dvs. kontoret), arbetet och arbetarna. Alla dessa måste ordnas systematiskt och på ett klassificerat sätt för att göra dem tydliga förståeligt.

Arrangemanget ska vara enligt följande:

(A) Om organisationen:

Generellt är en kort beskrivning av organisationen som en helhet försedd med dess huvudmål och breda policyer. Ett detaljerat konto måste ges om sina produkter eller tjänster, eftersom mycket beror på varornas eller tjänsternas karaktär. Genom att gå igenom dem kan varje anställd inse vilken del han måste spela inom hela ramen.

(B) Om kontoret :

Ett kontor i sig har sitt läge, boende, organisationsstruktur och myndighetsförhållande. Organisationsstrukturen med vertikala och horisontella avdelningar är en väsentlig funktion, de vertikala avdelningarna är på grundval av myndighetsnivåer och de horisontella avdelningarna är funktionella eller avdelningar. En sådan struktur ska aldrig vara styv men den förändras med tillväxt och expansion av organisationen och dess kontor. En kontorsmanual ska därför ändras med de förändrade situationerna.

Även kontorsutläggningen som helhet måste meddelas personalen för bättre intern kommunikation. En anställd måste ha kunskap om placeringen av vissa gemensamma funktionella avdelningar som kontanteravdelningen, avsändningsavdelningen etc. och till och med kantinen eller det medicinska rummet

(C) Om arbetet :

(1) Standardarbete:

De flesta instruktionerna eller riktlinjerna är relaterade till det normala eller rutinmässiga arbetet som under alla omständigheter lätt kan följas. Standardarbetet innebär hantering av post, arkivering mm. Handboken ska ange vilka steg som ska följas och vilken utrustning som ska användas för ändamålet. Här kommer vikten av att använda maskiner och former.

En anställd måste ha en grundlig kunskap om maskiner och apparater, om sådana finns, vilka ska användas av honom samt de former som är nära kopplade till maskiner. Det handlar om en generell politik i en organisation huruvida och hur långt maskiner och apparater ska användas. Ett stort kontor har en separat O & M-avdelning för förbättring av kontorsmetod och övning. I så fall ska handboken ange att det ska finnas en ständig order att alla antagna innovationer måste följas.

(2) Icke-standardarbete :

Icke-standardiserat arbete på ett kontor är inte mindre viktigt, men det kan inte vara vanligt eller upprepade gånger praktiseras, t.ex. hantering av utländsk korrespondens. Om det inte är ett import-exporthus, är utländsk korrespondens inte vanligt. Handboken ska ange vilka steg som ska följas, vem måste kontaktas för instruktioner mm under en sådan situation.

(D) Om anställda:

I grund och botten finns det två typer av personer i ett kontor och verkställande. Den tidigare typen har större myndighet i beslutsfattande och styrning samt kontroller än den senare gruppen. Men för varje typ finns det regler och föreskrifter.

Kontorsreglerna gäller:

a) Rekryteringsmetod

(b) Anställningsvillkoren för ersättning, incitament, förmåner, löv etc .;

(c) Olika perquisites, bekvämligheter, välfärdsåtgärder. etc.;

d) Kontortid och närvaro etc.

Varje medlem av personalen måste vara medveten om dessa annars onödiga komplikationer eller missförstånd skulle uppstå som leder till missnöje och oro som är skadligt för ledningen såväl som förvaltaren. Varje anställd som åtminstone för eget intresse måste känna till reglerna.

Kontorspersonalen kan också klassificeras i: befintliga medlemmar och nya aktörer. För den senare kategorin kan det finnas särskilda bestämmelser för utbildning, men träning av befintlig personal är inte ovanligt. I handboken anges vilka träningsanläggningar som finns tillgängliga, antingen på jobbet eller utanför jobbet. Utbildning av nya aktörer blir oundviklig där ett kontor använder maskiner och särskilt sofistikerade. Det är en handläggare eller en direktörs ansvarig för en ny aktör att anlita honom till handboken.

(E) Andra :

Det finns olika andra anvisningar som kan erhållas från en kontorsmanual. Till exempel - vilka åtgärder som ska vidtas vid fysisk nödsituation som brand, olycka etc allmän kunskap om de gemensamma kontorsmaskinerna och deras underhåll arbetstagarnas fackföreningar, rekreationsanläggningar etc.