Kontorskommunikation: Betydelse, Betydelse och Typer

Läs den här artikeln för att lära dig mer om Office Communication. Efter att ha läst den här artikeln kommer du att lära dig om: 1. Betydelsen av Office Communication 2. Betydelsen av Office Communication 3. Typer av Office Communication.

Betydelsen av Office Communication:

Att kommunicera innebär att samtala. Detta är en vanlig funktion i vårt dagliga liv. Detta är nödvändigt för att göra kontakter, förklara saker, utbyta idéer, förmedla information, ge instruktioner och ta bort missförstånd. Kommunikation är oumbärlig för existens. Kommunikation har emellertid en mer specifik betydelse inom management science.

Enligt prof. Allen, "Det är en bro av betydelse. Det består av en systematisk och kontinuerlig berättande, lyssnande och förståelse. " Det är uppenbart att kommunikationen är komplett när meddelandet som skickas av kommunikatören förstås av kommunikationen. Det är en bro av mening, dvs meningen med ett meddelande förstås i samma mening av kommunikatören och kommunikationen.

Viktigheten av Office Communication:

Dess betydelse är stor och växer. En organisations framgång beror på hur omfattande och intensiv kommunikation som utförs av den. Det beskrivs som ett ledningsverktyg. Det är det sista ordet i ledningen. När mer än en person träffas, finns det kommunikation mellan dem.

På ett kontor träffas och jobbar människor. Därför måste det finnas kommunikation bland dem. Kontors främsta funktion är att kommunicera, internt och externt. En organisation behöver ett kontor eftersom all kommunikation kommer att gå ut och komma in i den. Största antalet kontorsmaskiner är avsedda för kommunikation.

Typer av Office Communication:

Kommunikation kan i stort sett vara internt och externt. Intern kommunikation sker bland de personer som arbetar inomhus, kontoret. Det innebär också kommunikation mellan arbetsgivare och anställda eller bland medlemmarna i en förening eller mellan ett bolag och dess aktieägare.

Extern kommunikation är med utomstående, som kunderna, leverantörerna, gäldenärerna, fordringsägarna, de andra organisationerna, regeringen och dess olika organ, och äntligen allmänheten i stort. Sekreteraren har en stor plikt att övervaka och kontrollera båda typerna av kommunikation.

Enligt metoder kan kommunikationen delas upp i tre delar - muntligt, skriftligt (korrespondens) och gestural.

Intern kommunikation:

Genom kommunikation mellan arbetsgivare och anställningsförhållanden samt överordnade underordnade förhållanden kan bibehållas. Beslut som fattas på högsta ledningsnivå strömmar nedåt på genomförandegraden och verksamhetsnivåerna genom kedjan av överordnade underordnade relationer inom en organisationsstruktur.

Om inte organisationens mål och policy kommuniceras med personalen, kan de inte identifiera sig med organisationen eller kan de utföra sina respektive uppgifter.

Närhelst någon ändring ska introduceras i organisationen, måste förhandsmeddelande göras till medarbetarna så att de blir mentalt förberedda. Annars kan det vara en chock. De anställda måste också kunna kommunicera sina klagomål, klagomål eller svårigheter för arbetsgivaren.

Genom detta skapas bättre arbetsgivarrelationer och missförstånd, om några, avlägsnas. Kommunikation beskrivs som en tvåvägstrafik. Intern kommunikation kan vara muntlig, skriftlig, visuell och gestural. Hållande av möten, konferenser mm, samråd eller gruppdiskussion mm, sändning av rapporter, kopior av protokoll mm är några av de effektiva metoderna för intern kommunikation.

När det gäller kommunikation finns sex typer av frågor och frågorna har bestämda svar. Dom är:

Varför?

Utan kommunikation, både internt och externt, kan ingen organisation byggas upp och köras.

När?

Innan meddelandet läckt ut via andra källor.

Vad?

Ingenting borde vara dolt om frågor av gemensamt intresse. Ingen hemlighet, verkligen, kan i sista hand bevaras. Det är därför bättre att inte dölja någonting för personalen, dock med vissa undantag.

Var?

Kommunikation kan ske konfidentiellt mellan två i en mycket liten grupp i en kammare, eller öppet vid ett möte eller en konferens mellan ett stort antal personer eller på ett offentligt möte.

På vilket sätt?

Det måste ske genom att använda ett sådant medium som är förståeligt av kommunikatören och kommunicera båda. Visuell kommunikation med bilder är mycket lämplig för analfabeter. Det finns många hinder för effektiv kommunikation, såsom språk, buller, status etc.

Vem?

Organisationens gemensamma mål måste kommuniceras med alla inom organisationen så att alla kan identifiera sig med organisationen.

Mekaniska enheter:

Det finns olika maskiner eller arbetsredskap som används för intern kommunikation:

(a) Oral-Inter-com telefonsystem, diktafon, pneumatiska rör etc.

(b) Skriven skrivmaskin, dupliceringsmaskiner etc.

(d) Signalering-Ringande klockor, buzzers, röda lampor etc.

Extern kommunikation:

Extern kommunikation är nödvändig för att utföra verksamheten och för utvecklingen av någon organisation, handel eller icke-handel. Detta är nödvändigt för att utöka och förbättra PR och också för att förbättra goodwill och prestige. Olika sätt att annonsera är avsedda för kommunikation. Publicering av rapporter, tidskrifter etc. är också en annan teknik. Extern kommunikation kan vara muntlig, skriftlig och visuell.

Mekaniska enheter:

Det finns olika maskiner eller arbetsbesparande enheter som används för extern kommunikation:

(a) Oral-Telefon med stamsystem, kablar mm

(b) Skriven skrivmaskin, dupliceringsmaskiner, teleskrivare (telex-systemet) etc.

Faktum är att tv är en audiovisuell teknik.