Kostnadssystem: Egenskaper, installation och svårigheter

Läs den här artikeln för att lära känna egenskaperna hos ett idealkostnadssystem, dess installation, svårigheter och åtgärder för att övervinna det.

Egenskaper hos ett idealiskt kostnadssystem:

Ett idealiskt kostnadssystem är det som uppnår målen för ett kostnadssystem och ger alla fördelar med att kosta verksamheten. Följande är de viktigaste egenskaperna som ett idealiserat kostnadssystem ska ha eller de punkter som bör beaktas innan ett kostnadssystem installeras.

(i) Lämplighet för verksamheten:

Ett kostnadssystem bör skräddarsys, praktiskt och måste utformas enligt företagets art, villkor, krav och storlek. Varje system som tjänar verksamheten och levererar nödvändig information för att driva verksamheten effektivt är ett idealiskt system.

(ii) Enkelhet:

Kostnadssystemet ska vara enkelt och slätt så att det lätt kan förstås även av en person med genomsnitts intelligens. Fakta, siffror och annan information som tillhandahålls av kostnadsredovisning måste presenteras i rätt form vid rätt tidpunkt till rätt person för att göra det mer meningsfullt.

(iii) Flexibilitet:

Kostnadssystemet måste vara flexibelt så att det kan ändras enligt förändrade förhållanden och omständigheter. Systemet utan sådan flexibilitet kommer att vara outmoded på grund av snabba förändringar i näringslivet. Således måste systemet ha expansion eller sammandragning utan stor förändring.

(iv) Ekonomisk:

Ett kostnadssystem är som andra ekonomiska varor. Det kostar pengar precis som ekonomiska varor. Om systemet är för dyrt, kan ledningen vara ovillig att betala, eftersom köparna inte är villiga att betala för varorna om de är dyra jämfört med deras användbarhet. Ett kostnadssystem borde inte vara dyrt och måste anpassas efter verksamhetens ekonomiska kapacitet.

Fördelarna som härrör från systemet måste vara mer än sina kostnader eftersom förvaltningen kommer att vara villig att installera systemet när det uppfattas att förväntade fördelar överstiger dess uppfattade förväntade kostnader. Kort sagt, systemet måste vara ekonomiskt med beaktande av företagets krav. Kostnaden för installation och drift av systemet borde motivera resultaten.

(v) Jämförbarhet:

Kostnadssystemet måste vara sådant att det kan tillhandahålla fakta och siffror som är nödvändiga för ledningen för att utvärdera prestanda genom att jämföra den med tidigare siffror, eller siffror om andra problem eller mot branschen som helhet eller annan avdelning av samma intresse.

(vi) Möjlighet att presentera information vid önskad tid:

Systemet måste tillhandahålla korrekt och aktuell information så att det kan vara till hjälp för ledningen för att fatta beslut och lämpliga åtgärder för kostnadskontroll.

(vii) Nödvändigt samarbete och deltagande av ledande befattningshavare från olika avdelningar är viktigt för att utveckla ett bra system för kostnadsredovisning. Dessutom bör ledningen ha förtroende för kostnadssystemet och bör också ge en hjälpande hand för sin utveckling och framgång.

(viii) Kostnadssystemet bör inte offra verktyget genom att införa noggranna och onödiga detaljer.

(ix) Ett noggrant fasat program bör utarbetas med hjälp av nätverksanalys för systemets införande.

(x) Minimala ändringar i befintlig uppställning:

Det befintliga delegationssystemet och uppdelningen av myndighet och ansvar får inte störs med kostnadssystemet. Systemet måste så långt som möjligt vara så att det stör störningen av den befintliga organisatoriska inställningen.

(xi) Formenhetens enhetlighet:

Alla former och proformer mm som behövs för systemet ska vara likformiga i pappersstorlek och kvalitet. Högre effektivitet kan erhållas genom att använda papperets färg för att skilja olika former. Tryckta formulär ska innehålla instruktioner om användning och bortskaffande. Formulär ska lämpligen utformas för insamling och spridning av kostnadsdata.

(xii) Minimiarbete:

Fyllning av blanketterna av förmän och arbetstagare bör involvera så lite arbete som möjligt eftersom de flesta arbetare inte är välutbildade. För att säkerställa tillförlitlig statistik bör varje originalpost stödjas av examinatorens signaturer.

(xiii) Effektivt system för materialkontroll:

Det borde finnas ett effektivt system för butiker och lagerstyrning eftersom material vanligen står för en större andel av den totala kostnaden. En bra metod för prismaterial som utfärdas till produktion bör följas.

(xiv) Lämplig löneförfarande:

Det bör finnas ett väldefinierat löneförfarande för att registrera arbetstiden för olika arbetstillfällen, för att förbereda lönearken och betala löner. Således kommer införandet av väldefinierat lönesystem att bidra till att styra kostnaden för arbetskraft.

(xv) Avdelningsanalisering av utgifter:

En ljudplan bör utformas för insamling, fördelning, fördelning och absorption av allmänna kostnader för att fastställa kostnaden noggrant.

(xvi) Avstämning av kostnadsredovisning och finansiella konton:

Om möjligt bör kostnadsräkningarna och de finansiella konton kopplas samman i ett integrerat bokföringssystem. Om detta inte är möjligt ska systemen vara så utformade att de två uppsättningarna av konton kan leda till lätt avstämning.

(xvii) Externa faktorer:

Installationen av ett kostnadssystem beror huvudsakligen på företagets interna faktorer, men externa faktorer kan också påverka systemets struktur. Till exempel, kostnadsreglering regler som gäller för vissa industrier som anmälts av staten kräver vissa kostnadsinformation som ska utvecklas och inkluderas i bokföringen. Därför bör ett idealiskt kostnadssystem ta hand om såväl interna som externa faktorer.

(xviii) Kostnadsrevisorns uppgifter och ansvar:

Under ett bra kostnadsregnskabssystem bör uppgifterna och ansvaret för kostnadsrevisoren vara tydligt definierade. Kostnadsrevisoren ska ha tillgång till alla verk och avdelningar.

Sammanfattningsvis är primärt kriterium för ett idealkostningssystem: Hur bra hjälper det att uppnå förvaltningsmål i förhållande till kostnaderna?

Installation av ett kostnadssystem:

De grundläggande faktorer som en kostnadsrevisor bör överväga när man inför ett system för kostnadsberäkning är:

(i) Den befintliga organisationen ska vara störd så lite som möjligt.

(ii) Systemet bör gradvis och smidigt införas.

(iii) Även om överutarbetande av register borde undvikas, skulle det vara en falsk ekonomi att skära ut väsentliga och försämra effektiviteten.

Steg för installation:

Stegen som ska vidtas vid installation av ett kostnadssystem anges nedan:

1. Målsättning att uppnås genom kostnadssystemet:

Kostnadssystemet kommer att vara enkelt om målet endast är att bestämma kostnaderna men det måste vara utförligt om målet är att få information som hjälper ledningen att utöva kontroll och fatta beslut.

2. Studera den befintliga organisationen och rutinen:

I detta sammanhang är de punkter som ska noteras - verksamhetens art och verksamheten eller processen, omfattningen av ansvar och befogenhet som bifogas de olika funktionärerna, fabriksutformningen med särskild hänvisning till tillverkningsavdelningarna, metoder för att hantera materialutsläpp, system för tidsregistrering och metoder för beräkning och betalning av löner, systemet för utfärdande av order för produktion till fabriken samt mängden fasta, halvvariabela och rörliga omkostnader.

3. Besluta om kostnadsredovisningens struktur:

Vilket system för kostnadsredovisning är lämpligt och omfattningen av detaljerna som krävs kan beslutas efter en grundlig studie av tillverkningsprocessen och deras tillhörande tjänster. Kostnadsräkningens struktur bör följa den naturliga produktionslinjen. sekvensen kan vara enkel, analytisk eller syntetisk. Systemets utformning ska vara sådan att det sker en gradvis uppbyggnad av kostnaden vid varje betydande produktionsstadium då produkten fortsätter att slutföras.

4. Fastställande av kostnadskurser:

Detta innebär en grundlig undersökning av fabriksförhållandena och beslut fattas om att kostnaderna ska klassificeras direkt och indirekt, gruppering av indirekta kostnader till produktion, försäljning, administration etc., behandling av avfall av alla slag, metoder för prissättning, metoder för återvinning av allmänna kostnader och beräkning av overheadräntor. En fullständig kostnadsredovisningskod bör upprättas så att utgifterna snabbt kan klassificeras på kontoret både vad gäller källa och orsak.

5. Introduktion till systemet:

Inget kostnadssystem kan förväntas fungera effektivt om inte alla tjänstemän kan samarbeta. Innan systemet träder i kraft, bör systemets konsekvenser förklaras för att alla indikerar för dem de fördelar som kommer att uppstå för var och en för verksamheten som helhet.

Men komplett systemet är, det bör introduceras enbart i etapper och de befintliga rutinerna och rutinerna bör utnyttjas om det inte finns goda skäl att ersätta dem. Till exempel kan en start göras med butikerna genom att införa riktiga konton för kvitton och problem, öppnande av bin-kort, butiker, ledgers etc.

6. Organisera kostnadskontoret:

Det är alltid bättre att kostnadskontoret ligger intill fabriken, så att förseningar i att dirigera dokument eller för att rensa avvik och tvivel undviks. Kostnadspersonalen måste få tillgång till arbetena om de ska utföra sina uppgifter korrekt.

Storleken på personalen beror på volymen av det aktuella arbetet. En kostnadsorganisation värderar inte sin existens om den inte kan presentera siffror med snabbhet och noggrannhet och observera enkelhet i presentationen av resultat.

Kostnadskontorets uppgifter faller inom följande områden:

(i) Lagrar konton:

Utstationering av materialkvitton och lagring av problem i butiksledare, förberedande materialabstrakt.

ii) Arbetsredovisning:

Utvärdering av tidskrifter, jobbkort mm, förberedelser av laborabstrakt. I vissa fall beredning av faktiska lönrullar.

(iii) Kostnadskonton:

Bokföring av alla kostnadsredovisningar om jobb eller process eller tjänstekonton.

(iv) Kostnadskontroll:

Bokföring av kostnadskontrollkonton från data som levereras från avsnitt (i) till (ii) ovan.

Förberedelse av särskild statistisk och annan information för ledningen för genomförande av särskild utredning och förberedelse av periodiska handelsdeklarationer.

7. Kostnadskontorets förhållande till andra avdelningar:

Kostnadsavdelningen ska fungera självständigt, kostnadscheckaren görs direkt ansvarig för verkställande direktören eller verkställande direktören. Kostnadssystemet bör utformas för att fungera förvaltningen på alla nivåer.

Kostnadsrevisoren bör därför utforma hela sitt system med register och rapporter etc. med detta ändamål i sikte. Han måste känna till och förstå problemen i produktionsprocessen och försöka översätta dem till ekonomiska konsekvenser så att rätt beslut kan fattas.

8. Myndighet och ansvar:

Myndighet och ansvar bör klart definieras om kostnadssystemet ska lyckas. Det bör inte finnas någon tvetydighet, allt borde vara tydligt.

Sammanfattningsvis bör ett kostnadssystem kompletteras på ett sätt som gör det möjligt att beräkna försäljningskostnaden. tillhandahålla medel för värdering av varulager hjälp i kontroll och hantering av ett företag, mäta effektiviteten hos män, material och maskiner, identifiera avfall som samlas in genom kostnadskoder för att bana väg för kostnadsminskning, möjliggöra jämförelse mellan företag, tillhandahålla data för prissättning och politiskt beslut och utgör en grund för beredningen av olika analytiska rapporter.

Praktiska svårigheter att installera ett kostnadssystem:

Praktiska svårigheter, förutom de tekniska kostnadsproblem som en kostnadsrevisor måste möta vid installation av ett kostnadssystem är:

1. Brist på stöd från Top Management:

I de flesta fall införs kostnadsredovisningssystemet utan stöd av toppledningen i alla funktionsområden. Även verkställande direktör eller ordförande introducerar ofta ett sådant system utan att konsultera avdelningscheferna. Avdelningscheferna behandlar det som en störning i sitt arbete av personer som är involverade i ett kostnadssystem. Således skapar det rädsla i avdelningen för cheferna som de behandlar systemet som en anordning för att kontrollera sina aktiviteter.

2. Motstånd från befintlig redovisningspersonal:

När ett nytt system införs är motståndet naturligt, eftersom den befintliga personalen kan känna att de skulle förlora sin betydelse och kan vara osäker på deras ställning i organisationen.

3. Icke-samarbete på andra nivåer i organisationen:

Arbetstagarna, tillsynsmännen och andra anställda kan också åsidosätta det extra pappersarbetet som kan uppstå på grund av införandet av kostnadssystem och får inte samarbeta med andra avdelningar för att tillhandahålla den information som är absolut nödvändig för ett smidigt och effektivt arbete av något redovisningssystem .

4. Brist på utbildad personal:

Det kan vara brist på kostnadsrevisorer att hantera arbetet med kostnadsanalys, kostnadskontroll och kostnadsreduktion. Kostnadsavdelningens arbete kan inte hanteras utan tillgång till utbildad personal.

5. Tung kostnad för att driva systemet:

Kostnaden för att driva ett system kan vara tungt om inte kostnadssystemet är korrekt utformat enligt kraven i varje enskilt fall. Systemet kan kunna tillhandahålla information som krävs av alla ledningsnivåer. Det kan innebära ytterligare pappersarbete. Således kommer driftskostnaden för systemet att vara tung.

Åtgärder för att övervinna praktiska svårigheter:

För att övervinna ovanstående svårigheter föreslås följande steg:

1. Stöd från toppledningen:

Före installationen eller driften av ett kostnadssystem måste det finnas ett starkt engagemang för systemet hos den högsta ledningen. Detta kommer att skapa kostnadsmedvetenhet och intresse för kostnadsförbättringar bland teknisk, produktion och toppledning.

2. Utility av system till befintlig personal :

Den befintliga redovisningspersonalen bör vara imponerad av behovet av att komplettera det befintliga finansiella redovisningssystemet. Det kommer att bredda en revisors arbete och skapa nya möjligheter för redovisningspersonalen.

3. Arbetarförtroende för samarbete:

De olika medarbetarna måste vara välutbildade om de fördelar som kan erhållas från ett sådant system. Arbetstagarnas förtroende bör uppnås i systemet för att få sitt samarbete innan åtgärder vidtas för att sätta systemet i praktiken.

4. Utbildning av befintlig redovisningspersonal:

Den befintliga personalen som arbetar i räkenskapsavdelningen måste vara korrekt, utbildad i kostnadsmetoder och tekniker med hjälp av Institutet för kostnads- och verkstadsrevisorer i Indien, Calcutta.

5. Kostnadssystem enligt specifika krav på oro:

Systemet ska installeras och drivas enligt kraven i ett specifikt fall, så att det inte får medföra tunga kostnader för problemet. Det borde undvika extra onödigt arbete så långt som möjligt. Systemet, när det installeras och drivs, kommer att ge många fördelar till oroet jämfört med kostnaden och visa sig fördelaktigt för oro.

6. Rätt tillsyn:

Det bör finnas korrekt tillsyn efter installationen och kontinuerliga ansträngningar från kostnadsrevisoren för att göra systemet framgångsrikt och för att uppnå det önskade målet om kostnadsbedömning, kostnadspresentation och kostnadskontroll.