Redovisningsmaskiner i ett kontor: Betydelse och system

Användning av moderna kontorsmaskiner-redovisningsmaskiner:

Menande:

Redovisningsmaskiner är senare utvecklingen av enkla tillsatser. Dessa maskiner används för att hantera kassaböcker, tidskrifter, ledgers, costing abstracts, betalningsrullning, fakturering etc. samt skrivning av checkar, kvitton, inlösenkort etc.

Praktiskt taget ett stort antal manuella kontor kan göras av sådana maskiner. De har stor inverkan på den allmänna kontorsadministrationen på grund av ökad fart och noggrannhet i arbetet, kontroll av bedrägeri och kontroll.

I stor utsträckning är redovisningsmaskiner av två slag: nyckelopererade och stansade kort. Den senare typen är avsedd för mer statistiskt arbete och databehandling. Redovisningsmaskiner är nu vanlig utrustning hos stora officerare. Loose-leaves och kort används numera i allt högre grad i redovisning istället för böcker och användning av lösa blad och kort med korrekt kontroll accepteras av skatt och andra myndigheter.

Systemet:

Nyckelfärdiga bokföringsmaskiner ser ut som gigantiska skrivmaskiner med några extra prylar. Sådana maskiner är kombinationer av skrivmaskin och tillsatsmaskin.

De olika delarna av en redovisningsmaskin består av:

(ett tangentbord:

Tangentbordet kan vara numeriskt eller alfanumeriskt. I den tidigare formen kan endast figurarbete göras och i den senare formulärbeskrivningen kan läggas till.

(b) Matning:

Kort, blanketter etc. måste mata till tangentbordet. Det finns olika typer av matning: främre matning, bakmatning, kombinerade matar etc. I en bäddmaskin kan korten eller blanketterna och till och med en storleksbok placeras på maskinens bädd under tangentbordet och tangenterna drivs för inmatningar.

c) Automatiska kontroller och kontroller:

Det finns enheter för kontroll och kontroll av poster och beräkningar.

(d) Övriga funktioner:

Det finns flyttbara stänger för att passa in och ta ut för att passa olika former av konton som ska förberedas. Pappersband kan tillverkas som en biprodukt som ska användas i en dator för analys. Elektroniska bokföringsmaskiner gör också beräkningarna som en räknemaskin.

Vanligtvis debiteras poster och kreditposter separat eller en i taget och inte samtidigt som handskrivning. Kort på olika kontohuvuden väljs från en bricka och matas och tas sedan ut automatiskt. Detta kallas "pulling" och "stuffing".

Skrivbord:

Ett kontor som inte har råd att köpa dyra bokföringsmaskiner kan använda skrivbord. Dessa brädor är gjorda av plast med clips för att fästa dem från toppen. Inlägg görs manuellt i ett antal dokument genom att använda kolpapper som kräver samma information. Exempelvis kan försäljningsdagbok, försäljningsbok och försäljningsberättelse samtidigt förberedas genom att hålla olika brevpapper med korrekt inriktning med hjälp av klippen och med manöverspakarna.