Delegationsregler och principer - Förklarade!

För att göra delegationen mer effektiv finns det vissa viktiga guider, regler och principer. Dessa är följande:

1. Delegations klarhet:

Oavsett om det är specifikt eller allmänt, skriftligt eller oskriven måste delegering av auktoritet vara tydligt med avseende på dess innehåll, funktionella relationer, räckvidd och uppdrag. Otydlighet leder till dåliga resultat och tenderar att göra delegationen mindre effektiv.

Delegationsprincipen innebär också att man klart och tydligt definierar de horisontella och vertikala förhållandena för positionen för varje underordnad övriga positioner i organisationen. Varje underordnad måste känna till sin egen position i organisationsstrukturen och borde också veta hur hans eller hennes ställning passar i den övergripande ledningshierarkin.

Varje chef måste känna till alla de som arbetar under honom eller henne och även de som upptar positioner högre än honom eller henne i organisationen. Detta hjälper till att söka vägledning och även att ge vägledning när det gäller skalärkedja som är etablerad i organisationen.

Specifika skriftliga delegationer hjälper både chefen och mottagaren av myndighet. Men när man går upp i organisationsstrukturen blir sådana specifika delegationer allt svårare.

Principen om klarhet bör inte anses innebära att myndighetens relationer mellan underordnade och seniorer, när de är etablerade, blir oföränderliga. Med förändringarna i arbetet bör myndighetsdelegationen ändras på lämpligt sätt.

2. Delegationen ska överensstämma med förväntad resultat:

Innan man fortsätter med en faktisk delegering av auktoritet till en underordnad, bör en chef känna till de jobb och resultat som förväntas av en sådan delegation. Endast så mycket av myndighet som är tillräcklig för att uppnå resultaten bör delegeras. Denna princip fungerar på grund av att målen är fastställda, planer görs och arbetstillfällen inrättas för att uppnå eller genomföra dessa mål. Denna princip bidrar också till att minimera farorna med att delegera för mycket eller för liten auktoritet.

3. Ansvar kan inte delegeras:

Skyldigheten att utföra den tilldelade uppgiften är absolut och delas inte upp när myndigheten delegeras till en underordnad. Verkställande direktören, även efter delegationen, är ansvarig för styrelsen för ledning och övervakning av hela företaget.

Om denna princip bryts kommer tre viktiga konsekvenser att följa:

(a) Om en chef kan överföra en skyldighet tillsammans med delegering av befogenhet till underordnade, kommer regeln för en enda kommandokedja att brytas.

b) Förvaltningen på topp ska ha stort ansvar och ändå inte ansvarigt för resultaten.

c) Om en chef får delegera ens hans eller hennes skyldighet, finns det ingen möjlighet att veta vem som är ansvarig för vad.

När befogenhet delegeras är således inte förpliktelser överförda organisationen. ganska nya ansvarsområden skapas på varje nivå.

Paritet av myndighet och ansvar:

När auktoritet delegeras ansvarar ansvaret och samexisterar med myndighet. Underordnade kan hållas ansvariga för de uppgifter som de tilldelats dem för att döma omfattningen av den myndighet som delegerats till dem för att uppnå döden.

En försäljningschef kan följaktligen inte hållas ansvarig för produktionsfel, för vilka han eller hon inte fått någon auktoritet. Så också en butikskonsulent kan inte hållas ansvarig för utgivande av material mot felindelningar som tagits emot från affärshanteraren. Därför bör myndighet och ansvar relatera till samma uppgift.

Undantagsprincipen:

Myndigheten delegeras för att driva beslutsprocessen så nära informationskällan som möjligt. Mottagarna av myndigheten bör använda den korrekt och ta alla beslut som omfattas av myndighetens räckvidd.

Endast i undantagsfall, då de inte kan fatta beslut på egen nivå, ska de hänvisa dem uppåt för övervägande och beslut av överordnade.

Genom att delegera myndighet befriar en chef sig inte av sitt ansvar. Det är därför viktigt att en chef ska utforma lämpliga kontrollmetoder för att säkerställa att den delegerade myndigheten används korrekt och resultat uppnås enligt förväntningar.

Att samla ihop myndigheten hos två eller flera chefer innan ett problem kan lösas eller ett beslut fattas beskrivs som en splittrad myndighet.

Delad myndighet:

Framkomsten av en överordnad mot underordnarna för att fatta beslut kallas gemensam myndighet.