Kontinuerlig företagsförbättringscykel (4 faser)

Den kontinuerliga förbättringscykeln består av fyra faser.

Fas 1 Processval och definition:

Det innebär att välja och definiera en kritisk process (relaterad till affärsstrategin) med möjlighet till kontinuerlig förbättring.

Fas 2 Processutvärdering och standardisering:

Detta består av beskrivning, utvärdering och standardisering av processen som valts för förbättring.

Fas 3 Processförbättring:

Detta innebär kontinuerlig förbättring av utvärderad process enligt PDCA-cykel (dvs. Plan-Do-Check Act-cykeln)

Fas 4 Personlig förbättring:

Detta hänvisar till den kontinuerliga förbättringen av den person som bär processen förbättring enligt den nya PDAC-cykeln (dvs. Plan-Do-Act-Challenge-cykeln).

Dessa fyra faser diskuteras kortfattat i följande punkter.

Fas 1 Processval och definition:

I den första fasen av kontinuerlig förbättringscykel betonas valet av den kritiska processen för förbättring och definitionen av den valda processen. I denna fas ingår följande aktiviteter.

(i) Ställa in scenen för kontinuerlig processförbättring genom att formulera organisationsbalanspoängkortet (OBSC) som omfattar organisationsuppdraget, vision, kärnvärden, kritiska framgångsfaktorer, mål, prestationsåtgärder, mål och åtgärder för processförbättring. OBSC är uppdelad i fyra perspektiv, dvs. finansiella, kunder, interna processer och kunskap och lärande.

(ii) Att bilda en styrgrupp där ledningen också aktivt deltar. Ett steg för att förbättra processen genom att skapa en miljö för att uppmuntra och närma både processförbättring och personlig förbättring.

(iii) Definiera de kritiska processerna relaterade till OBSC och bestämma relevanta processer baserade på kritiska framgångsfaktorer.

(iv) Välja den mest kritiska processen (som utgör det största problemet eller den största möjligheten i den nuvarande situationen). Det innebär att välja en process som gruppen kommer att fokusera på för förbättring.

(v) Att utse en processägare till den valda processen som ansvarar för förbättringen av den valda processen. Processägaren fungerar som sponsor, personen i styrgruppen fungerar som rådgivare för förbättringsprojektet. Processägaren ansvarar för att processen fungerar väl och har befogenhet att ändra den processen.

(vi) Installera ett förbättringslag av processägaren och ge laget ägandet över sina processer.

(vii) Att ha processägaren och gruppmedlemmarna definierar den valda processen. Att definiera processen är en nödvändig förutsättning för att processen ska kunna förbättras.

Processdefinitionen omfattar: (a) interna / externa kunder, (b) inmatningar, (c) processer och (d) utgångar.

(viii) Träning laget för att använda förbättringsmetoderna och teknikerna och även träna lagledaren för att bli tränare.

(ix) Formulera en förbättringsplan som innefattar teamets uppgift, projektets titel, förbättringsmål, prestationsbedömningsåtgärder, schema för genomförande, begärda medel, typ av stöd som behövs från toppledningen, konsekvenser av att införa förbättringsprocessen, förväntad anställd motstånd mot införandet av förbättringsprocessen etc.

(x) Samla nödvändig information och analysera relaterad kunddata och klagomål och registrera den förändrade processen med hjälp av flödesschema.

Fas 2 Processutvärdering och standardisering:

I denna fas beskrivs den valda processen i detalj för att kontrollera om processen är klart förstådd eller inte. Detta kräver standardisering av processen, mätning och granskning av processens prestanda, identifiering av processens korta ingrepp och analysering av problemen med processen.

Genom att standardisera processen är det nuvarande bästa sättet att utföra den processen etablerad. Detta görs för att alla ska förstå processen och processen används konsekvent på samma sätt varje gång. Processstandarderna ger baslinjen för kontinuerlig processförbättring.

De viktiga aktiviteterna i denna fas är:

(i) Definiera och beskriva den valda processen

(ii) Mätning av processens prestanda utifrån den beskrivna prestationsåtgärden

(iii) Analysera tillgängliga processdata

(iv) Utföra orsak- och effektanalyser och

(v) Identifiera grundorsaker

Fas 3 Processförbättring:

I denna fas förbättras den valda processen fortlöpande på. PDCA-cykeln används för detta ändamål.

De olika faserna i denna cykel är:

(jag planerar:

Förbättringsplanen som formulerades under fasen "processval och definition" uppdateras. Förbättringsmålen bestäms, förbättringsåtgärder och hur de är relaterade till OBSC anges och lösningar som adresserar de angivna kraven och problem orsaker utvecklas.

(ii) Gör:

Förbättringsplanen utförs i begränsad omfattning, de valda lösningarna testas, experiment utförs och lagmedlemmar utbildade sig i att använda förbättringsmetoder och tekniker.

(iii) Kontrollera:

Effekterna av processförändringen mäts, resultaten av dessa förbättringsåtgärder granskas utifrån resultatåtgärder, i vilken utsträckning förbättringsmålen kan realiseras med dessa åtgärder kontrolleras och resultaten jämförs med normerna.

(iv) Lag:

Resultaten genomförs, dvs processförbättringen introduceras, processen tas under kontroll, den slutliga processändringen görs, resultaten utvärderas, processen förbättras kontinuerligt och övervakas, den förbättrade prestandan dokumenteras och den möjliga processen ändras standardiserad.

Fas 4 Personliga förbättringar:

Den organisatoriska förändringen orsakas av den kumulativa effekten av alla individs ansträngningar att förbättra sig själva, deras jobb och deras organisation. Individuella självförbättringstekniker är till hjälp för att fokusera personliga förbättringsinsatser för varje person i organisationen.

Under den personliga förbättringsfasen ligger fokus på den kontinuerliga förbättringen av individens kompetens och beteende, som ligger till grund för individuell utveckling, personlig framgång och välbefinnande.

PDAC-cykeln används. De olika faserna i denna cykel är :

(jag planerar:

Formulera eller uppdatera ditt personliga balanserade poängkort (PBSC) som fokuserar på ditt jobb och fritid.

(ii) Gör:

Börja med ett enkelt mål från din PBSC med motsvarande förbättringsåtgärd. Fokusera på de saker som du inte är bra på, på de vanor som begränsar dig, på de som har ett ogynnsamt inflytande på ditt liv och de som levererar dåliga resultat. Fokusera på ansträngningen av din förbättringsåtgärd. Dela din PBSC med en betrodd kollega eller vän och se till att din handledare har stöd.

(iii) lag:

Kontrollera om förbättringsåtgärden fungerar och vidta åtgärder när den inte fungerar. Granska resultaten enligt definierade personliga prestationsåtgärder och mål. Kontrollera i vilken utsträckning du har insett dina personliga mål. Utveckla dina kompetenser för att uppnå de valda målen. Genomför den beprövade personliga förbättringen och bedömer personliga resultat.

(iv) Utmaning:

Acceptera större utmaningar genom att välja ett svårare mål och motsvarande förbättringsåtgärder från din PBSC och fortsätta med det.