Tillvägagångssätt och tekniker som används för miljöskanning

Tillvägagångssätt och tekniker som används för miljöskanning!

Den externa miljön där en organisation existerar består av en förvirrande mängd faktorer. Dessa faktorer är händelser, trender, problem och förväntningar hos olika intresserade grupper. Händelser är viktiga och specifika händelser äger rum i olika miljösektorer.

Tendenser är de allmänna tendenser eller handlingsplaner längs vilka händelser som äger rum. Frågor är de aktuella problem som uppstår på grund av händelser och trender. Förväntningarna är de krav som intresserade grupper ställer mot bakgrund av deras oro för frågor.

Genom att övervaka miljön genom miljöskanning kan en organisation överväga effekterna av de olika eveutvecklingarna, frågorna och förväntningarna på strategins ledningsprocess. På samma sätt är varje organisation som står inför en miljö som en komplex, helt avgörande, och strategier måste hantera försiktigt med miljöprocesser.

Ansträngningen måste vara att hantera det är så att onödig tid och ansträngning inte utnyttjas, medan viktiga fakta inte ignoreras. För att detta ska äga rum är det viktigt att utforma ett tillvägagångssätt eller en kombination av olika metoder, till miljöskanning.

Tillvägagångssätt för miljöskanning:

Experterna har föreslagit tre tillvägagångssätt som kan antas för att sortera ut information för miljöskanning.

1. Systematisk tillvägagångssätt:

Under denna metod samlas information för miljöskanning systematiskt. Information om marknader och kunder, förändringar i lagstiftning och förordningar som har en direkt inverkan på organisationens verksamhet, regeringens policyutlåtanden rörande organisationens näringsliv mm kan samlas in kontinuerligt uppdatering är sådan information inte bara nödvändig för strategisk förvaltning utan även för operativa aktiviteter.

2. Ad hoc-strategi:

Med hjälp av detta tillvägagångssätt kan en organisation genomföra särskilda undersökningar och studier för att hantera specifika miljöfrågor från tid till annan. Sådana studier kan exempelvis genomföras när organisationen måste genomföra särskilda projekt, utvärdera befintlig strategi eller utforma nya strategier. Förändringar och oförutsedda utvecklingar kan undersökas med avseende på deras inverkan på organisationen.

3. Förfarande för bearbetning av formulär:

För att anta detta tillvägagångssätt använder organisationen information i en behandlad form tillgänglig från olika källor både inom och utanför organisationen. När en organisation använder information som tillhandahålls av myndigheter eller privata institutioner använder den sekundära datakällor och informationen är tillgänglig i bearbetad form.

Informationskällor:

Ett företag kan få information från olika källor, men det bör säkerställas att informationen är korrekt. Den korrekta källan bör tappas för specifik information för mer noggrannhet. Information som mottas av sekundära källor kan ibland även missleda strategichefer.

Därför är det viktigt att informationen ska verifieras för korrekthet innan den behandlas och beslut fattas utifrån det.

De olika källorna där information kan samlas är:

1. Ett internt dokument, dvs. filer, register, managementinformationssystem, anställda, standarder, ritningar, diagram etc.

2. Handelskataloger, tidskrifter, tidskrifter, tidningar, böcker, nyhetsbrev, offentliga publikationer, årsrapporter för företag, fallstudier mm

3. Internet, tv, radio nyheter etc.

4. Externa organ som kunder, leverantörer, kontrollorgan, marknadsföringsförmedlare, återförsäljare, annonsörer, föreningar, fackföreningar, myndigheter, aktieägare, konkurrenter etc.

5. Marknadsundersökningsrapporter, konsulter, utbildningsinstitut, testlaboratorier etc.

6. Spioning anses vara ett kraftfullt sätt att extrahera information från andra företag.

Det är uppenbart att kronologisk informationsordning också är ganska viktig för strategicheferna. Vanligtvis är information som mottas från myndigheter ganska komplex, eftersom bearbetning tar längre tid. Informationen från konkurrenterna är ganska dyr men det är vanligtvis fräsch och är ganska användbar.

Tekniker som används för miljöskanning:

De tekniker som används för miljöskanning kan vara antingen mycket systematiska till intuitiva. Val av teknik beror på data som behövs, datakälla, tidslinjer för information, relevans, kostnader för information, kvantitet, kvalitet och tillgänglighet av information etc.

Några av de metoder som används i stor utsträckning kan kategoriseras enligt följande: Scenarioskrivning, Simulering, Singelvariabel extrapolering, Morfologisk analys, Korspåverkan, Field Force Analysis, Game Theory, etc. Teknikerna är antingen statistiska eller matematiska. Däremot är dömande och institutiva tekniker också i stor utsträckning.

Hela processen består av följande steg:

1. Stora händelser och trender i miljön studeras.

2. En orsak och effekt relation etablerad med hänsyn till händelser och trender för lång och kort sikt. Detta görs genom hjärnstormning i en grupp.

3. Diagram som visar samband mellan olika faktorer utarbetas och ett försök görs för att kvantifiera resultaten.

4. Studien granskas av en expertgrupp som är övertygad om varje aspekt och om eventuella strategier som kan beslutas.