Topp 8 steg involverade i inköpscykel av material

Denna artikel lyfter fram de översta åtta stegen som är involverade i inköpscykeln av material.

Steg # 1. Ta emot och analysera inköpsrekvisition:

Inköp rekvisitioner börjar med avdelningen eller personen som kommer att vara den ultimata användaren. I planeringsmiljön för materialkrav publicerar planeraren en planerad order som tillåter inköpsavdelningen att fortsätta och bearbeta en inköpsorder.

Inköpsrekvisitionen innehåller åtminstone följande information:

en. Originatorens identitet, undertecknat godkännande och konto till vilken kostnad som tilldelats.

b. Materialspecifikation.

c. Mängd och måttenhet.

d. Obligatoriskt leveransdatum och plats.

e. Eventuell annan kompletterande information krävs.

Steg # 2. Val av leverantörer:

Att identifiera och välja leverantörer är viktiga ansvarsområden för inköpsavdelningen. För rutinposter eller de som inte har köpts tidigare, förvaras en lista över godkända leverantörer. Om föremålet inte har köpts före eller det inte finns någon acceptabel leverantör på fil, måste en sökning göras.

Om beställningen är av litet värde eller för standardartiklar kan en leverantör troligen hittas i en katalog, handelsjournal eller katalog.

Steg # 3. Begär offert:

För större föremål är det vanligtvis önskvärt att utfärda en offertförfrågan. Detta är en skriftlig förfrågan som skickas till många leverantörer för att säkerställa att konkurrenskraftiga och tillförlitliga citat tas emot. Det är inte en försäljningsorder. Efter att leverantörerna har slutfört citaten och returnerat den till köparen, analyseras citat för pris, överensstämmelse med specifikation, försäljningsvillkor, leverans och betalningsvillkor.

För varor där specifikationerna kan skrivas noggrant är valet sannolikt gjort på pris, leverans och försäljningsvillkor. För artiklar där specifikationer inte kan skrivas exakt, kommer de angivna varorna att variera. Noteringarna måste utvärderas för tekniska faktorer och pris. Vanligtvis är både utfärdande och inköpsavdelningar inblandade i beslutet.

Steg # 4. Bestämning av rätt pris:

Detta är inköpsavdelningens ansvar och är nära kopplat till utbudet av leverantörer. Inköpsavdelningen är också ansvarig för prisförhandlingar och försöker få bästa pris från leverantören.

Steg # 5. Utfärda en inköpsorder:

En inköpsorder är ett lagligt erbjudande att köpa. En gång godkänd av leverantören blir det juridiskt kontrakt för leverans av varorna enligt de villkor som anges i köpavtalet. Beställningsordern är upprättad från inköpsrekvisitionen eller citat och eventuell ytterligare information som behövs.

En kopia skickas till leverantören. Kopior behålls genom inköp och skickas även till andra avdelningar som bokföring, ursprungsavdelningen och mottagande.

Steg # 6. Uppföljning och leverans:

Leverantören ansvarar för leverans av beställda varor i tid. Inköpsavdelningen ansvarar för att leverantörerna levererar i tid. Om det råder osäkerhet om att leveransdatum kan uppfyllas, måste inköpen ta reda på problemet i tid och vidta korrigerande åtgärder.

Det kan innebära att transporten blir snabbare, alternativa leveranskällor, att arbeta med leverantören för att lösa sina problem eller omplanera produktionen.

Inköpsavdelningen är också ansvarig för att arbeta med leverantören om eventuella förändringar i leveransbehov. Efterfrågan på objekt ändras med tiden, och det kan vara nödvändigt att påskynda vissa föremål eller trycka tillbaka leveransen på några andra. Köparen måste hålla leverantören informerad om de sanna kraven så att leverantören kan tillhandahålla vad som är önskat och när.

Steg # 7. Ta emot och acceptera varor:

När varorna är mottagna inspekterar mottagningsavdelningen varorna för att se till att de korrekta har skickats, är i rätt mängd och fraktbrevet som levereras av transportören. Mottagningsavdelningen accepterar sedan varorna och skriver upp en mottagningsrapport som noterar någon varians. Om ytterligare inspektion krävs, t.ex. genom kvalitetskontroll, skickas varorna till kvalitetskontroll eller hålls där för inspektion.

Om varorna är skadade kommer den mottagande avdelningen att rådgöra inköpsavdelningen och hålla varorna för ytterligare åtgärder. Under förutsättning att varorna är i ordning och inte kräver ytterligare inspektion, skickas de till ursprungsavdelningen eller till lager.

En kopia av mottagarrapporten skickas sedan till inköpsavdelningen och noterar någon avvikelse eller avvikelse från inköpsordern. Om beställningen anses fullständig i alla avseenden stänger mottagningsavdelningen sin kopia av inköpsordern och rådfrågar inköpsavdelningen i enlighet med detta.

Om det inte är så håller inköpsordern öppet i avvaktan på slutförandet. Om varorna också har inspekterats av kvalitetsstyrningsavdelningen, kommer de också att rådgöra inköpsavdelningen om varan har godkänts eller ej.

8. Godkännande av leverantörens faktura för betalning:

När leverantörens faktura är mottagen finns det tre delar av informationen som bör överenskomma - inköpsorder, mottagningsrapport och faktura. Varorna och kvantiteterna ska vara desamma på alla. Priserna och tilläggen till priserna bör vara desamma på inköpsordern och fakturan.

Alla rabatter och villkor för den ursprungliga beställningen måste kontrolleras mot fakturan. Det är jobbet hos inköpsavdelningen att verifiera dessa och för att lösa någon skillnad. Efter godkännande skickas fakturan till betalningsbetalning.