Hur man förbättrar kommunikationen inom din organisation? (17 sätt)

Några av sätten att förbättra kommunikationen inom din organisation är följande:

1. Tydlighetens klarhet:

Först måste vi vara tydliga om vad vi vill kommunicera. Detta kräver noggrann planering. Någon har mycket passivt sagt, "Det stora misstaget i kommunikationen är att tro att det händer". Man bör komma ihåg att all kommunikation är ett resultat av att tänka i förväg och planera vad som ska överföras till vem, på vilket sätt och när. Ingen meningsfull kommunikation sker utan hand eller slumpmässigt.

2. Sköta huvudet och hjärtat:

Emotionellt engagemang är lika viktigt som information när det gäller att locka en publik och motivera lyssnaren att förändras. Ett emotionellt svar ökar tiden och energin som en lyssnare brukar tänka på meddelandet. Dessutom förstärks de beslut som nås logiskt om beslutet också är känslomässigt givande. Fokus bör vara på mottagarens behov.

3. Dela av aktivitet:

Effektiv kommunikation är ansvaret för alla personer i organisationen. De kan vara på någon nivå-ledande eller icke-ledande. Alla måste arbeta mot ett gemensamt mål. Det betyder att alla av dem på olika sätt har en del i kommunikationsprocessen. Därför rekommenderas chefer att samråda med andra när det behövs. En användbar praxis är att komma ihåg rubrikerna "För åtgärder" och "För information" när kommunikationer planeras.

4. Användning av symboler:

Det har upprepade gånger sagts att kommunikation sker genom en ömsesidigt förstådd uppsättning symboler. Det innebär att både kodning och avkodning ska ske genom symboler som är kända för avsändaren och mottagaren.

Därför rekommenderas chefer och speciellt specialpersonal att undvika att använda högteknologiska ordförråd eller jargong som förstås endast inom en strängt begränsad grupp. De bör komma ihåg att bortom deras tekniska ordförråd finns ett allmänt förstått språk som inte skapar något kommunikationsproblem.

5. Fokusera på mottagarens behov:

När vi kommunicerar måste vi komma ihåg mottagarens behov av meddelandet eller informationen. Det bör vara vårt försök att se att allt meddelande eller information som vi skickar över måste vara av värde för mottagaren. Denna medvetenhet från vår sida kommer att göra honom mer mottaglig.

6. Användning av feedback:

En känd myndighet om organisationsbeteende säger "Använd feedback". Kommunikationen är endast klar när meddelandet förstås av mottagaren. Vi kan aldrig veta om han har förstått meddelandet om vi inte får feedbacken.

Många kommunikationsproblem uppstår på grund av missförstånd och felaktigheter. Vi kan undvika dessa problem genom att ställa frågor, begära ett svar på vårt brev och uppmuntra mottagaren att ge sina reaktioner på meddelandet.

7. Lyssna:

Kommunikationen kan inte vara effektiv om mottagaren lyssnar med vederbörlig uppmärksamhet eller förutseende. Det visar vidare att kommunikation är ett gemensamt ansvar för både avsändaren och mottagaren. Deltagande lyssnande är ett viktigt villkor för effektiv kommunikation.

8. Kontroll av känslor:

Det är ganska ledsen att notera att vi inte alltid kommunicerar på ett helt rationellt sätt. Vårt resonemang är ofta grumligt av negativa känslor eller känslor. Resultatet är att alla typer av missförstånd uppkommer på grund av känsloladdad kodning av meddelandet eller feltolkning av det inkommande meddelandet vid avkodningsnivån. Det är därför som moderna ledande experter rekommenderar oss att utöva självkontroll. Känslor, särskilt negativa känslor, kan helt enkelt leda till kommunikation.

9. Politeness av Manners:

I kommunikationen påverkas tonens röst, valet av språk och kongruens eller -logisk koppling mellan vad som sägs och hur det sägs på mottagarens reaktion. Det är därför som cheferna idag rekommenderas att undvika auktoritärism eller med andra ord att utöva auktoritet med nåd. Politeness uppmuntrar artighet och uppmuntrar deltagande kommunikation som involverar människor på alla nivåer. Verkligen effektiv kommunikation bygger på artighet och finess.

10. Eliminering av brus:

Alla möjliga ansträngningar måste göras för att eliminera elementet av brus som snedvrider kommunikationen vid överföringssteget. Allt som går fel med ljudutrustningen eller störningar i överföringsledningen är förbjuden att förstöra kommunikationen.

11. Förtydligande av antaganden:

Ingen effektiv kommunikation kan baseras på antaganden. Alla ansträngningar måste göras för att klargöra antagandena och ha en tydlig, positiv bild av mottagaren av vårt meddelande. På samma sätt måste mottagaren också bli av med alla antaganden om avsändaren.

12. Undvikande av tvetydigheter:

Kopplingar och tvetydigheter leder till semantiska problem. Avsender av meddelandet bör vara försiktig med att se till att mottagaren inte behöver gå längre än texten i meddelandet. Det är därför lämpligt att använda uttryckliga ord och uttryck. Och ord som har dubbel betydelse bör också undvikas.

13. Kommunikationssociologiska bakgrund:

Alla effektiva kommunikatörer tar hand om att förstå den socio-psykologiska bakgrunden till mottagarna av sina meddelanden. Den gyllene regeln är "förstå förstå, förstå då".

14. Meddelandets fullständighet:

Ett effektivt meddelande är ett komplett meddelande. Mottagaren ska inte lämnas gissa. Det kan leda till missförstånd. Ett komplett meddelande bär alla nödvändiga fakta och siffror.

15. Kortfattad uttryck:

Fullständighet betyder inte att det finns onödiga detaljer eller avvikelser. Ett effektivt meddelande är kortfattat och skarpt. För detta ändamål måste avsändaren vara clearheaded och korrekt inriktad i hans vision.

16. Cordial Body Language:

Denna punkt är speciellt viktig för muntlig kommunikation från ansikte till ansikte. Vi måste vara försiktiga med att se att vi upprätthåller rätt hållning, inklusive förtroende och artighet, ögonkontakt och så mycket som möjligt glädjande gester. Och positivt kroppsspråk bygger på positiva känslor.

17. Kommandon Uppmärksamhet:

Genom att visa hur relevant meddelandet är för mottagaren och få honom att inse sin användbarhet genom skonning att den är kompatibel med lyssnarnas övertygelse kan kommunikationen vara effektiv. Uppmärksamhet är mycket nödvändig för att säkerställa att alla relevanta uppgifter är inkluderade på rätt och tydligt sätt.