Effektiv affärskommunikation: Principer, 7C och fördelar

Läs den här artikeln för att lära dig om effektiv kommunikation. Efter att ha läst den här artikeln kommer du att lära dig om: 1. Principer för effektiv företags kommunikation 2. Sju Cs i effektiv kommunikation 3. Fördelar med effektiv kommunikation.

Principer för effektiv affärskommunikation:

Företagskommunikation är en dynamisk och komplex process.

För att göra processen effektiv och uppnå affärsmålen bör vi ta hänsyn till följande:

A. Utsikten över Chester I. Barnard:

Enligt Chester I. Barnard, företags kommunikation, för att vara effektiv, måste ha ett meddelande som är:

jag. Förståelig för mottagaren;

ii. Kompatibel med de berörda personernas intressen

III. Relevant för organisationens mål och

iv. Fysiskt och psykiskt livskraftigt.

B. Tio bud av den amerikanska förvaltningsorganisationen:

American Management Association har ordinerat följande tio väsentliga saker för effektiv företags kommunikation:

jag. Utforma en klar uppfattning om informationen före kommunikation.

ii. Fastställa syftet, målet eller syftet med kommunikationen

III. Skapa fysisk och psykologisk miljö för kommunikation;

iv. Utarbeta planer för kommunikation genom samråd

v. Välj korrekt ämnet för kommunikation;

vi. Få mottagaren att inse värdet av meddelandet;

vii. Uppföljning av kommunikationen;

viii. Ha en klar uppfattning om vikten av kommunikation.

ix. Agera i enlighet med kommunikation

x. Lyssna ordentligt.

C. Allmänna principer för effektiv affärskommunikation:

De allmänna principerna för effektiv affärskommunikation kan beskrivas enligt följande:

1. Klarhet:

Kommunikationsprocessen, för att tjäna syftet, måste säkerställa tydlighet i kommunikationen. En affärskommunikation har klarhet när den uttrycks på ett språk och överförs på ett sätt som kommer att förstås av mottagaren.

Det grundläggande syftet med kommunikation är att sammanföra två sinnen, och det kan bara vara möjligt när mottagaren på samma sätt förstår vad avsändaren betyder. Så, kommunikationen ska vara tydlig och enkel på ett lättförståeligt språk.

2. Adequacy:

Målet för kommunikation är att säkerställa ett optimalt informationsflöde. Det ska räcka för att täcka fältet. Kommunikationsprocessen måste se till att alla de meddelanden som behövs av de olika individerna i organisationen i samband med den effektiva urladdningen av deras officiella uppgifter måste strömma upp till dem och vidare att detta flöde avseende olika typer av meddelanden måste vara tillräcklig.

3. Uppmärksamhet:

Meddelandet, när det mottas, bör förstås ordentligt i sin mening och innehåll med full uppmärksamhet. Trots tydlighetens uttryck kan det väl sammansatta budskapet vara mycket svårt och kan som sådan inte förstås på grund av vår halvhjärttade uppmärksamhet.

Så mottagarens fulla uppmärksamhet och koncentration över meddelandet lyssna eller läsa bör anses vara mycket viktigt för en korrekt förståelse av meddelandet som kommuniceras. Om meddelandet mottar korrekt erkännande och förståelse i mottagarens händer, kommer kommunikatören att känna sig mycket uppmuntrad i sina ansträngningar.

4. Timing:

Användbarheten av något meddelande till mottagaren påverkas markant av dess aktualitet. Kommunikationsprocessen bör därför inte bara se till att meddelandet når mottagaren utan också att det når upp till honom / henne när han eller hon behöver det. Det är möjligt att en person kan behöva lite tid att sammanställa en information som har diversifierat och komplext innehåll.

En lämplig tidsperiod bör tillåtas för att överväga hur snabbt och tidskrävande informationen är.

5. Integritet:

Denna princip kräver att företagskommunikationen ska stödja organisationsstrukturen och målen. En kommunikation är ett medel och ett verktyg för att säkra och upprätthålla samarbete mellan de överordnade och underordnade som behövs för att uppfylla företagets mål.

För detta ändamål bör särskild uppmärksamhet ägnas åt ställningen för de underordnade cheferna som är kommunikationscentra. De borde ha stöd och uppmuntran att använda sina positioner och status. Toppchefer glömmer ofta detta och kommunicerar meddelanden genom att skicka dessa underordnade chefer i ett försök att kontakta direkt de anställda för vilka kommunikationen är menad.

Det här förfarandet kan inte vara enligt de underordnade cheferna som upptar viktiga positioner med bestämd status. Därför bör en kommunikation från topp till botten passera genom alla steg i linjemyndigheten.

6. Strategisk användning av informell organisation:

Informell organisation härrör från behovet av att överföra information. Det fortsätter med eller utan godkännande av cheferna och kan ha konstruktiva eller destruktiva ändamål. Så det bör vara en chefs plikt att använda det konstruktivt som ett kommunikationsmedel.

När den informella organisationen växer spontant är det inte lämpligt att dämpa eller stämpla ut det. Det bör inte heller ignoreras, men bör användas för att överföra och ta emot kommunikation för att komplettera den formella organisationen.

Detta kommer att säkerställa en ordentlig samordning och företagande insatser. Dessutom kan budskapet som flyter formellt mellan överordnade och underordnade tycka att de är otillräckliga och opålitliga för att hantera dem snabbt med korrekt förståelse. I en sådan situation är strategisk användning av informell organisation ledande för kommunikationsprocessen.

7. Balans mellan anpassningsbarhet och enhetlighet:

En organisations smidiga arbete beror delvis på enhetlighet. Ändå bör anpassningsförmågan tillgripas när olika situationer och individer är inblandade. Beställningar och rapporter kan kommuniceras via de system som ger möjlighet till anpassning till specifika situationer.

8. Ränta och godkännande:

Syftet med en affärskommunikation är att säkra ett positivt svar. Den person som kommuniceras ska vara intresserad av meddelandet och acceptera det. Nedåtgående kommunikation är effektivare om moralen är bra, och uppåtgående kommunikation går igenom när överlägsen är en bra lyssnare.

Medan man tillämpar principerna för kommunikation, bör man komma ihåg att de sällan kan verkställas. Så, frivillig godtagande av dessa principer av alla medlemmar av organisationen ska försökas.

9. Hälsning:

Rättvisa bör bibehållas till varje pris i alla meddelanden. I företagskommunikation, särskilt är artighet ett tecken på en bra organisation. Användning av artigt språk, ursäkta för ett misstag, tacka för en tjänst, svara på ett brev utan dröjsmål etc. är några av de exempel på artighet i företagskommunikation.

10. Känslighet:

Affärs kommunikation, för att vara effektiv, bör vara koncis. Endast nödvändiga fakta måste anges, för att undvika repetitioner.

11. Kanal:

Användning av direkt och kortast kanal sparar kommunikationsmaterialets föremål från distorsion. Försiktighet bör vidtas i detta avseende.

12. Feedback:

En kommunikation är komplett när feedback mottas från mottagaren. Det ultimata målet för kommunikation är uppfyllt genom denna princip.

13. Tvåvägskommunikation:

Envägskommunikation är inte önskvärd. Det kan inte uppfylla syftet med affärskommunikation. Både avsändaren och mottagaren bör kommunicera med varandra. Det hjälper feedbackprocessen.

Sju Cs i effektiv kommunikation :

En kommunikation för att vara effektiv kräver följande sju Cs:

1. Fullständighet:

De första kriterierna för en effektiv kommunikation är dess fullständighet. Meddelandet eller sammanhanget i meddelandet bör innehålla alla fakta som krävs för att mottagaren ska kunna reagera korrekt. En komplett kommunikation klargör alla möjliga frågor och bidrar till att fatta rätt beslut.

2. Känslighet:

Meddelandet bör vara kortfattat och kortfattat. Ingen onödig utarbetande ska göras i en kommunikation. Ord som används i en kommunikation bör vara lämplig och uttryck bör vara exakt. Repetition bör undvikas. Kortfattat meddelande sparar tid för både avsändaren och mottagaren.

3. Övervägande:

Medan kommunikationen görs ska avsändaren ta hänsyn till mottagarens sociala och kulturella bakgrund, utbildning, ålder, känslor etc. och ändra språk, ändra inställning och tillvägagångssätt i enlighet därmed.

4. Konkrethet:

Betongkommunikation avser utbyte av specifik, bestämd och exakt information istället för vag och allmän information. Det är övertygande och acceptabelt för mottagaren eftersom det inte finns någon tvetydighet i den.

5. Hälsning:

Ett tillmötesgående tillvägagångssätt bör vara närvarande i en effektiv kommunikation. Meddelandets avsändare bör vara uppmärksam på mottagarens värdighet, respekt och ära. Försiktighet bör vidtas så att kommunikationen inte skadar, skadar, försvagar eller irriterar mottagaren på något sätt. Avsändaren kommer också att respekteras i sin tur som ära hylder.

6. Klarhet:

Klarhet måste upprätthållas i kommunikation. Idén i meddelandet bör uttryckas tydligt. Det kommer inte att vara någon förvirring vad gäller budskapets mening. Avsändaren och mottagaren av meddelandet kommer att förstå det identiskt.

7. Korrekthet:

Effektiv kommunikation bör vara korrekt i stavning, konstruktion av mening och språkbruk. Grammatiska misstag måste undvikas. Ordbok, datoriserad stavningskontroll, etc. kan användas för att göra meddelandefelet fri. Revidering av texten behövs för att undvika all vårdslöshet. Ett korrekt meddelande skapar god inverkan på mottagaren och förbättrar avsändarens prestige.

Fördelar med effektiv kommunikation:

Kommunikation är en process för utbyte av information, fakta, idéer, tankar, åsikter mellan två eller flera personer eller en grupp personer. När kommunikationen är klar, komplett, koncis, korrekt och fullständigt förstådd av mottagaren, kallas den "Effektiv kommunikation". Om kommunikationen är vag, ofullständig, felaktig och svår att förstå kan den kallas "Ineffektiv kommunikation".

Ineffektiv kommunikation ger inget gott resultat; Tvärtom är det avelgrunden för missförstånd, misstro, elendighet, konflikt och kaos. I en företagsorganisation är effektiv kommunikation av största vikt, eftersom det bidrar till beslutsfattandet, påskyndar arbetsflödet, ökar produktiviteten, gör affärsrelationen stark, ökar kundernas tillfredsställelse och löser många andra problem.

Fördelarna med effektiv affärskommunikation är:

1. Hjälper till att fatta beslut:

Ett beslut, för att vara korrekt och lämpligt, måste baseras på adekvat och korrekt information som endast effektiv kommunikation kan samla.

2. Påskyndar arbetets flöde:

Arbetsflödet hindras inte om beställningar, instruktioner, förslag etc. kommuniceras ordentligt och i rätt tid.

3. Ökar produktiviteten:

Effektiv kommunikation gör det möjligt för arbetstagarna att koncentrera sig på sina respektive jobb att ta bort förvirring ur deras sinnen. Det ökar deras förmåga, effektivitet och kvalitet på prestanda vilket leder till högre produktivitet.

4. Förbättrar arbetsnöjdhet:

Effektiv kommunikation mellan medarbetarna och handledaren på en arbetsplats kan öka sysselsättningsnivån i båda ändarna. Medarbetarna anser att de är väsentliga för organisationen och å andra sidan känner handledaren också tillfredsställelse med att hans order utförs av de anställda.

När de anställda vet klart vad de ska göra, när de ska göra och om belöningen av deras prestation kan de uppnå sina jobb effektivt. De är fortfarande nöjda och lojala mot sin högre auktoritet.

5. sparar tid och pengar:

Om en kommunikation inte förstås ordentligt kommer det att behövas samtal för att tydligheten ska innebära extra tid och pengar. Effektiv kommunikation sparar tid och pengar genom att förhindra flera kommunikationer. Val av lämpliga kommunikationsmedel från olika metoder (t ex telefon, mobiltelefon, e-post, fax, brev, ansikte mot ansikte konversation etc.) enligt krav kan spara både tid och pengar.

6. Ökar kampanjaktiviteten:

Varor och tjänster kommer till konsumentens kunskap genom kommunikations- och marknadsföringsaktiviteter (t.ex. reklam, användning av olika medier etc.) görs effektiva genom det.

7. Gör affärskrav starkt:

Fruktansvärd kommunikation med utomstående personer och organisationer (t.ex. fordringsägare, banker, försäkringsbolag, företagsledare etc.) gör ett hälsosamt förhållande med alla berörda.

8. Förbättrar professionell bild:

Hur en organisation kommunicerar kastar på intryck av dess effektivitet på kommunikationen. God kommunikation betyder god och professionell effektiv organisation.

9. Ökar kundernas tillfredsställelse:

Kundernas tillfredsställelse är en viktig aspekt av övervägande för en företagsorganisation. Förekomsten och tillväxten av ett företag beror till stor del på det. Effektiv kommunikation är nödvändig för att uppnå kundernas förtroende. Det klargör alla frågor (avseende produkter, tjänster, tillgänglighet, priser, kvalitet, sortiment etc.) hos kunderna och gör dem lyckliga och nöjda.

10. Löser Olika Problem:

Otaliga problem (t.ex. skvaller, rykten, konflikten, misstro bland medarbetarna, cheferna etc.) växer upp i en företagsorganisation på grund av dålig kommunikation eller ingen kommunikation. Effektiv kommunikation kan enkelt lösa problemen. Det etablerar en länk mellan chefer och anställda. Förhållandet mellan dem lindras och olika problem och klagomål tas bort.