Inköp: 6 Huvudprinciper för inköp - Förklarade!

Några av de viktigaste principerna för inköp är: 1. Rätt kvalitet 2. Rätt kvantitet 3. Rätt tid 4. Rätt källa 5. Rätt pris och 6. Rätt plats.

1. Rätt kvalitet:

Begreppet rätt kvalitet avser ett föremåls lämplighet för det syfte som krävs. För att producera varorna av bästa kvalitet kan den bästa kvaliteten på råmaterial vara rätt kvalitet, men för att producera objekt av medelkvalitet kan den genomsnittliga lägsta kvaliteten vara rätt kvalitet.

Kvaliteten på objektet kallas som betyg. Det kan mätas genom fysiska tester, kemiska analyser eller med andra metoder beroende på produktens art. Användningen av standardspecifikation, varumärke eller handelsnamn bidrar till att köpa materialets kvävekvaliteter. "Kvaliteten måste byggas in i produkten". Det är inköpsavdelningens uppgift att se till att material köps från dessa leverantörer.

För att skapa goodwill, rätt produktion, standardisering, eliminering av avfall och för bättre resultat är rätt kvalitetsköp väldigt viktigt. Kvaliteten för olika material bestäms av de berörda avdelningarna.

Vid verkstadstillverkning fattas beslutet av växtingenjören och för brevpapper är det användaravdelningen. Inköpsavdelningen kan dock ifrågasätta kraven för de olika avdelningarna på grundval av erfarenheterna och föreslå olika alternativ. Inspektionsavdelningen måste kontrollera om de levererade varorna är i överensstämmelse med den beställda ordern.

Således är rätt kvalitet lämpligheten för objekt som köpts för ett visst syfte. Den bästa kvaliteten på inköpta material behöver inte vara rätt kvalitet.

2. Rätt antal:

Material som köpts ska vara av rätt mängd. Rätt kvantitet är den mängd som kan köpas åt gången med minsta totala kostnad och som undanröjer brist på material. Att säkerställa och upprätthålla ett regelbundet materialflöde för att bära produktionsaktiviteten är det viktiga syftet med varje inköpsorganisation. Överflödiga köp bör undvikas, det resulterar i överbelastning och kapitalen är onödigt blockerad och lagervärdet ökar.

Ekonomisk Order Quantity (EOQ) hjälper till att bestämma rätt mängd material som ska beställas. Den beräknas genom att använda följande formel:

EOQ =

En står för årlig konsumtion av material, C för beställningskostnad och S för årlig lagring och bärande kostnad per enhet.

För att dedika mängden rätt kvantitet som ska köpas måste vissa viktiga faktorer beaktas av ledningen. Dessa är karaktären av tillverkningsprocessen, typen av material som ska användas, rådande marknadsförhållanden, dvs förändringar i människornas smak och preferenser, kostnader för material som ska köpas, kostnader för besittning och lagringskapacitet hos organisationen.

Tillsammans med den ekonomiska orderkvantiteten finns det två ytterligare begrepp, nämligen bulkbeställningskvantitet och godtycklig orderkvantitet som behöver förstås.

Bulk Order Quantity är den mängd som är större än den ekonomiska order kvantiteten. Den kombinerar beställningskvantiteten av mer än en order för att avrunda till 3, 6 eller 12 månatliga krav och placera en enda order för hela kraven för en aktuell period.

Bulkorder kvantitet säkerställer olika prisekonomier, mindre driftskostnader i inköpsavdelningen. Billiga och långsamma föremål köps vanligen i bulkmängder.

Vilkårlig orderkvantitet är resultatet av svagheterna i den ekonomiska orderkvantiteten och bulkvolymen. På grund av olika marknadsförhållanden är det inte lämpligt att alltid strikt följa de ekonomiska och bulkbeställda kvantiteterna.

Vissa faktorer, t.ex. osäker order från marknaden, osäker ekonomisk ställning, osäkert produktionsschema och osäker ledtid är ansvarig för att godtycklig orderkvantitet antas av inköpsansvarig.

3. Rätt tid:

Den tid då inköpen ska göras är av avgörande betydelse. Om artiklar används regelbundet betyder rätt tid när lagret når miniminivån. Omorganiseringsnivån för materialet är fastställt för varje objekt enligt rätt tidpunkt.

Åtgärder för inköp av nya varor bör omedelbart initieras, när materialet når ordernivån. Omordningsnivå för varje typ av material beräknas genom att använda följande formel.

Rekordnivå = Maximal förbrukning x Maximal omordningstid. Materialkontrollen skickar inköpsrekvisitionen till inköpsavdelning för inköp av material. Om material behövs för speciella jobb, säkerställer inköpsavdelningen att materialen levereras i tid.

En annan viktig faktor som ska beaktas är leverans av material från butiker till produktionsavdelningar. Varje försening med leverans av material på olika jobb försenar produktionen.

4. Rätt källa:

Att välja rätt källa för inköp av material är ett viktigt övervägande i inköpsförfarandet. Den rätta källan för upphandling av material är den leverantören som kan leverera materialet av rätt kvalitet som beställts, i rätt mängd som beställts, vid en tidpunkt då materialet skulle levereras till ett överenskommet pris hos leverantören, vem är i stånd att hedra engagemanget utan mycket uppföljning, som har nödvändiga ekonomiska resurser och tillräcklig makt för att hantera ordern och som är väl etablerad med högre rykte och beprövad affärsintegritet.

Materialkällan ska placeras inom rimligt avstånd från köparens organisation. Detta minskar leveransförseningarna, högre transportkostnader och förbättrar den personliga kontakten mellan köparen och leverantören och möjliggör bättre kundservice mm

Så långt som möjligt borde mellanmän och mäklare undvikas vid inköp av material. Ett direkt samband bör upprättas hos leverantören. Det skulle vara till nytta när det gäller att förbättra materialets kvalitet i framtiden.

Vid val av leverantör måste vissa faktorer beaktas, nämligen leverantörens plats, lagerlokaler som är tillgängliga hos leverantören, arbetsgivarens förhållanden med arbetskraften, leverantörens kreditvärdighet, leverantörens storlek och kvalitetskontrollens storlek av arbetsgivaren etc. Ett personligt besök i den potentiella leverantörens lokaler kommer att vara till hjälp vid bedömningen av leverantörens förmåga.

5. Rätt pris:

Fastställande av rätt pris är en svår uppgift. Det är huvudmålet för någon organisation att skaffa de materiella föremålen till rätt pris. Det är det priset som ger det bästa ultimata värdet av de pengar som investeras i att köpa materialet.

Att bestämma rätt pris på en produkt beror på olika faktorer, nämligen kvalitet, leveranstid och materialets slutliga livslängd, efterfrågan och utbudskurvan, omfattningen av konkurrensen, statsbegränsningar, eftersalgstjänster, rabatt och köpvillkor etc. Det kan här påpekas att fastställandet av rätt pris inte beror på bara på marknadskunskap men också en tydlig förståelse för prissättningsprocessen.

Köparen bör hålla sig i kontakt med ovan nämnda faktorer vid bestämning av pris. Han måste överväga att om en föreslagen vara som ska köpas representerar det bästa valuta för pengarna eller ej.

Detta kallas "värdeanalys". De rådande marknadspriserna utgör också grund för prisfastställelsen. Det bör förekomma förhandlingar mellan inköpsavdelningen och leverantörerna för bestämning av rätt pris.

6. Rätt plats:

Förutom att få rätt material och rätt material från rätt källa till rätt pris, bör det säkerställas att materialen är tillgängliga på rätt plats. Transport- och materialhanteringskostnader påverkas starkt av valet av rätt plats från var materialet ska förvärvas. För att minimera dessa kostnader är val av rätt plats för förvärv av material av yttersta vikt. Om såväl lokal som utomstående leverantör uppfyller dessa villkor, bör den tidigare föredras. Ovannämnda principer för inköp kan summeras som de sex R-inköpen. Dessa är också kända som "väsentliga" som ska följas av inköpsförvaltaren.