Förfaranden för hantering av inkommande och utgående brev

Denna artikel lyfter fram de tre huvudprocedurerna för hantering av inkommande och utgående brev. Förfarandena är: 1. Postbox 2. Postväska 3. Courier Service System.

Förfarande # 1. Postbox:

Varje stort postkontor håller sådana lådor av standardstorlek att hyras ut till användarna. Enhver individ eller en förening eller ett företag kan ta en sådan låda på hyra. Syftet är att alla oregistrerade, helt förbetalda postartiklar av standardstorlek adresserad till hyresgästen ska hållas inne i lådan.

Hyresgästen kan regelbundet ta emot samma eller genom sin agent direkt från lådan under posttiden.

Reglerna för att hyra en postlåda är följande:

(a) Hyresgästen måste betala en hyra antingen kvartalsvis eller årligen och han måste hålla en insättning.

(b) Postkontoret ger en nyckel (duplikat som behålls av postkontoret), ett tokenummer och en leveransbiljett som har det nummeret.

c) Hyraren måste producera biljetten när han vill öppna lådan med nyckeln.

(d) Nyckeln och biljetten måste returneras när lådan släpps av hyresgästen.

e) Hyran ska betalas i förskott och förnyelsen måste göras före periodens utgång.

(f) Om förnyelse inte görs inom 20 dagar efter utgångsdatumet förloras insättningspengarna.

(g) Hyresgästen kan använda tokennumret som en kort postadress.

fördelar:

(a) Mail kan tas emot efter bekvämlighet och oftare än vanlig posttid för posten.

(b) Det tilldelade tokennumret kan användas som en kort postadress som har någon form av sekretess.

(c) Det finns liten risk för felleverans eller förlust vid transitering av posten, vilket inte är ovanligt i postmanens händer.

nackdelar:

(a) Ingen förmån vid registrerade eller inte fullt betalade postartiklar eller när de är av icke-standardstorlek.

(b) Det finns en extra kostnad.

Förfarande # 2. Postväska:

En postväska är en speciell typ av väska som ges på hyra av ett stort postkontor till en hyresgäst för att bära posten från eller till postkontoret. En individ eller en förening eller ett företag kan ta en påse på hyra från postkontoret.

Allt inkommande brev som samlas in i postkontoret adresserat till hyresgästen hålls av postkontoret inuti postväskan och låst. Hyresgästen eller hans agent kommer till kontoret vid en överenskommen tid för att samla påsen på produktion av leveransbiljetten. Väskan tas till hyresgästens kontor.

Återigen sätter hyresgästen allt utgående brev inuti väskan, låser det och bär väskan till postkontoret för utstationering. Man kan ha en väska med eller utan en brevlåda. Reglerna för att hyra en postväska är nästan identiska med en postlåda (se ovan). Postkontoret ger en nyckel och en leveransbiljett till hyresgästen. Här finns inget token nummer som ska användas som kort postadress.

fördelar:

(a) Postartiklarna kan transporteras säkert från och till postkontoret,

(b) Det är en ytterligare fördel att använda en postlåda.

c) Vid transitering av utåtgående post finns det inga dropp- och limpostmärken som är fasta på artiklar kan inte avlägsnas.

nackdelar:

(a) Det har en extra kostnad,

(b) Postkontoret får inte sätta in inkommande post inne i väskan i tid eller i sin helhet.

Förfarande # 3. Courier Service System:

Ursprungligen var kurirstjänsten betydelsefull för tjänstgöring i stora organisationer. Numera har det blivit ett specialiserat företag. Privata bekymmer tar ansvar för att bära post till företagshus av enskilda budbärare som sina anställda vid betalning av avgifter.

På grund av oegentligheter i posttjänster har kurirservicen blivit mycket populär. Även regeringen tänker på "privatisering" av posttjänster.