Förfaranden för effektiv funktion av inköpsavdelningen

Procedurer för effektiv funktion av inköpsavdelningen (med prov)!

(a) Inköpskrav eller indragning för material :

Inköpsansvarig påbörjar inte någon åtgärd för inköp av material på egen hand. Med hjälp av inköpsrekvisitionerna kommer köparen att få veta vilka typer av material som behövs i organisationen.

En inköpsrekvisition är ett formulär som används som en formell begäran till inköpsavdelningen att köpa material. Denna blankett är upprättad av förrådsmannen för vanligt material och av avdelningschefen för specialmaterial som inte lagras som vanliga föremål. Rekvisitionen är godkänd av en verkställande, såsom växtens superintendent eller arbetschef, förutom den som har rekvisitionerna.

Inköpsrekvisitionen är i allmänhet utarbetad i tre exemplar. Den ursprungliga kopian skickas till inköpsavdelningen, duplikatet hålls av förvaringsanställaren eller avdelningen som initierar rekvisitionen och treplikatet skickas till auktoriserande verkställande direktören.

Inköpsrekvisitionen som initierats av förrådaren för vanliga materialmaterial kallas "regelbunden" inköpsrekvisition och inköpsrekvisitionen som utarbetats av avdelningschefen för specialmaterial kallas "speciell" eller "tillfällig" inköpsrekvisition. Regelbundna inköpsrekvisitioner utarbetas när materialmaterialen når till ordernivåerna, dvs. nivån vid vilken beställningen för påfyllning ska placeras.

Detta görs för att undvika brist på material och göra tillgänglig oavbruten matleverans till jobb eller avdelningar. Provformuläret för en inköpsrekvisition ges nedan.

Det framgår av ovannämnda exemplar av inköpsrekvisitionen att den tillhandahåller tre grundläggande uppgifter som hjälper till i inköpsavdelningen.

Dessa är:

(a) Vilken typ av material ska köpas? Beskrivning av artiklar och butikskodnummer ska anges tydligt i inköpsrekvisitionen så att rätt materialkvalitet kan köpas.

(b) När ska man köpa? Materialen bör köpas vid rätt tidpunkt, så att det inte kan vara brist på material eller överdriven investering i lager.

(c) Hur mycket ska köpas vid en beställningstid? Vad ska vara ekonomisk order kvantitet?

(b) Utforska leverantörskällorna och välja leverantör:

En materialkälla måste väljas efter mottagandet av inköpsrekvisitionen. Inköpsavdelningen upprätthåller vanligen för varje materialgrupp en lista över leverantörernas namn och adresser. Citat kan inbjudas från dessa leverantörer genom att lämna anbud till dem. Vid mottagandet av citat från leverantörerna bör ett jämförande uttalande av olika noteringar mottas och de önskvärda leverantörerna ska väljas.

Vid val av leverantör till vilken order ska ges för inköp av material, bör inköpsavdelningen komma ihåg:

(i) Tillverkningskapacitet,

ii) Leverantörens tillförlitlighet,

iii) Leverantörens finansiella ställning,

iv) Förvaltningen av Leverantören,

(v) Prisnoterad,

(vi) Kvantitet för vilket prisnotering är tillämplig,

(vii) Betalningsvillkor,

(viii) Leveransvillkor, och

(ix) Specifikationer som produkterna tillverkas av.

Alla andra faktorer; vara detsamma bör köpeskillingen vara det lägsta priset vid vilket ett visst material ska köpas. Således ska leverantören från vilken materialet köps vara pålitligt och kunna leverera material av enhetlig kvalitet till rätt tid till rimliga priser.

Inköpsansvarig bör beakta alla ovan angivna kriterier vid val av leverantör Men han får inte bli öre-vis och pund-dum. Han får inte vara rädd för att spendera, ibland mer av företagets pengar för att möta nödvändiga leveransscheman, kvalitetsstandarder och betalningsvillkor.

Inköpsförvaltaren kommer att få nödvändig information från schema med citat, tidigare poster, kataloger, köparhandböcker och andra böcker. Kortfattat borde han behålla alla nödvändiga uppgifter med tanke på det viktigaste målet för inköpsavdelningen, dvs att köpa rätt kvantitet och materialkvalitet till den billigaste hastigheten vid rätt tidpunkt för att hjälpa till med att mjukvaruproduktionen fungerar.

Provet av en anbudsform som utfärdas till de olika leverantörerna för inbjudande citat är följande:

Det bör ske regelbunden utvärdering av leverantörer och de som har bedömts vara dåliga med avseende på kvalitet, leveranstid, försäljningsprinciper och konkurrenskraftiga priser, bör tas bort från leverantörslistan. I framtiden bör citat inte inbjudas från sådana leverantörer till dess att deras resultat har blivit bra.

Material kan köpas genom öppen anbudsmetod, begränsad anbudsmetod och enkel anbudsmetod. Öppen anbudsmetod hjälper till att inbjuda citat från många parter genom att ge reklam i pressen och följs när inköpen innebär betydande kvantitet och värde.

Denna metod kommer att öka materialstocken eftersom annonserade anbud tar längre tid för avveckling av anbud och beställning. I begränsad upphandlingsmetod inbjuds citat från ett begränsat antal leverantörer. I begränsade anbud är leverantörer vanligtvis bekanta med materialet och kan lämna realistiska citat.

Leverantörer är bevisade leverantörer tidigare. Följaktligen kan kontinuerliga försörjningar säkerställas enligt citerade termer. I ett sådant anbudssystem är konkurrensförmåga också möjligt eftersom det tidigare priset kan jämföras med det noterade priset och om anbudspriset är mer, kan den anbudsgivare som krävs för att motivera ökningen. Denna metod är mer populär på grund av dess fördelar. En enda anbudsmetod tillämpas där leverantören är en enda leverantör.

(c) Beställningsorder:

Efter att ha valt leverantören förbereder inköpsavdelningen en inköpsorder för leverans av butiker. Beställningen är det skriftliga tillståndet till leverantören att leverera det aktuella materialet eller materialet. Det är beviset på kontraktet mellan köparen och leverantören som binder både köparen och leverantören till de villkor under vilka ordern placeras.

Leverantören är skyldig att leverera material enligt villkoren i inköpsordern och köparen är skyldig att acceptera leverans av och betala för material enligt överenskommelse. Dessutom är det dokumentet som ger myndigheten till den mottagande avdelningen att ta emot material som beställts för och till kontoförvaltningen att acceptera fakturan från leverantören för betalning.

Antalet kopior av inköpsorder som ska utarbetas varierar från organisation till organisation. Tre till fem kopior är beredda beroende på organisationens storlek.

Om fem kopior är beredda kan den möjliga användningen vara följande:

(i) Den ursprungliga kopian skickas till leverantören.

(ii) En kopia skickas till mottagningsavdelningen.

(iii) En kopia skickas till den person som initierade inköpsrekvisitionen.

(iv) En kopia skickas till bokföringsavdelningen.

(v) Den sista kopian behålls av inköpsavdelningen för framtida referens.

En exemplar av inköpsordern ges nedan:

Det bör finnas en regelbunden uppföljning av beställningar placerade så att material kan tas emot i tid. Förfrågningar ska göras med jämna mellanrum vid de avtalade leveransdatumen. Lämpliga avhjälpande åtgärder kan vidtas eller alternativa leveranskällor kan tappas om de har problem med att leverera materialet vid de utlovade leveransdatumen.

När leveransdatum har löpt ut ska leverantörerna uppmanas att ange vilka datum de förväntar sig att leverera materialet. Förlängning i leveranser bör beviljas endast med förbehåll för sanktioner i kontrakten. Uppföljning av order garanterar sålunda ett smidigt inköp av material och även skydd mot nedläggning av fabriken på grund av icke-mottagande av material.

d) Mottagnings- och inspektionsmaterial :

I stora farhågor bör en separat kvittnings- och inspektionsavdelning oberoende av lagerplatserna ställas in för att ta emot och inspektera materialen. Men i små farhågor kan arbetet med att ta emot varorna tilldelas förvaringsinnehavaren.

Funktionerna för kvitto och inspektionsavdelningen är:

1. Underhåll av köporderfiler.

2. Ta emot, lossa och packa upp materialet levererat av leverantörerna under leveransutmaningar. Dessa utmaningar är undertecknade av en kontorist i mottagningsavdelningen och en kopia av utmaningen återlämnas till leverantören som ett bevis på mottagandet av material som levereras av leverantören under utmaningen.

3. Kontrollerar kvantitet och fysikaliskt tillstånd hos mottagna material. Detta görs genom att jämföra inköpsorder med leveransutmaning. Eventuella brister eller brott bör angetas till leverantören.

4. Kontroll av kvaliteten på mottagna material. Ingenjören eller kemisten kan kallas för att kontrollera materialets kvalitet. Han ska se till att kvaliteten är i enlighet med inköpsordern. Efter att ha kontrollerat materialkvaliteten ska avdelningen lämna in en rapport om kvaliteten och om vissa material avvisas.

5. Efter avslutad inspektion ska varorna som mottar kontorist ange uppgifter om material som tas emot i butik eller varor mottagna anteckningar. Fem exemplar av noten ska förberedas. En kopia kommer att behållas av Mottagningsavdelningen och fyra kopior tillsammans med materialet skickas till förvararen.

Han kommer återigen att kontrollera materialmängden och jämföra den med den mängd som anges på anteckningen. Han kommer att underteckna alla fyra kopiorna.

En kopia kommer att förvaras av förrådaren för hans rekord och de övriga tre kopiorna kommer att skickas till följande avdelningar (en kopia till varje avdelning):

(i) Köpavdelningen,

(ii) Kontoförvaltningen,

(iii) Avdelningen som initierade rekvisitionen.

Formen av butiker (eller varor) mottagen notering ges nedan:

Det bör noteras att räntan och beloppet fylls av kostnadsavdelningen.

Varulagd anteckning är ett dokument på grundval av vilka inköp som kontrolleras och betalning sker till leverantören. Det är också till hjälp när du ansöker om korta leveranser. Det ger en fullständig rekord av alla material som tagits emot.

(e) Kontroll och överföring av räkningar för betalning :

När fakturan är mottagen från leverantören skickas den till butikshandelns bokningsavdelning för att kontrollera både äktheten och den aritmetiska noggrannheten. Mängden som nämns i fakturan kontrolleras med referens till butiker mottagna notering medan priset i fakturan är kontrollerat från inköpsordern. Priset på material måste justeras för rabatter, transportkostnader, tullar, punktskatter, kostnader för behållare etc.

Innan du kontrollerar den slutliga fakturaen behöver följande punkter uppmärksammas:

1. Handelsrabatt, om någon, ska dras av från inköpspriset på material.

2. Kvantitetsrabatt som leverantören lämnat för bulkköp ska också dras av från materialpriset.

3. Kontantrabatt gäller endast om betalning sker kontant. Men vissa experter förespråkar att kontantrabatt är en vara av ren ekonomisk natur därför borde det inte föras in i kostnadsredovisning.

4. Transportkostnader för att materialet ska tillföras organisationen ingår i materialkostnaden. Om sådana utgifter är uppfyllda av leverantören på köparens vägnar, ska fakturan av material ökas med mängden transportkostnader.

5. Eventuella försäkringsavgifter som betalas av leverantören ska också läggas till materialpriset.

6. Försäljningsskatt, punktskatt Duty etc. ska också läggas till.

7. Eventuella ränta på leverantörens balans måste läggas till.

8. Kostnaden för behållare läggs till inköpspriset på material om de inte ska returneras till leverantören. Inköpspriset kommer emellertid inte att innehålla någon kostnad för behållare om de är återbetalbara till fullo. I händelse av att containrar kan returneras till reducerat värde läggs hyran, dvs skillnaden mellan det pris som utförs av leverantören och returpriset, till materialpriset.

Efter att verifieringen av fakturans autenticitet kontrollerats bör även den aritmetiska noggrannheten kontrolleras. Butikens bokslutsdel godkänner, certifierar och skickar fakturaen för betalning, och kassameddelaren kan på grundval av detta göra betalningen. Betalning sker enligt de villkor som överenskommits i en viss order.

Illustration 1:

När anbuden var inbjudna till en butik mottogs citat enligt följande:

Leverantör A:

(a) Betygsätt Rs 2 vardera; (b) Handelsrabatt 10%; c) Kontantrabatt 5% om räkningar betalas inom fjorton dagar efter mottagandet. (d) Transportkostnader Rs 1 per 100 enheter.

Leverantör B:

(a) Betygsätt Rs 1, 80 vardera (upp till 1000 enheter), Rs 1, 60 vardera (för order över 1000 enheter); b) 6% ränta per år läggs till om räkningar inte betalas inom två veckor efter mottagandet av materialet (c) Transportkostnader Rs 3 per 100 enheter.

Förutsatt att cirka 5000 enheter krävs varje månad och att kvalitet och andra leveransvillkor är desamma, ge dina kommentarer om vilken inköpsorder som kan utfärdas. Fabriken betalar 50% av sina totala månatliga räkningar varannan vecka.

Lösning:

Beställningsordern ska utfärdas till leverantör B på grund av lägsta materialkostnad.

Illustration 2:

Efter anbudsinfordringar mottas två citat enligt följande:

(a) Rs. 4, 20 per enhet.

(b) Rs. 4, 00 per enhet plus Rs. 2.000 fasta avgifter som läggs till oberoende av beställda enheter.

Rådgive med dina argument med vilken beställning ska placeras och vilken kvantitet som ska beställas.

Illustration 3:

En lastbil last av material av blandade varor köptes för Rs. 9000. Dessa sorterades ut i följande kvaliteter vars marknadsräntor visas mot vardera: