Förberedelse av standardlista: Kod och inköpsrutin (med prov)

Här redogör vi för samarbetet mellan inköpschef och andra för att förbereda standardlistan!

Eftersom inköpschefen måste köpa saker som ska användas av andra måste det vara fullt samarbete mellan inköpsavdelningen och övriga avdelningar, särskilt produktionsavdelningen. Samarbetet sker i form av utarbetande av standardlistor där alla krav på fabriken och andra avdelningar listas.

Metoden för att förbereda listan är att först och främst lista de viktigaste råvarorna och sedan ta upp varje avdelning, sväng av tur och lista de material som ska användas där och de olika butikerna som behövs för att fortsätta arbeta i den avdelningen. En undersökning av maskinen med maskin kommer att ge bra resultat. En lista över reservdelar som är nödvändiga för varje maskin måste också utarbetas.

Verkschefen kommer också att indikera konsumtionen av varje föremål per tidsenhet eller per given utmatningsskala. Om och när förbrukningsförhållandet ändras bör inköpsansvarig anmälas om ändringen så att han kan göra de nödvändiga ändringarna i inköpsplanen.

Koda:

Efter att ha ritat standardlistan är det önskvärt att ange ett kodnummer eller en symbol för varje objekt. Koden eller symbolen kan helt eller delvis bestå av siffror eller bokstäver i alfabetet delvis och siffror. Numerisk kod är nödvändig när stansade kortmaskiner används. I vilket fall som helst kan fastställandet av koden eller symbolen rädda en stor del arbetskraft. Exempelvis kan symbolen för svetsstavar 1/16 av mild stål vara WM 64.

Studenten kan se skillnaden i ansträngningarna för att skriva dessa två saker. Vid upprättandet av en numerisk kod är det rätta att lista de olika avdelningarna och tilldela de två första siffrorna för att ange numret på avdelningen. 05, kan exempelvis indikera transportavdelningen. På samma sätt kan 00 användas för de material och butiker som används i alla avdelningar, till exempel fotogen, bomullsavfall etc. Och sedan för varje avdelning utarbetas materiallistan.

Den första siffran ska ange huruvida materialet kommer att utgöra en del av produkten eller om den endast används för att köra maskinerna eller om det är en reservdel. Jag kan betecknas för material som ingår i produkten, 2 för material för att köra maskinerna och 3 för reservdelar.

De nästa två eller tre siffrorna kan tilldelas de olika materialen. Därför kan det vara en sexsiffrig kod - de två första indikerar avdelningen där materialet krävs, den tredje som indikerar materialets natur och det sista som anger materialets namn. Till exempel, om koden är 042034 kan det betyda material nr 34 (säg smörjolja) som används i avdelning nr 4 för att hålla maskinerna igång.

Koden kan givetvis dras så att det endast beskriver materialet men inte det syfte som det används för. Koden kommer då att bestå av ett nummer för att ange sitt namn, en annan för att ange dess storlek eller andra uppgifter, såsom skugga, om det behövs. Till exempel kan numret till mjuka stålsvetsstänger vara 43 och det för aluminiumsvetsstängerna 44. Storleken kan anges med 1 för varje 1/20 cm. Då koden för aluminiumsvetsstavar 3/10 cm. kommer att vara 4406 och för svetsstavar av mild stål kommer 1/10 cm att vara 4302.

Exempel:

En fabrik använder rektangulärt stål och gjutjärnstångar som skiljer sig i höjd och bredd med 1/10 cm mellan _1/2 och 1 ½ cm i bredd och mellan 1/10 cm och 8/10 cm i höjd.

Två exempel på en kod är:

Stål 1 cm x 2/5 cm: 211004

Gjutjärn 1-1 / 5 cm x 1/5 cm: √221202

Vad blir koden för stålstänger 1 ½ cm 7/10 cm och för en strykjärn 4/5 cm x 3/10 cm?

Det är uppenbart att stålstänger indikeras med 21 och gjutjärn med 22, den bredden har 1 för 1/10 cm och höjden indikeras också av samma siffra. Koden för stålstänger 1 Vi cm x 7/10 cm blir därför 21 15 07 och för gjutjärnsstänger 4/5 3/10 cm. kommer att vara 22 08 03.

Om ett föremål har angivits i standardlistan är det köparchefens uppgift att se till att lagren fylls när de gamla lagren är uttömda. Men om omfattningen av produktionen har ökats, är det arbetschefens uppgift att snabbt informera inköpschefen så att ytterligare lager kan byggas upp i tid för att se att arbetet inte lider.

Om någon annan artikel krävs av verkställande direktören eller någon annan, skulle det vara hans plikt att skicka en särskild inköpsrekvisition till inköpschefen. Det borde regleras ordentligt. Följande är ett exemplar av en inköpsrekvisition.

Inköp rutin:

Vid material som har angetts i standardlistan är proceduren för att säkerställa kontinuerlig materialförsörjning följande:

Minsta antal och beställningsnivå:

För varje objekt bestäms en minsta kvantitet utifrån den tid som krävs för att få artikeln från leverantör och den genomsnittliga förbrukningen per tidsenhet. Till exempel om konsumtionen av en artikel är 50 enheter per vecka och erfarenheten är att det tar sex veckor att faktiskt få artikeln efter att ha beställt är det meningsfullt att veta att en ny order måste gå ut när aktiekapitalet är mer än 300 enheter, dvs 50 x 6.

Om detta inte är så och en beställning är placerad, säg bara när beståndet är 200 enheter, kommer nuvarande utbud att vara uttömd innan de nya lagren kommer och arbetet kommer då att drabbas eftersom det inte är säkert att vara beroende av den vanliga leveranstiden, måste en säkerhetsmarginal läggas till.

I det ovanstående exemplet kommer därför den minsta kvantiteten av lager när en ny order läggs till att vara 300 enheter plus 100 enheter för säkerhetslager eller 400 enheter totalt. Denna gräns är angiven i butiksloggen (vilken är en samling av konton både vad gäller antal och kvantitet av varje varuhus). Det är uppgift för butiksledaren att informera inköpschefen när det faktiska lagret närmar sig minimikvantiteten.

Detta görs i formuläret, vilket anges nedan:

När detta når inköpschefen blir det hans plikt att initiera inköpsförfarandet som skisseras lite senare. Vissa företag använder termen "Order Lever i stället för minsta kvantitet, men vissa företag använder båda villkoren. I så fall betyder ordernivån vad som har skrivits ovan vad gäller minsta kvantitet. Minsta kvantitet kommer då att innebära en lägre gräns där utgåvorna av det aktuella materialet kan stoppas för vanliga jobb så att endast de viktiga arbetena tas upp och avslutas.

Bemyndigandet för utfärdandet av sådana material kan också vara från superintendenten och inte från förmannen, vilket vanligtvis är fallet. Vissa företag har fortfarande en annan nivå, som är känd som "Risk Level". Det innebär en gräns där inköpschefen måste ta särskilda steg, säg att skicka en person personligen för att få de nödvändiga materialen och butikerna.

Maximal mängd:

En av inköpschefens funktioner är att se att det inte finns någon överinvestering i aktier. För detta ändamål måste han fastställa en maxgräns för lager av olika föremål. Denna gränsvärde kommer endast att överskridas i särskilda fall. Till exempel, om en artikel är bristvara, kan gränsvärdet säkert ignoreras om mycket finns till rimliga priser.

Men i stort sett måste överstockning undvikas på grund av följande skäl:

(a) Det innebär investeringar av mycket stora medel så att det kommer att vara intresse av förlust.

(b) Extra stora lager kommer att kräva mer goddomsutrymme så att extra hyra måste betalas.

(c) Stora bestånd kan ge en frestelse i vissa arbetares sinnen som leder dem till att stjäla små kvantiteter.

(d) Eftersom en viss del av bestånden kommer att ligga under en lång period kan det försämras kvaliteten.

e) risken för föryngring föreligger

Detta innebär att antingen produkten kan ge upp eller sättet att göra produkten kan ändras. Gamla material kommer inte längre att krävas som om det finns stora lager som de kan leda till stora förluster.

Faktorer för att bestämma maxgränsen eller kvantiteten följer:

(i) Ekonomi som kan sparas för att behålla aktier.

(ii) Godown utrymme eller lagringskapacitet som är tillgänglig.

iii) Fasta uppskattningar av den mängd som krävs för konsumtion inom en snar framtid. Detta inbegriper uppskattning av försäljning och produktion av den färdiga artikeln och hänsyn till eventuella förändringar i materialet som krävs för produktionen av artikeln.

iv) sannolik rörlighet i priser om det är säkert att priserna kommer att stiga väsentligt under den kommande perioden kommer ett relativt stort lager att hållas. I omvänd omständighet hålls lagren så låga som möjligt.

(v) Sannolika förändringar i leveransvillkoren för materialet. Om det förväntas att det blir svårare att få tillgångar i framtiden kommer stora lager att byggas upp.

Vissa företag följer formeln för att sätta gränsvärdet till dubbel minsta kvantitet. Men det här är inte korrekt. Den maximala kvantiteten bör bestämmas med beaktande av ovan angivna faktorer. Det grundläggande syftet är att undvika förluster på grund av föryngring och extrakostnader i form av intresse för kapitalet som är låst i aktier. För att undvika föryngring är det viktigt att känna till de fasta produktionsplanerna (i stället för de som beaktas). Dessa bör inte bara täcka de artiklar som ska produceras men även de produktionsprocesser som ska användas - de olika kvantiteterna av artikeln och kvantiteterna av varje kvalitet som kommer att produceras bör också bestämmas. Material bör vara fyllda som kommer att krävas för det bestämda produktionsprogrammet. För planer som inte är säkra bör inköp ske mycket försiktigt.

Bortsett från detta grundläggande överväganden kommer de maximala gränserna i allmänhet att fastställas i samråd med finanschefen som i allmänhet bestämmer vilka medel som kan sparas för inventeringsändamål. Sannolik rörelse i priser och förväntade leveransvillkor kommer säkert att ha stor inverkan på denna fråga.