Petty Cash Book: Betydelse, förskottssystem och fördelar

Betydelsen av småkassbok:

Små betyder liten. I stora företag är alla betalningar gjorda med checkar och alla kvitton är bankade. Det finns många små betalningar på grund av kostnader som brevpapper, cartage, coolie hyra, förfriskningar till gäster etc. som inte kan betalas genom kontroller.

Dessutom kommer huvudkassören att vara överbelastad om han gör dessa små såväl som frekventa betalningar. För att undvika denna olägenhet, tas sådana utgifter av frekvent förekomst till en separat bok, känd som Petty Cash Book, som upprätthålls av en kassa. Petty Cashier är en person som upprätthåller Petty Cash Book. Petty cash boken upprätthålls i en kolumnform.

I den här boken ges separata kolumner för vanligt utgiftsposter. En Kassa gör en detaljerad analys av småbetalningar och register under lämpliga huvuden, dvs kolumnen. Petty cash bok liknar kassabok.

De belopp som inkommit från Kassa från huvudkassören debiteras i småkundsbok och alla småbetalningar krediteras. Periodisk summa för varje kolumn läggs ut på respektive nominella konto i storboken.

Boken kan betraktas som boken av originalbok eller inlagorbok. Om det behandlas som en del av dubbel inmatning behövs inget separat kontanterskonto. När Petty Cashier behöver ytterligare pengar gör han penningboken och presenterar den för Chief Cashier, som verifierar kontona och ger ytterligare belopp.

Förskottssystemet för småkassbok:

Under detta system överlämnas en omedelbar summa pengar som behövs för att företagets eventuella behov ska kunna mötas småveckor för veckan eller två veckor överlämnas till småkassören. Vid slutet av den fasta perioden eller tidigare, när småkassören behöver ytterligare pengar, skickar han kassakassan tillsammans med kuponger.

Chefkassören granskar kassaboken med kupongerna. Sedan ger Chief Cashier pengar / kontroll för det exakta beloppet, vilket han faktiskt spenderade under perioden. Således börjar han för nästa period med samma summa som hölls tidigare. Det vill säga, Kassa har igen den fasta summan i början av nästa period.

Detta system är känt som förskottssystem av småkundsbok. Ett företag uppskattar till exempel att en summa av Rs 500 är nödvändig för att möta små utgifter i verksamheten i en vecka. Denna mängd ges till småkassan. I veckoslutet eller tidigare tillbringade småkassan Rs 480 och behöver mer pengar.

Därför avslutar Petty Cashier rekorden och händerna över sedlarna tillsammans med kuponger till Chief Cashier, som granskar inmatningarna. Därefter ger chefen Kassören en kontroll för en exakt summa som han tillbringade, dvs Rs 480. Detta summa, dvs Rs 480 plus det obetalda saldot, dvs Rs 20 skulle återställa honom den ursprungliga summan som han har startat i början av det sista period dvs Rs 500.

Fördelar med förskottssystem av småkassbok:

1. Det lindrar kassaboken och chefskassören av bördan för att spela in små och frekventa betalningar.

2. Bedrägeribekämpningen minskas, eftersom chefscheckaren verifierar småkassebok tillsammans med kuponger och kassen är mer ansvarsfull.

3. Denna metod är väldigt vetenskaplig och arbetsbesparande. De totala utgifterna under varje kolumn kan lätt konstateras och endast de periodiska totalsummorna för varje kolumn behöver läggas till i storboken.

Illustration:

Mr Mohan upprätthåller en Columnar Petty Cash Book på förskottssystemet. Förskottsbeloppet är Rs 700. Av följande information visar hur hans kassakassa skulle visas för veckan som slutade den 18 december.