Organisation: Betydelse, Process, Princip och Betydelse

Läs den här artikeln för att lära dig mer om betydelsen, processen, principen och betydelsen av ledarskapsfunktionen för att organisera.

Betydelse och process för att organisera:

Organisering kan definieras enligt följande:

Organisation är den ledande processen som syftar till att definiera varje enskild persons roll (chef och operatör) för att uppnå företagsmål. med vederbörlig hänsyn till att upprätta myndighetsansvarliga relationer bland alla; och tillhandahåller samordning i företaget - som en inbyggd enhet för att få harmonisk gruppåtgärd.

Som en funktion av förvaltningen är organisering en process; i stort sett bestående av följande steg:

(i) Bestämning av den totala arbetsbelastningen:

Det allra första steget i organisationsprocessen är att bestämma alla aktiviteter som är nödvändiga för att uppnå företagets mål. Detta organiseringssteg är i själva verket inget annat än en uppskattning av den totala arbetsbelastningen som måste göras för att uppnå mål.

(ii) Gruppering och undergruppering av aktiviteter, dvs skapande av avdelningen:

Totala aktiviteter som är bestämda för att uppnå företagens mål måste klassificeras, dvs att man lägger liknande eller närstående aktiviteter på ett ställe i form av en grupp eller en undergrupp. Detta steg med att organisera direkt leder till processen att skapa avdelningar. Om ett företag jämförs med en byggnad skapandet av avdelningar inom det skulle utgöra konstruktion av rum inom byggnaden varje rum som är avsedd för ett visst speciellt syfte.

iii) Skapande av förvaltare-Ship genom delegation av myndighet:

Efter avdelningen har slutförts Nästa steg i organisationsprocessen skulle vara att överlåta ansvaret för varje avdelningens funktion till en särskild chef. Skapandet av förvaltningsfartyg kräver på så sätt en nödvändig delegering av befogenhet till varje chef för att göra det möjligt för chefen att ta hand om det jobb som tilldelats honom.

(iv) Arbetsfördelning inom institutionell upprättande-mänsklig organisation:

Eftersom ingen enskild individ kan utföra utförandet av hela arbetet som tilldelats en avdelning det blir nödvändigt att tillgripa delningen av arbetsfördelningen till varje person endast en del av det totala arbetet. Till följd av att arbetsfördelningen ges för alla avdelningar; Det uppstår en mänsklig organisation inom företaget.

(v) Arrangemang av fysiska lokaler till personal inom institutionell uppläggningsmaterialorganisation:

Varje enskild person i företaget, som arbetar oavsett kapacitet, i någon avdelning, måste behöva de grundläggande fysiska faciliteterna - råmaterial, maskiner och verktyg, teknik och andra ingångar - för korrekt utförande av den tilldelade uppgiften. När fysiska anläggningar görs tillgänglig för all personal i alla avdelningar Det uppstår en väsentlig organisation (eller en fysisk-teknisk organisation) inom företaget.

vi) Definition och upprättande av myndighetsansvarliga relationer

Att ha skapat manager-ship och en mänsklig organisation inom företaget. det blir nödvändigt att utforma ett system som föreskriver att man definierar och etablerar myndighetsansvarliga relationer bland alla personalledare och operatörer. Faktum är att sådana relationer måste definieras och etableras i hela företaget både horisontellt och vertikalt.

Kommentarer:

Några av de anmärkningsvärda kommentarerna på ovanstående beskrivning av den organisatoriska ledningsfunktionen är följande:

(a) Som ett resultat av organisationsprocessen uppstår en struktur som kallas organisationsstrukturen (eller helt enkelt organisationen). Faktum är att organisering är en ledande process; en organisation är resultatet av det.

(b) Under utformningen av organisationsstrukturen måste ledningen planera och tillhandahålla samordning i hela organisationen både horisontellt och vertikalt. Faktum är att samordning är en inbyggd enhet för att säkerställa harmonisk, effektiv och ekonomisk organisatorisk funktion.

c) Frågan om en rättvis kompromiss mellan centralisering och decentralisering av myndighet måste också åtgärdas, åtminstone initialt, vid organisationsprocessen. Faktum är att överhuvudstiden ska delegera myndigheten till avdelningschefer och underordnade chefer på mitten och lägre nivåer i organisationen, besluta om frågan om huruvida man ska utrusta små chefer med mer beslutsbefogenheter eller mindre av det.

Nedan följer några populära definitioner av organisering:

1. "Organisation är upprättandet av myndighetsrelationer med bestämmelser för samordning mellan dem, både vertikalt och horisontellt i företagsstrukturen".

-Koontz och O'Donnell

2. "Organiseringen är processen att identifiera och gruppera det arbete som ska utföras, definiera och delegera ansvaret och myndigheten och upprätta ett förhållningssätt för att göra det möjligt för människor att arbeta mest effektivt för att uppnå målet".

- Louis A. Allen.

Organisationsprinciper:

Organisationsprinciper, för tydlighetens diskussion och en bättre förståelse av dessa, har klassificerats på följande sätt:

(I) Övergripande principer:

(i) Objektets enhetlighet

ii) Principen om enkelhet

iii) Flexibilitetsprincipen

(II) Strukturella principer:

iv) Princip för arbetsfördelning

(v) Princip för funktionell definition

vi) Princip för optimal avdelning

(vii) Principen om enhetens enhet

(viii) Spår av förvaltningsprincipen

(III) Operativa principer:

(ix) Principen om adekvat delegering

(x) Skalär kedjeprincip

(xi) Princip för enhetens kommentar

(xii) Princip på auktoritetsnivå

Nedan följer en kort kommentar till var och en av de ovan angivna principerna för organisation inom lämpliga kategorier:

(I) Övergripande principer:

Under denna klassificering ingår några av de grundläggande principerna för organisation, dvs principer som är absolut nödvändiga för en effektiv och logisk funktion av organisationen.

En kort förklaring av principerna i denna kategori är följande:

(i) Enhetsprincipen:

Mycket enkelt sagt, kräver denna princip att individuella och avdelningsmål i hela företaget måste vara helt harmoniserade. och att alla mål måste vara ömsesidigt stödjande och gemensamt bidra till övergripande gemensamma mål.

ii) Princip för enkelhet:

Överensstämmelsen med denna princip kräver att ledningen så långt som möjligt ska utforma en enkel organisationsstruktur. En enkel struktur underlättar en bättre förståelse av överordnade underordnade relationer; och ger bakgrund till bättre samarbete bland människor.

iii) Flexibilitetsprincipen:

Under utformningen av organisationsstrukturen måste ledningen tillhandahålla inbyggda enheter inom själva strukturen. vilket skulle underlätta förändringar i organisationsstrukturen som ska genomföras när och när miljöfaktorerna - interna och / eller externa - kräver så.

(II) Strukturella principer:

Strukturella principer för organisation avser de aspekter av organisationen som har betydelse för organisationens strukturering (eller utveckling). dess grundläggande design och form.

Några av de viktiga principerna, i detta sammanhang, kan vara följande:

iv) Princip för arbetsfördelning:

Eftersom företagets totala arbete inte kan utföras av endast en person, Det är viktigt att sådant arbete fördelas på ett lämpligt sätt bland ett antal personer. Faktum är att det totala chefsarbetet borde delas upp mellan ett antal chefer; och det totala operativa arbetet delas upp mellan ett antal operativa personal.

(v) Principer för funktionell definition:

Den ovan angivna principen innebär att varje enskild persons och varje företags avdelningar (eller jobb) måste definieras på ett lämpligt sätt med avseende på arbetsinnehållet, den myndighet och de faciliteter som krävs för att jobbet ska kunna fungera och jobbet i förhållande till jobbet med andras, i företaget.

vi) Princip för optimal avdelning:

Det finns många sätt och baser för att skapa avdelningar inom en organisation. Enligt principen om optimal avdelning måste avdelningar i en organisation vara så skapade och underhållna som att underlätta bästa uppnåendet av företagets gemensamma mål.

(vii) Principen om enhetens enhet:

Principen innebär att varje grupp av aktiviteter som har samma mål endast ska ha ett övergripande huvud och endast en övergripande eller huvudplan. Som en princip för organisationen måste detta begrepp av enhetens enhet vara så inbyggd i utformningen av organisationsstrukturen att för varje grupp av liknande aktiviteter finns en bestämmelse för endast en övergripande huvudmyndighet över all personal som utför samma funktion, var som helst, i organisationen.

(viii) Spår av förvaltningsprincipen:

Spänningen i förvaltningsprincipen kallas i olika grad som kontrollens spännvidde eller spänningen i övervakningen. Emellertid är frasen "ledningens ledning" den bredaste; inklusive även begreppen kontroll och kontrollpanel. Spänningen i ledningsprincipen innebär att det finns en gräns för antalet underordnade; vars arbete kunde hanteras effektivt (kontrolleras eller övervakas) av en överordnad.

Kommentarer:

Vissa användbara observationer i samband med ledningsprincipen kan göras enligt följande:

(a) Det finns endast en gräns för effektiv förvaltning. för ineffektiv eller ineffektiv hantering, ja, det finns ingen gräns. Ledningsprincipen gäller således endast i samband med effektiv förvaltning. Ett exempel skulle illustrera betydelsen av denna idé.

Till exempel i skol- eller högskolklassrum måste antalet studenter vara begränsade; som ingen lärare, huru kompetent, kan effektivt leda till ett obestämt antal elever.

Beträffande denna situation, ta fallet med en allmän talare som väl skulle kunna ta itu med en jätte samling av publiken; för det spelar ingen roll om och hur långt publiken är mottaglig för talarens tal eller hur effektiv kommunikationsprocessen är mellan talare och publik. I det senare fallet är principen om förvaltningsprincipen varken giltig eller tillämplig.

(b) Vad exakt eller måste vara antalet underordnade är mindre än en överordnad kan inte hävdas med precision eller säkerhet. som ledningsprincipen är situationell. Det finns inget hårt och snabbt antal underordnade som skulle bestämma en optimal ledning under alla ledande situationer.

Bland annat är överordnadens kompetens och förmåga, kompetens och krav på underordnad, de mest dominerande faktorerna, vilket sannolikt kommer att avgöra ledningen i en viss ledningssituation.

c) Ledningsprincipen förklarar raison d'eter för organisationens struktur. i annat fall kan en enda chef vara i stånd att hantera och hantera arbetet hos alla underordnade och det skulle inte behövas en strukturerad organisationsstruktur.

d) Ledningsprincipen måste ha att göra med formen av organisationsstrukturen. det vill säga om det skulle vara en lång eller en plattorganisationsstruktur. Detta är begreppet som är underförstått bakom begreppen smala vs breda spänningar av förvaltningen.

En smal ledning är en där en överordnad kan hantera ett mindre antal underordnade; Under ett brett ledningsområde är antalet underordnade "större" än hanterbara under en smal ledning.

Följaktligen skulle en smal ledning leda till en något högre form av organisationen; och ett brett ledningsområde skulle leda till en relativt "platt" organisationsstruktur. Låt oss ta ett hypotetiskt exempel för att illustrera hur en "lång" eller en "platt" organisationsstruktur skulle forma ut, beroende på om det är en smal eller en bred ledning.

Antag att i ett företag finns 10 underordnade förvaltare. Vidare antar ledningen av ledningen också 10. I denna situation skulle endast chefen vara skyldig att hantera och hantera arbetet hos alla tio underordnade.

Organisationsstrukturen ser ut som följer:

Anta nu att ledningen är bara 5. I det här fallet skulle chefen vara hjälp av två biträdande chefer; och kontrollerar 10 underordnade via två assistenter - varje assistentchef hanterar arbetet med 5 underordnade.

Organisationsstrukturen i det här fallet skulle se ut som något högre än dess motpart under bred spännvidd. och kommer att ha fler lager av organisationen. Följande diagram illustrerar detta koncept.

Utan att gå in i detaljerna i diskussionen skulle det vara tillräckligt att säga att formen på organisationsstrukturen - hög eller platt - har konsekvenser för organisationseffektivitet på grund av administrationskostnader, effektivitet i kommunikationen och faciliteter i samordning.

(III) Operativa principer:

Operativa principer för organisation kan föreslås vara de som påverkar organisationens drift eller funktion.

Några viktiga principer, enligt denna kategori, är följande:

(ix) Principen om adekvat delegering:

Med principen om adekvat delegering menar vi att varje ledande ställning ges tillräcklig (eller nödvändig eller nödvändig) auktoritet för att möjliggöra innehavaren av tjänsten, dvs chefen att klara framgångsrikt med kraven i hans jobb.

(x) Skalärkedjeprincip:

Skalärkedjan innebär en kedja av överordnade, allt från högsta rang till lägsta rankning i en organisation. Skalarkedjan utgör grunden för myndighetsansvarliga relationer mellan chefer och underordnade, i organisationen. därmed främja ömsesidig förståelse bland överordnade och underordnade på olika nivåer i organisationen.

Som en princip för organisation kräver skalärkedjeprincipen sin inbyggnad i organisationens utformning, för att säkerställa en smidig drift av företagets liv.

(xi) Kommandoföreningens princip:

Ovanstående princip innebär att en anställd måste få order och instruktioner, endast från en överordnad, åt gången. Iakttagandet av denna princip är önskvärt av skäl för att ta bort tvivel och förvirring från de anställdas sinne. och för att underlätta exakt fixering av ansvar för individer för de resultat som förväntas av dem.

(xii) Princip på auktoritetsnivå:

Principen på auktoritetsnivå innebär att chefer på särskilda nivåer i ledningshierarkin endast måste besluta om de frågor som faller inom ramen för den myndighet som är ansvarig för sina ledande befattningar.

En naturlig förlängning av denna princip är att om en chef på vilken nivå som helst av ledningshierarkin kommer över en fråga som inte omfattas av hans auktoritet. saken måste antingen hänvisas uppåt i hierarkin eller skjutas ner hierarkin på lämplig nivå för beslut.

Organisationens betydelse (eller fördelar)

Organisationens betydelse kan belysas med hänvisning till den roll det spelar i företagets liv, betraktas på följande analytiska sätt:

(i) Organisationens grundläggande roll

ii) Övriga aspekter av rollen

Låt oss överväga organisationens roller enligt planen ovan:

(i) Organisationens grundläggande roll:

Organisationens grundläggande roll kan uttryckas genom att jämföra den med ett fordon. som är utformad och utformad för att uppnå företagets mål.

Precis som med hjälp av ett fordon är en person möjlig att nå upp till sin destination. På samma sätt görs en grupp personer (som ingår i företaget) i en position att nå sin destination, dvs. uppnåendet av gemensamma mål via organisationens fordon.

I själva verket är det nödvändigt för att uppnå företagsmål, att enskilda aktörer, som ingår i en gruppaktivitet, är nödvändiga. och att genomföra sådana åtgärder underlättas i en planerad och systematisk förvaltare av organisationsstrukturen, dvs organisationen.

(II) Övriga aspekter av rollen:

Några viktiga aspekter av organisationens roll kan anges som följer:

(i) Underlättar specialisering:

En organisation består i grunden av att ta hand om och genomföra arbetsfördelningen av olika slag - bland chefer, underordnade och operatörer. Sådan uppdelning av arbete, som leder till specialisering inom olika områden, är avgörande för att öka människans effektivitet i organisationens funktionssätt.

Kommentarer:

Arbetsfördelning gör det inte bara möjligt för ett företag att dra fördel av specialisering, i ledande och operativt arbete. det gör också ordning och system i organisationens funktion.

(ii) Undviker utelämnanden, överlappande och dubbelarbete:

Samtidigt som arbetet delas mellan avdelningar och individer, under organisationsprocessen utövas vård av ledningen för att se att:

(a) Ingen del av arbetet, som är nödvändigt för att uppnå mål, förloras syn

b) Det finns ingen överlappning eller dubbelarbete och insatser, samtidigt som man tilldelar personer och avdelningar arbete.

På så sätt leder organisationen till en ekonomisk, effektiv och effektiv verksamhet.

(iii) Definierar (eller förtydligar) myndighetsansvarrelationer:

En organisationsstruktur definierar och förtydligar, myndighetsansvarliga relationer mellan chefer och underordnade i företaget genom horisontellt och vertikalt. Sådan förtydligande av myndighetsansvarrelationer innebär inte bara att det organisatoriska livet fungerar väl. men främjar också goda mänskliga relationer, i organisationen genom att underlätta ömsesidig förståelse av varandra.

iv) underlättar bemanningen

Organisationsstrukturen är ett utmärkt hjälpmedel för effektiv personal. Genom att tydligt definiera olika organisatoriska positioner, ledande och operativa, påpekar den inte bara behovet av lämplig personal som måste bemöta dessa positioner. men specificerar också de krav som eftersträvas hos olika personal vad gäller de förmågor och färdigheter som krävs för att utföra dessa jobb.

Kommentarer:

En väldefinierad organisationsstruktur möjliggör personalutveckling, speciellt av chefer, genom att tillåta arbetsrotationssystem. Den högsta ledningen kan tillgripa jobrotationsteknik, eftersom kraven på jobb som definieras i strukturen indikerar möjligheten eller annars att fatta ett lämpligt beslut om frågor som rör att skifta mellan olika positioner.

(v) Ger samordning:

En organisation underlättar samordningen som den senare tillhandahålls i organisationsstrukturen som en inbyggd enhet. Det är naturligtvis nödvändigt att en väl utformad och definierad organisationsstruktur ger noggrann samordning, horisontellt och vertikalt. och gör det möjligt för ledningen att njuta av chefschefens kärna och ta företaget till framgångshöjder.

vi) upprätta kanaler för kommunikation

Kommunikationen mellan personalen i företaget är inte bara grunden för organisationens operativa livslängd. men också medverkar till att främja goda mänskliga relationer genom att skapa en grund för ömsesidig förståelse. En organisationsstruktur bidrar till att etablera olika kommunikationskanaler. relatera människor till varandra genom skalärkedjan och andra organisatoriska länkar.

Men för organisationen kan kommunikationen bara vara avslappnad, ojämn och minst autentisk eller det kan vara en situation med ett absolut kommunikationsgap.

(vii) underlättar "Management by Exception":

Förvaltningen genom undantag är en filosofi där toppledningen endast skulle koncentrera sig på exceptionella eller kritiska frågor (som strategiformulering, beslutsfattande, kontroll av betydande avvikelser i personalprestanda etc.). lämnar resten av rutin och verksamhetsfrågor till underordnade i hela företaget.

Ett sådant system av förvaltning, dvs. hantering genom undantag kunde inte initieras och installeras i företaget, bara tillfälligt eller helt plötsligt. snarare banar en sund organisationsstruktur vägen och skapar en miljö för introduktionen av denna filosofi på ett gradvis och systematiskt sätt.

Faktum är att ledningen genom undantag noteras, men det högsta tillståndet av decentralisering av myndighet; och sistnämnda skulle kunna tillhandahållas vid utformning och strukturering av organisationen.

(viii) Klarar av miljöförändringar:

Miljöförändringar som återspeglas i förhållanden som super snabbt växlande teknik, accentuerande konkurrens, nya sociala och kulturella värderingar, utvidgning av statlig reglering av handel och industri mm är väl omhändertagna av en sund organisation.

Organisationen skulle naturligtvis kunna möta sådana utmaningar genom att använda sig av förändringar i system för förvaltningsstilar, omorganisation av avdelningar, tillhandahålla faciliteter för forskning och utveckling och genomföra förbättringar i det operativa livet och genomföra andra liknande åtgärder.

(ix) leder till tillväxt och expansion:

En sund organisation leder ett företag längs tillväxtlinjer. Tillväxt och expansion av företaget, vilket är absolut nödvändigt för att överleva i en högdynamisk ekonomi, underlättas mycket av organisationen genom att skapa fler avdelningar, utvidga befintliga avdelningar, bredda ledningen, ge bättre och effektivare samordning och kommunikation enheter och allt detta sker inom företagets befintliga system, struktur och funktion.

(x) producerar synergism:

En sund organisation genom att säkerställa effektiv integration av avdelningsfunktionen hjälper företaget att dra nytta av synergiefunktionen i affärssystemet. Ju mer kompakta och ansvariga är organisationsstrukturen. Ju mer skulle vara fördelarna med synergieffekten.