Order: Karakteristik av en order för att ge bättre riktning i arbetskraftsplanering

Order: Karakteristik av en order för att ge bättre riktning i arbetskraftsplanering!

Det var Henri Fayol som först erkände behovet av en order som en del av chefsjobb.

Han kände att kommandot eller order måste ges av chefen för att på otvetydiga sätt ange vad han vill att hans underordnade ska göra.

För att ge bättre riktning bör en order ha följande egenskaper:

(i) Ordningen bör anges i enkla, entydiga och tydliga ord så att det lätt kan förstås av underordnade;

(ii) Ordern är rimlig och verkställbar så att den kommer att ha en bra inverkan på underordnarnas moral;

iii) Ordern ska vara förenlig med företagets mål. Så långt det är möjligt borde det inte heller gå emot underordnarens intresse. Ordern bör ange den tid inom vilken den ska utföras och slutförts.

(iv) Beställningen ska vara skriftlig, om den är av icke-rutinmässig art. Generellt är order eller instruktioner utfärdade till underordnade oralt på grund av den överlägsna tro hos underordnade. Men ibland blir det viktigt att utfärda skriftliga order. Skriftliga instruktioner är säker på att förbättra kommunikation, planering och minne förutom att säkerställa enhetlighet i riktning.

De undviker överlappning, främjar bättre förståelse och gör det möjligt för chefen att ge en gemensam riktning till ett antal underordnade samtidigt. Utöver detta kommer det att uppfylla kraven hos underordnade som tvekar att acceptera ansvar om det inte omfattas av en viss order.

(v) Ordern bör vara övertygande och acceptabel där det är möjligt, dyra om det är nödvändigt, bör cheferna förklara orsaken till att ge en viss order eller en instruktion så att den underordnade uppskattar behovet av order eller instruktion och villigt komma fram till snabbt genomföra samma.

Ordern eller instruktionen bör åberopa samarbete och inte motstånd från underordnade. Detta kan göras genom att ge ett förslag på ett övertygande sätt. En övertygande ordning blir kraftfullare än ett ordentligt befäl.

(vi) Ordern ska överensstämma med situationen. När en order passar in i situationen, kommer underordnarna lätt att acceptera den på marken att det är ett logiskt kommando eller en order som är berättigad av situationen snarare än av hans överordnade godtyckliga beslut.

(vii) Ordern ska vara kortfattad men fullständig.

(viii) Ordern kan utföras inom den auktoritet som ges till underordnad.

(ix) Ordern bör säkerhetskopieras av uppföljningsåtgärder. Uppföljningsåtgärder säkerställer planerad åtgärd och prestanda enligt undantag från överordnade. Genom denna åtgärd kan underordnade föreslå nya idéer för bättre prestanda och bättre utförande av en order.

Riktningsprocessen blir enkel om vi fastställer riktlinjer för policy, standard operativa förfaranden och praxis. Instruktioner med rätt förklaringar främja bättre förståelse och förbättra underordnad moral. Demokratisk ledning uppmuntrar alltid rådgivande och deltagande riktning.

Sammanfattningsvis kan processen med att ge ordning och instruktion vara mest användbar när den omfattar alla nödvändiga delar som;

(i) Planering och förberedelse

ii) presentera och kommunicera

iii) säkerställa korrekt förståelse genom feedback

(iv) Säkerställa korrekt åtgärd enligt order och

(v) Kontrollera, granska och utvärdera de åtgärder som vidtagits.