Office-standardisering: Objekt, områden och fördelar

Läs den här artikeln om du vill lära dig mer om objekten, områdena, fördelarna, effekten och stegen i kontorsstandardisering.

Standardiseringens objekt i kontoret:

Det kan finnas många föremål för standardisering på kontoret, vars slutpunkt kan vara effektivitet och ekonomi.

De viktigaste föremålen för standardisering på kontoret kan sammanfattas som:

1. Underhåll av utrustning och maskiner:

Standardisering säkerställer ekonomisk användning av dyr utrustning och maskiner. Följaktligen skulle underhållskostnaden vara lägre för att upprätthålla maskiner av samma slag, reservdelar och servicekontraktet kan vara billigare.

2. Lägre kostnaden för utbildning:

Den totala kostnaden för utbildningen är bunden till att vara låg eftersom materialet, utrustning, leveranser och maskiner är standardiserade. Detta säkerställer också utbytbarhet hos personal för att uppfylla toppbelastningskravet.

3. Ekonomi i inköp:

Ett annat mål med standardiseringar är att ha en ekonomi vid inköp av leverantör, möbler, utrustning och maskiner. Köp i stora mängder kan leda till lägre köpeskilling.

4. Fastställande av prestationsstandarder:

Standardisering är nödvändig för att fixa prestandanorm.

Områden för standardisering i kontoret:

Följande är det område där standardisering av kontorsmetoder kan vara särskilt användbart:

a) mänskliga aktiviteter

(b) Kommunikation

(d) Utrustning och maskiner

(e) Möbler

(f) Tillbehör

(g) Rymdtilldelning

h) Arbetsmiljö

Vi skulle diskutera följande kortfattat:

(a) Mänskliga aktiviteter:

Mänskliga aktiviteter kan standardiseras på kontoret. Den bästa metoden för ett exempel kan bestämmas. Denna metod kan följas av andra kontorsanställda med självklart den nödvändiga förändring som behövs för att passa ett enskilt jobb eller en enskild anställd.

(b) Kommunikation :

Kommunikationsmedlet och metoden kan standardiseras för att minska kostnaderna. Detta är mycket viktigt när det gäller organisationer där kontor är belägna vid varandra.

(c) Blanketter och registrering:

Standardisering av formulär skulle resultera i färre former och även mindre långa former. Då kan det finnas standardisering av tidsperiod under vilken poster måste hållas och förstöras.

d) Utrustning och maskiner:

Standardisering innebär att man använder liknande utrustning och maskiner.

(e) Möbler:

Standardisering av arbetsbord, stolar etc. görs för att säkerställa ekonomi och utbytbarhet.

(f) Tillförsel:

Det innebär att det finns en standardisering av olika leveranser som papper, kol, bläck, klammer, gummi etc.

(g) Rymdtilldelning:

Rymdtilldelning är också standardiserad. Detta ska baseras på jobbtyper samt arbetsnivå.

h) Arbetsmiljö :

Arbetsmiljön ska standardiseras - mängden ljus som behövs för olika jobb, tillåten ljudnivå, luftfuktighet etc. för bättre prestanda.

Fördelar med standardisering:

1. Ekonomi:

Standardisering innebär större ekonomi i nästan alla aktiviteter. Standardiserade leveranser, utrustning och maskiner kan föras in i större kvantiteter och till lägre priser. Utbytbarhet av utrustning och maskiner resulterar dessutom i mer ekonomisk användning och lägre kapitalkostnader och reparationskostnader.

2. Större lämplighet för uppgiften:

Standardisering betyder rätt typer av varor, utrustning, maskiner, former, kommunikation, möbler och arbetsmiljö för en viss uppgift.

3. Enkelhet i administration:

Standardisering tar hand om rutinarbete, medan ledningen tar itu med de viktigare uppgifterna.

4. Lämplighet av metoder:

Ökad användning av datorer och mini-datorer gör standardiseringar obligatoriska. Standardisering är således en nödvändighet i det moderna kontoret.

5. Bättre kontroll:

Prestandanorm kan inte lösas utan standardisering. De är interrelaterade. Prestandanormer måste fastställas för att styra kontorsaktivitet.

6. Hjälpa till att förbereda budgeten:

När standard arbetsmetoder har utvecklats kan kontorskostnaden bestämmas med större noggrannhet. Således kan kontorsbudgeten förberedas med lätthet och större noggrannhet eftersom kostnaden för olika aktiviteter är känd. Dessa fördelar leder således ledningen att välja standardisering.

Effekt av standardisering på anställda:

Även om standardisering har blivit ett nödvändigt inslag i alla moderna kontor, men dess effekt på medarbetarna kan inte ignoreras. De anställda behandlas mest som en maskin, och det var Taylors vetenskapliga ledning där arbetsverktyg och arbetsmetoder standardiserades.

Det betyder att hans arbete är mer tråkigt och därmed orsakar det mer trötthet och tristess. Därför är det nödvändigt för ledningen att ta hand om denna aspekt samtidigt som standardiseringen genomförs.

Steg för standardisering i kontoret:

Varje progressiv organisation måste ha en systemavdelning som ansvarar för standardisering. I praktiken är dock kontorets verksamhet och dess metoder så varierade att det skulle vara bra att ha en standardkommitté i organisationen, som är en ständig kommitté.

Vad som än är arrangemanget föreslås följande steg för att åstadkomma en standardisering av en metod:

(a) bestämma syftet med operationen

(b) Fastställa vilka behov som ska uppfyllas

(d) Jämför de alternativa metoderna som tjänar samma syfte gentemot kostnadsfaktorn

e) Den bästa metoden bör väljas utifrån olika alternativ

(f) Att tänka på en konkret form skulle vara nödvändigt att standardisera och förbereda skriftliga specifikationer.

Förenkling:

Förenkling hänvisar till processen att förenkla eller göra en sak ser väldigt lätt ut.

Till exempel, lösa bara denna aritmetik:

Vi har kommit fram till lösningen som är 23/73. Nu ser vi på detta problem, det vi ser är att det finns en hel del parentes dvs avbrott och vi har hittat en lösning genom att ta bort fästen eller avbrott en efter en innan vi kom ut med lösningen.

På samma sätt, i en organisation kan det finnas många en konsol eller problem som är involverade och man måste hitta en lösning för den. Man måste lösa problemen i varje mellanled för att komma fram till en lösning.

På ett kontor eller en organisation är det inte möjligt för chefen eller kontorschefen att hantera allt.

Han kan bara handgjorda inte klara allt. Han måste ta reda på en lösning vid varje steg för att minska hans börda och hans arbete så att han fokuserar och koncentrerar sig på de viktiga, kritiska och viktiga frågorna för att göra en gynnsam åtgärd vid varje steg och lämna förmedlarna problem för folket på varje nivå, under honom för att lösa problemen.

Rapporteringen måste naturligtvis alltid överlämnas till de högre myndigheterna. Detta är ett exempel och förenklingsprocess. Förenkling minskar den behöriga myndighetens börda och gör hans uppgift enklare för att påskynda sitt arbete för att fatta ett bra beslut på grundval av lösningar som han tillhandahållit.

Det ger också ansvar för de mellanliggande tjänstemännen på varje nivå för att hantera en situation och erbjuda en bästa lösning till överordnade.