Kontor: Betydelse, betydelse, organisera ett kontor och dess principer

Läs den här artikeln för att lära dig mer om betydelsen, betydelsen, organisera ett kontor och principer som gäller kontorsprocessen.

Betydelse av Office:

Det har funnits många definitioner för att definiera ett kontor. Men på ett enkelt språk kan det beskrivas som "en plats där verksamheten bärs på". Detta är dock en otillräcklig definition eftersom den här definitionen inte tar hänsyn till det kontorarbete som är hjärtat av kontorsaktiviteten.

Betydelsen av ett kontor måste klart förstås i gemensamt språk. I det ögonblick som du stavar "office" är det underförstått att affärsverksamheten, ansvaret och dess funktion och de ordförandeskapande aktiviteterna går i aktion sida vid sida.

Därför tar hänsyn till alla dessa funktioner, kan en ordentlig definition av kontoret utformas. Ett kontor kan definieras som "någon plats där information på papper konvergerar och dokumenteras, bevaras och används för nuvarande och framtida verksamhet".

Informationen kan relatera till produktion, marknadsföring och olika andra verksamheter i ett företag. Korrekta register över mottagande och utförande av beställningar, inköp, lagring och köp, och betalningen som beror på organisationen och på grund av organisationen är några av de register som kontoret måste behålla.

Betydelsen av ett kontor:

Betydelsen av ett kontor ligger i det faktum att det inte bara fungerar för att upprätthålla sin verksamhet, dess varumärke och det egna kapitalet på marknaden utan i det faktum att det under mycket lång tid måste vara ansvarigt att upprätthålla dess anställda och att behålla dem under en mycket lång tid, inte på behållare, utan på permanent basis.

Betydelsen ligger på två fakta. Den första är de anställdas icke-omsättningsgrad, eller en mycket låg, en decimal av omsättningen av anställd är vad man ska sikta på. Det andra och det viktigaste faktum är att företagets omsättning bör rullas över på en konstant basis varje år, snarare än att vara över turbulent och hjärtsnabbt i ett år och tråkigt och drastiskt ytterligare ett år.

Ta exempel på AMUL [ANAND MILK UNION LIMITED]; baserad på Anand, Gujarat. Sedan de senaste tjugo åren fortsatte sin interna affärsomsättning på sina nettoresultat att öka med 4 procent per år, vilket resulterade i slutet av 1998 var deras verksamhet värd Rs. 156 crores. Det här är ett tydligt exempel på en konstant ökning av Amuls kontorsvolym och där ligger vikten av kontor.

Mer över de senaste 20 åren, förutom de anställda som uppnådde pensionsåldern, förlorade ingen anställd denna organisation, inte av någon anledning. Detta talar också om vikten av att kontoret behåller sina anställda.

Betydelsen av kontor och framgång ligger på följande faktorer:

(a) Planering,

(b) Organisera,

c) styrning,

(d) Bemanning,

(e) Kontroll och samordning,

f) Kontorskorrespondens,

(g) Rekrytering,

(h) Budgetering

När det gäller alla företag måste varje händelse planeras. Planeringen måste utföras. Avrättningar behöver vägledning, övervakning, kontroll och samordning. Om varje av dessa element synkroniseras ordentligt uppfylls de uppställda målen och vikten av att kontoret får en bild utöver en egen riktning.

Således är detta viktigt för kontoret. Det finns vissa faktorer för vilka ett kontor får sin andel och betydelse.

Dessa är uppräknade som:

1. Informationscenter :

Office är ett informationscenter eller en databank med all information, där den verksamhet som den gör bärs. Alla nuvarande och tidigare siffror av affärer som det gör borde vara på kontoret. Baserat på denna information planerar kontoret, prognoser och kontrollerar sin verksamhet, dess verksamhetsområde.

2. Kontoret tjänar som kommunikationskanal:

Det är uppenbart att kontoret bara inte kan fungera utan kommunikation, och det kan inte tjäna sitt syfte. Varje kommunikation, särskilt den skriftliga kommunikationen strömmar från topp till botten, och rapporteringen måste flöda från botten till toppen. Kontoret skulle falla om kommunikationen inte flyter ofta och rapporterna inte är tillgängliga eller presenteras för de högre myndigheterna inom den angivna tiden.

3. Stöd i samordning:

Målen för något kontor kommer inte att uppfyllas om det inte finns någon ordentlig samordning mellan arbetstagaren. Arbetsgivarrelationen och anställningsrelationen måste vara bra om en effektiv samordning måste byggas upp.

En effektiv samordning klämmer upp arbetsandan, stramar enigheten och stärker moralen för varje anställd som arbetar i organisationen. Stöd till det, nödvändig information och säkerhetskopiering från översta nivån behövs för att främja samordning.

4. Betydelse i förhållande till regeringen och allmänheten:

Idag, för varje företag att existera, måste det följa vissa riktlinjer, regler och föreskrifter som formulerats av regeringen. Varje affärsenhet idag anses vara inkomstgenererande samt ett socialt institut. Varje kontor har en vinge, och det är en länk mellan samhället och regeringen.

Det är också en länk mellan människor och regeringen. Därför måste ett kontor skapa en riktig typ av bild i människans sinne för att bygga en riktig varumärkesbild och en företagsbild.

5. Stöd i ledningskontroll:

Kontroll är en kombination av korrigerings- och mättekniker för subordinats prestanda för att säkerställa att målet för ett företag uppnås och uppnås. Kontroll kräver att man fastställer "standarder" och sedan mäter standarderna inom den angivna tiden och inom resurserna.

Det mäter faktiskt:

(i) Huruvida de uppsatta standarderna uppnås, och

(ii) Om inte uppnåtts, vad var avvikelsen och hur stor andel av avvikelsen var. När dessa är bestämda, utformas de olika kontrollmedlen för att sätta kontoret eller ett företag på rätt spår.

6. Betydelse i förhållande till kunder:

Den faktiska betydelsen av något kontor är dess relation med sin kund. Det är kunden som tar verksamheten till kontoret och därmed är en kund kungen. Med undantag för regeringskontoret beror varje annan företagsorganisation på sin kund att företaget ska kunna generera intäkterna. Därför är betydelsen av kontoret i förhållande till sin kund av stor betydelse - "kund", nu är "kejsaren".

Med tanke på detta är beställningar som kunden erhållit, deras förfrågningar och deras klagomål omhändertagna av kontoret genom direkta och personliga kontakter. Nu har det moderna kontoret en väldigt viktig person - gästens näringsofficer [GAO] som deltar i alla kunder och informerar dem direkt, personligen eller via telefon om företaget, dess verksamhet och om dess verksamhet.

7. Betydelse för aktieägare:

Varje kontor tjänar en viktig koppling mellan aktieägaren å ena sidan och företaget på den andra. Frågan om utdelning på aktierna, överlåtelse av aktierna, utlämnande av kallelsen till bolagets möten och svar på alla frågor till aktieägaren är av stor betydelse, och dessa kan inte uppnås eller erhållas utan att ett eget kontor bildas .

8. Arbetstagarens betydelse :

För att upprätthålla en bra arbetskraft, en bra miljö, fri från officiell politik, fri från partialitet och ett effektivt förhållande, i form av anställd-arbetsgivare och arbetsgivare-anställd; ett förhållande behövs.

Betalning av löne i tid, utbetalning av löner i tid, utarbetande av löneblad, underhåll av närvaro, vilket gör det möjligt för arbetstagare att utnyttja ledighet under sin nödsituation är några av de viktiga funktioner som måste utföras av kontoret. Därför är det några punkter som måste noteras, praktiseras och generaliseras i varje kontor, så att kontoret fungerar smidigt och briljant.

Organisera ett kontor:

Organisering avser skapandet av en struktur av uppgifter och funktioner för att uppnå företagets mål.

Urwick har definierat organisation som "aktiviteter som är nödvändiga för något syfte eller plan och arrangera dem i grupper som kan tilldelas enskilda personer".

Kontoret ska organiseras och uppgifterna och funktionerna ska definieras för att bestämma förhållandet mellan verksamheten och myndigheten så att kontoret fungerar smidigt.

Organisationens struktur borde ha följande egenskaper imbibed i den:

1. Det måste avbilda och reflektera planerna och karaktäristiken hos kontoret.

2. Det måste spegla den myndighet som är tillgänglig för företagsledningen.

3. Det måste återspegla sin miljö.

4. Det måste bemannas med utbildad personal.

Organisationsprocessen måste tillämpas på alla avdelningar i företaget, inklusive kontoret. Det finns vissa steg som kontoret måste ta, eller man måste ta hand om, om man måste strukturera organisationen.

Stegen som är inblandade i processen är:

1. Upprättande av företagsmål.

2. Formulering av derivat, objekt, planer och policyer.

3. Bestämning av de aktiviteter som är nödvändiga för att uppnå dessa mål, planer och politik.

4. Gruppera dessa aktiviteter mot bakgrund av mänskliga resurser och tillgängliga resurser och det bästa sättet att använda dem.

5. Gruppera dessa aktiviteter och delegera dem till respektive chefer för varje grupp med den myndighet som är nödvändig för att utföra verksamheten.

6. Koppla samman dessa grupper vertikalt och horisontellt genom myndighetsförhållande och informationssystem.

Dessa principer är uppräknade som:

1. Principer om målets enhet:

Varje del av organisationen, inklusive kontoret, arbetar för att uppnå målen för företaget.

2. Effektivitetsprinciper :

Effektivitet är en grundläggande princip. Målet måste uppnås till minimikostnaden för såväl organisationen som samhället.