Kontorsfunktioner: 4 Huvudstyper Office-funktioner

Denna artikel lyfter fram de fyra huvudtyperna av funktioner på ett kontor. Funktionerna är: 1. Kommunicera 2. Datamaskin 3. Inspelning 4. Utrymmehantering.

Kontorsfunktion # 1. Kommunicera:

Varje organisation behöver ett kontor. Arrangörsarbete innebär att man kommer i kontakt med folket. En organisationsstruktur är byggd av människor. Kommunikation är det sätt på vilket kontakter kan etableras. Kommunikation betyder utbyte av idéer och det är en tvåvägs trafik. Information måste tas emot och information måste också skickas ut. Detta kallas kollektivt som kommunikation.

(1) Kommunikationen är av två slag:

Extern och Intern,

(a) Externt:

En organisation måste upprätta kontakter och relationer med utomstående - kunderna, gäldenärerna, fordringsägarna, leverantörerna, andra organisationer, regeringen och slutligen allmänheten i stort. Även kommunikation med medlemmarna i en organisation kan kallas extern kommunikation eftersom medlemmarna bor på olika platser.

Extern kommunikation är en utarbetad och expanderande process. Det finns så många typer av mekaniska anordningar att etablera bredare och snabbare kontakter. Till exempel en telefon, telegrafapparaten, telexapparaten etc.

Extern kommunikation kan uppnås genom att hålla möten, konferenser etc. där personer från distans kan delta. Korrespondens är den vanligaste och bekväma processen med extern kommunikation spelar ingen roll vad som är avståndet.

(b) Internt:

Kommunikation är nödvändig bland de personer som arbetar inom kontoret i olika avdelningar. Sådan kommunikation är en kontinuerlig affär. Vid varje steg av varje aktivitet är det nödvändigt. Det mellan överordnade och underordnade som kan kallas vertikal kommunikation. Det finns vågrät kommunikation bland folket på samma nivå eller rankad peers.

I stora kontor finns ett utförligt arrangemang för samtal (populärt kallat inter-com. System) med hjälp av mekanisk utrustning. Möten, konferenser etc. hålls också bland anställda. Utformningar av kommittéer, gruppdiskussioner mm är också mycket populära idag.

(2) Kommunikationen kan klassificeras i tre typer från en annan vinkel:

(a) Oral:

Detta är ett ansikte mot ansikte mellan två eller flera personer. En person kan prata med en eller en grupp personer. Det här är oftast för intern kommunikation med hjälp av inter-com, enhet, diktafon etc. Långdistans muntlig kommunikation är möjlig via telefon. Att hålla en intervju är en exklusiv form av muntlig kommunikation,

(b) Skriven:

Detta är i form av brev, rapporter, meddelanden, cirkulär, noteringar, etc. Detta kallas annars korrespondens. Det är vanligare för avlägsen kommunikation. Skrivmaskin, dupliceringsmaskiner, etc., används för att förbereda texten. Den största fördelen med skriftlig kommunikation är att samtidigt spela in kan upprätthållas. Naturligtvis kan muntlig kommunikation också spelas in via en bandspelare.

Skriftlig kommunikation kan skickas till ett stort antal personer i taget i exakt samma form med hjälp av dupliceringsmaskiner eller tryckpress. Korrespondens är kanske den viktigaste funktionen hos ett kontor. Sekreteraren ska vara expert på detta arbete.

c) Gestural:

Detta är en metod för kommunikation genom signaler och tecken, vinkling av händer, klappande på ryggen etc. Det görs inom en mycket nära sfär och i de flesta fall är det av informell natur. Det är med rätta sagt att ögonen kan säga mer än vad ord kan göra. Gestural kommunikation eller användning av "kroppens språk" är internationellt eftersom det inte finns något språkbarriär.

Kommunikation kan också vara visuell med hjälp av fotografier, bilder etc. och även genom att signalera t.ex. en summer, ett rött ljus etc.

Extern kommunikation är oftast skriftlig och delvis muntlig medan intern kommunikation är i stort sett muntlig, delvis skriftlig och ofta gestural.

Kontorsfunktion # 2. Datorer :

Information som samlas in via kommunikation och från register analyseras, jämförs och diskuteras och samtidigt görs beräkningar med hjälp av tillgänglig data och statistik för att fatta beslut. Beslut följs av åtgärder.

Termen beräkning innebär beräkning. Det är faktiskt något mer än bara beräkning. I moderna stora kontor används datorer. En sådan maskin är en elektronisk apparat för databehandling som hjälper beslutsprocessen.

I små bekymmer beräknas arbetet med mentala arbeten. Högt rankade och höga tjänstemän sitter på kontoret för att göra sådant beslutsarbete. De stora besluten fattas av folket på högsta nivå, som företagsledare. Sekreteraren hjälper ofta de högsta personerna i beslutsprocessen.

Statistiska diagram och diagram är förberedda för ändamålet. Undersökningar utförs för ytterligare information och beredas därpå. Information om erfarenheter från andra i samma linje kan vara till stor hjälp.

Kontorsfunktion # 3. Inspelning :

Tydligen är detta en kontors huvudfunktion. Inspelning innebär bevarande av information och händelser av alla slag. Inspelning är en kontinuerlig process och även automatisk. Inspelningen börjar med att kommunicera, särskilt när kommunikation skrivs. Oavsett information mottas och vad som skickas, registreras.

Rekord hålls av olika beräkningar och analyser i beslutsprocessen. Besluten registreras också. Viktiga beslut fattas ofta i form av resolutioner vid möten som spelas in i minutböcker. En stor del av kontorspersonalen är förlovad för inspelning.

(1) Inspelningen har två aspekter:

(a) Förberedelse av skivor:

Rekord måste förberedas först. Det finns olika regler för att förbereda register. Till exempel måste redovisningshandlingar göras enligt dubbel bokföring system. Det finns olika former som ska användas. Bolagets balansräkning har till exempel en särskild blankett enligt vad som anges i aktiebolagslagen Schema VI.

(b) Bevarande av skivor:

Rekord måste bevaras. Rekord har flera verktyg. De är beredda för bevis ^ referens och framtida vägledning och så måste de bevaras. Arkivering är en konst för att bevara poster. Det finns olika typer av utrustning, som ett arkivskåp, för ändamålet.

(2) Rekord har två typer:

a) Finansiellt:

Olika typer av kontobokar gör finansiell rekord. Olika statistiska diagram är också nödvändiga för ändamålet.

b) Icke-finansiella:

Brev, rapporter, mötesprotokoll mm gör det icke-finansiella rekordet. Båda typer av dokument är lika viktiga för en organisation. Vissa register måste sändas. Exempelvis måste styrelsens rapport (icke-finansiell rekord) och resultaträkning och balansräkning (finansiell rekord) cirkuleras bland medlemmarna i ett företag. Sekreteraren har ett viktigt ansvar för att övervaka och kontrollera förberedelser och bevarande av register.

Office-funktionen # 4. Utrymmehantering:

Vissa människor anser att korrekt utnyttjande av utrymmet eller bostadshuset är en annan funktion av kontoret. Utrymmet är knappt och dyrt och det är därför nödvändigt att maximera utnyttjandet av det utan att tränga. Allt beror på den vetenskapliga layouten så att maximalt arbetsflöde säkerställs.

För varje typ av kontorsfunktion är specialiserade personer nödvändiga och så måste rekrytering av personalen ske noggrant. Separat träning kan ges till dem för syftet. Sekreteraren måste ha användbar kunskap om varje typ av funktion annars kan han inte styra personalen.