Kontorsbudget: Betydelse, betydelse och begränsningar för kontorsbudgeten

Läs den här artikeln för att lära dig om betydelsen, betydelsen, begränsningarna, slag och förberedelse av kontorsbudgeten.

Betydelsen av kontorsbudget:

En kontorsbudget kan definieras som "en enhet bestående av ett ordnat arrangemang av data som bestäms av beräknade gissningar och täcker alla faser av företaget under en bestämd framtida tidsperiod".

Budgetkontroll är processen att använda budgeten genom att jämföra de faktiska resultaten med de beräknade gissningarna för att korrigera antingen metoden eller tekniken för att resultaten jämförs med de förväntade utgifts-, inkomst- och produktionsmålen.

Från ovanstående två, dvs budgeten och budgetkontrollen, är dessa två relativa termer inte bara inbördes samband utan även beroende. Från chefens synvinkel är den ena utan den andra oanvändbar och är en slösig övning.

Betydelsen av användningen av kontorsbudgeten:

Användningen av kontorsbudget på kontoret är viktigt på grund av följande faktorer:

1. Planering och kontroll:

Planering är en viktig funktion av förvaltningen. Det är endast genom budgetkontrollen att planeringens funktion har en korrekt form. En annan viktig funktion av förvaltningen är kontrollen. Budgetkontroll är ett kraftfullt vapen att kontrollera. Det hjälper till att kontrollera prestanda.

2. Hjälper beslutsfattande:

Budget ger en stor hjälp till en ledamot i beslutsfattandet. Han får den faktiska informationen om mål och respektive prestationer som visas av budgeten.

3. Balansering:

Budgetkontrollen främjar en övergripande synvinkel. En budget hjälper kontorschefen genom att uppmuntra en önskad balans mellan de olika kontorsverksamheterna.

4. Återkommande svaghet i kontorsstrukturen:

Användningen av en budget bidrar till att avslöja svagheten i kontorsorganisationsstrukturen. De enheter, avdelningar eller divisioner som har för höga utgifter kan markeras för ledningsuppmärksamhet.

Begränsning av budgetkontrollen:

Budgetkontroll, som en enhet för att styra kontorskostnaden, har sina egna begränsningar, varav viktigaste är:

1. Begränsning som till prognosens noggrannhet:

Budgeterna är begränsade av prognosernas noggrannhet. För att uppnå detta skulle det vara bättre att granska varje månad eller tre månader så att utvecklingen eller ändringen av villkoren återspeglas i budgeten.

2. Endast ett hanteringsverktyg:

Budget är ett verktyg. Det är inte förvaltningen av sig själv. En budget är inte automatisk i sin verksamhet. Det är därför nödvändigt att ta stor omsorg vid förberedelserna. Det är också viktigt att tolka data korrekt.

3. Tidsbegränsning:

Användningen av en budget behöver tid. Nuvarande sjukdomar botas inte över natten med budgeten. Det är inte möjligt att rusa genom korrigering eller eliminering av de oönskade tillstånden. Budgetkontrollen tar sin egen tid att tillämpa.

Typer av kontorsbudget:

Det är möjligt att upprätta en separat budget för någon avdelning eller division av vårt företag. Ofta utarbetas separata budgetar för försäljning, inköp, produktion, ekonomi, arbetskraft och allmänna kostnader. En sådan typ av budget kallas avdelningsbudgeten eller delningsbudgeten. Det kan också förberedas för kontoret i vår organisation, där kontor är en viktig del av organisationen.

Budgetar är vanligtvis förberedda i form av pengar men idag är det erkänt som en användbar praxis för att förbereda budgeten i fysiska termer också. De fysiska resurserna behövdes för att uppnå de fysiska målen i budgeten. Budgeten kan alltså vara en pengarbudget och den fysiska budgeten.

Då finns det en annan snäll budget. Syftet med denna typ av budget är att förutbestämma åtgärden som ska vidtas om en variation från uppskattningsmålet uppstår. Denna budget visar utsläppsrätterna på en viss aktivitetsnivå och även ersättningen på olika nivåer. I praktiken beräknas avvikelserna från ersättningen för det fastställda målet.

Förberedelse av kontorsbudget:

Kontorsbudgeten kan bara tjäna sitt syfte endast om det är ordentligt förberedt. För att göra det är det önskvärt att följa följande principer för utarbetande av kontorsbudgeten i sikte. Korrekt försiktighet bör vidtas för att förbereda kontorsbudgeten. det handlar om pengar, tid och mycket individuellt arbete för att förbereda en budget. Redan förberedd budget är värdelös och dyr motion.

För att uppnå målet med en budget ska följande åtgärder vidtas för att förbereda budgeten:

1. Klassificering av kontorsutgifter:

Där kontorskostnader är en viktig del i en organisationsinställning, skulle det vara korrekt att definiera dem ordentligt.

I stort sett kan kontorsutgifter klassificeras som:

(a) Fastliknande Lease, Hyr,

(b) Semi-variabler-liknande tillsyn, och

(c) Variabel som Fyllnadskostnad.

2. Allokering av kontorsutgifter:

Kontorsbudgeten måste noggrant fördela kontorsutgifter till olika avdelningar.

Det finns två typer av kontorskostnader:

(a) Direkt-som kan debiteras direkt till driftavdelningen, t.ex. avskrivning av maskin och utrustning och löner för personal som uteslutande används för en viss avdelning

(b) Indirekt - som kan debiteras direkt till driftavdelningarna men som tilldelas dessa avdelningar på ett bra sätt, t.ex. Utgifter för centralt fyllsystem, centraliserad O & M etc.

3. Rådfråga personalen:

Handledarna hörs om olika aspekter av budgeten. Tidigare prestationer för varje avdelning utvärderas och målet för ytterligare prestationer fastställs på grundval av organisationens mål och mål.

4. Inpassning i huvudbudgeten:

Den färdiga kontorsbudgeten måste införlivas i huvudbudgeten. Kontorschefen bör se till att integrering av kontorsbudgeten i huvudbudgeten är korrekt. Kontorschefen bör inte vara självisk. Han borde vara villig att göra lämpliga justeringar i sin budget om de organisatoriska behoven kräver det.

5. Skriva budgeten:

Nästa steg i budgeteringen är att skriva budgeten. Budgeten ska skrivas med försiktighet. Lämpliga förklaringar, där det behövs, ska ges.

6. Överföring av budgeten:

Detta är det sista och det viktigaste steget i budgeteringen. Budgeten måste skickas till alla avdelningar och chefer som antar att genomföra den. Kopiorna av delar av budgeten ska också skickas till de ledande befattningshavarna som ansvarar för genomförandet av en viss del av en budget.