Behov av mänskliga resursinformationssystem i modern organisation (HRIS)

För att genomföra personalforskning och personalrevision samt personalrevision kräver personaldirektören mycket information om anställda som arbetar i organisationen.

Det manuella journalsystemet är dock otillräckligt och otillräckligt för att uppfylla informationskraven i en modern företagsorganisation. Med andra ord kan svårigheten att upprätthålla och bristerna i manuella journalsystem anges som de grundläggande orsakerna till behovet av HRIS. Dessa utarbetas senare.

Svårigheten här hänvisar till de omfattande uppgifterna om de anställda som inte är möjliga att spåra manuellt. Inte bara det, data behöver uppdateras från tid till annan och det gör det skrivande jobbet ganska arbetskrävande och dyrt. Alastair Evans säger kostnader, noggrannhet, fragmentering, dubbelarbete och analysproblem som några av de svårigheter som är förknippade med det manuella journalsystemet.

Den manuella överföringen av data från en post till en annan ökar risken för fel som påverkar noggrannheten och tillförlitligheten hos data som hålls. Inlägg kan skickas två gånger Data kan överföras till felaktiga dokument som leder till förvirring.

Eftersom data / information upprätthålls på ett fragmenterat sätt, dvs manuella poster hålls på separata platser hanteras av olika personer i olika avdelningar, är fullständig information om en anställd inte lätt tillgänglig på en central plats. Detta hämmar beslutsprocessen i organisationen. Samma betonar behovet av HRIS.

Venkata Ratnam och Srivastava har angivit tre syften som behovet av HRIS:

1. För att lagra data och information för varje enskild medarbetare för redovisning.

2. Att ligga till grund för beslutsfattandet i dagliga personalfrågor (t.ex. tjänstledighet) liksom för planering, budgettering, genomförande och övervakning av en mängd mänskliga resursfunktioner.

3. Att leverera data / retur till regeringen och andra offentliga.

Hemendra Verma, en programvarukonsult, genomförde en undersökning och framhöll behovet av HRIS för följande ändamål:

1. Det visade sig att det inte finns mycket tid att hantera information avseende HR-funktionen, kan vara på grund av den tid som krävs för att hantera den rikliga informationen.

2. Det finns brist på information om mänskliga resurser inom branschen på alla nivåer.

3. HRIS skulle bidra till att uppnå "jämlikhet" inom områden som marknadsföring, överföring, nominering etc.

4. HRIS hjälper till med att lösa anställdas avgifter i tid, med avseende på försäkringsfond, pension, gottgörelse, LT C. och tjänat löner ersättning mm

5. När en persons profil har angetts i datorn blir det lättare att hämta informationen och även innebära mindre kostnad och minskar risken för fel.

Vissa använder data och information i två termer utbytbart. Men det skiljer sig mellan de två begreppen. Data är råa, oanalyserade siffror och fakta om händelser medan information är den analyserade och organiserade dataformen.

Till exempel är nettoresultatet en data eftersom ingen mening kan tilldelas den absoluta nivån på nettoresultatet. Men vinsten uttrycks som en procentandel av försäljningen, det förmedlar viss mening och kallas information. N. Upadhya har mycket kortfattat utmärkta data från information genom att ange: "Betydande organiserade data kan definieras som information".

Innan vi definierar HRIS, verkar det i kontextens skick att först definiera -Management Information System "(IMS). MIS är en formell, vanligtvis datoriserad struktur för att ge förvaltningen information, som rör intern verksamhet och externa faktorer för att underlätta beslutsprocessen.

Genom att tillämpa detta koncept i samband med HRM kan HRIS definieras enligt följande:

HRIS är ett systematiskt sätt att lagra data och information för varje enskild medarbetare för att hjälpa planering, beslutsfattande och inlämnande av avkastning och rapporter till externa organ.