Installation av ett kostnadsredovisningssystem

Läs den här artikeln om du vill veta om faktorer, svårigheter, kostnadshandböcker och juridiska krav som behövs vid installationen av ett kostnadsredovisningssystem.

Faktorer som ska beaktas före installationen:

När ett kostnadsredovisningssystem ska installeras ska följande punkter beaktas:

1. Föremål:

Vilka är de objekt som ledningen vill uppnå och vilken typ av information behöver den för att uppnå sina mål? Information om kostnader som är avsedda för fastställande av priser skulle vara ganska annorlunda än vad som är avsedd att avslöja effektivitet eller ineffektivitet i verksamheten eller som krävs för att fatta beslut på ett rationellt sätt.

2. De tekniska detaljerna:

Tekniska operationer av oro och om produktion är viktigare än försäljning eller vice versa bör hållas i åtanke. Självklart måste man uppmärksamma den viktigaste faktorn.

3. Produkten:

Produktens art bör övervägas för att bestämma typ av kostnadssystem. Till exempel, om material som används är obetydligt, är ett detaljerat system för materialkontroll inte nödvändigt.

4. Faktorer:

Faktorer som är eller inte kan kontrolleras bör övervägas. Uppmärksamhet måste betalas till kontrollerbara faktorer. Till exempel, om en viss förpackningsmetod är lagstadgad, är det inte användbar att försöka tänka på ett alternativ.

5. Materialtyp:

Den typ av material som är tillgängligt och tidpunkten för deras leveranser tillsammans med lagringsproblemet bör också beaktas.

6. Typ av arbete:

Den typ av arbete som krävs och metoderna för deras ersättning bör också beaktas.

7. Förvaltning:

Även ledningens karaktär och beslutsprocessen bör beaktas. Moderna förvaltningar behöver vanligtvis detaljerad information. Informationsflödena måste utformas med hänvisning till källans och slutanvändningen av informationen. Till exempel, om beslut fattas av en person som vägrar att avslöja någon information, måste systemet hålla detta i sikte.

8. Särskilda egenskaper:

Eventuella särdrag av verksamheten, som det kan vara, måste hållas i sikte. Till exempel, om inköp av en viss artikel endast ska göras från en viss källa eller firma, behöver kostnadssystemet inte bygga en lämplig inköpsförfarande. den bör koncentrera sig på korrekt användning av det berörda objektet.

9. Användning av finansiella böcker:

Möjligheten att använda finansiella böcker och förfaranden bör också hållas i åtanke. Som nämnts ovan ska kostnadsredovisning behandlas som en investering och därför bör alla befintliga användningsförfaranden, böcker och register användas. Till exempel behöver finansiella konton tillräckliga register över inköp och löner. Med en liten förändring kan dessa göras för att tillgodose behovet av kostnadsredovisning också. Kostnadsregister och finansiella böcker borde så långt som möjligt vara väl samordnade, till och med helt integrerade.

10. Val av enhet:

Valet av enheten för vilka kostnader som ska erhållas bör också beaktas. Till exempel, vid stål, fastställs kostnader per ton stål och vid textilier i bomull är enheten kg. av garn eller tyg. Vid motorfordon kommer kostnaden att hittas per buskilometer eller passagerarkilometer eller ibland tonmil. Dessa är kända som kostnadenheter och det är nödvändigt att välja en riktig enhet, varken för stor eller för liten.

11. Fullständig diskussion:

Framför allt bör systemet utformas efter en fullständig och öppen diskussion med alla som kommer att vara inblandade.

Svårigheter vid installation av ett kostnadssystem:

När ett kostnadssystem införs, kan det behöva stöta på ett antal svårigheter. Dessa kan vara följande:

(i) Förvaltningsapati:

Om ledningen inte är verkligen övertygad om fördelarna med kostnadssystemet eller om det på något sätt har gjorts för att acceptera systemet mot sin vilja, kommer det bara att tolerera det och inte uppmuntra det ordentligt. Detta kommer att leda andra också att hålla tillbaka sitt samarbete och därför kan systemet aldrig fungera effektivt. Rapporterna kan alla vara korrekta och snabba men förmodligen kommer ingen att titta på dem.

(ii) Fientlighet från linjepersonal:

Linjespersoner tror ofta att de för det första vet hur de ska driva sin verksamhet och därför behöver de inte någon att berätta för dem vilken information de behöver och för det andra att de inte kan slösa sin tid i "formfyllning". De kan också vara rädda för att korrekt information kommer att avslöja några av sina misstag eller att det nya systemet kommer att göra dem mindre användbara än tidigare i ledningens ögon. Det finns en tendens att motsätta sig något nytt om det inte är tydligt för sin fördel.

iii) myndighetens struktur:

Kostnadsredovisningssystemet kan vara baserat på formell myndighetsstruktur, medan strukturen i verkligheten kan vara ganska annorlunda. Om exempelvis fackliga ledare har stor inverkan på de olika besluten, kan systemet lösa sig i svårigheter - det är inte troligt att organisationsdiagrammet kommer att visa myndigheternas ledning.

(iv) Ändrade omständigheter:

Företaget genomgår ofta snabba förändringar - marknaden kan förändras och produktionsprocessen kan förändras. ledningsidéer förändras också. Om kostnadssystemet inte anpassas till de förändrade omständigheterna upphör det att vara effektivt. Om exempelvis en textilfabrik av bomull omvandlas till en kvarn som producerar konstgjorda fibrer, måste kostnadsredovisningssystemet också ändras på lämpligt sätt.

(v) Likgiltighet:

Ofta bryter en del av systemet ner; Om det inte snabbt sätts rätt, kommer det att påverka hela systemet. Till exempel, om materialfrågor inte kontrolleras korrekt och hålls under kontroll, kan hela materialstyrningssystemet bryta ner. Det kan också vara fördröjning i informationsflödet och rapport kan försenas. Om detta inte korrigeras kan hela besluts - och kontrollsystemet vara vitiated. Samma blir resultatet om det finns allvarliga fel i rapporten. Det är därför nödvändigt att någon kontinuerligt och noggrant tittar på systemets verkliga drift.

(vi) Låg status för kostnadsrevisor:

Kostnadsrevisorn måste ofta samla in och lämna in information som kanske inte kan liknas av någon. Om kostnadsrevisoren upptar en mycket junior position kan han kanske inte göra sitt arbete utan rädsla eller favör och därför kan informationen från honom inte leda till ett korrekt beslut. Det är viktigt att kostnadsrevisoren ska vara en högt rankad tjänsteman, som har direkt tillgång till toppledningen. Han måste också biträdas av en välutbildad och adekvat personal.

(vii) Bristande klarhet om prioriteringar och mål:

Om Kostnadsredovisningspersonalen inte är tydlig om slutanvändningen till vilken kostnadsinformation som kommer att sättas, kan de inte på ett korrekt sätt utföra sin uppgift. de kan även skicka fel eller otillräcklig information. På grund av alla dessa svårigheter är det nödvändigt att gå långsamt och ta alla tillsammans. En utbildningsprocess för alla berörda är viktigt för att se till att kostnadssystemet accepteras och drivs med uppriktighet.

Kostnadsmanual:

Ett sätt att se att kostnadssystemet fungerar som det är tänkt är att skriva i hela blanketten hela systemet i alla dess aspekter. Boken heter Cost Manuals, som har definierats av Chartered Institute Management Accountants, London som: "Ett dokument som beskriver ansvaret för de personer som kostar i rutinen och de blanketter och register som krävs för kostnadsberäkning och kostnadsredovisning."

Kostnadsmanualen kommer att fastställa alla delar av kostnadsredovisningssystemet, såsom: redovisning av material, arbetskraft, allmänna kostnader av olika slag, på vilket sätt hela informationen kommer att samlas in, analyseras och integreras, vilka rapporter ska utarbetas, när de kommer att förberedas och i vilken form och till vilka skall de skickas.

För varje ingående del kommer hela processen att anges. Till exempel, när det gäller material, kommer manuellan att ange:

(i) Hur inköpsrekvisitionerna kommer att hända

(ii) hur och av vem de ska behandlas och beslut att köpa ska fattas

(iii) huruvida offert ska inbjudas och hur noteringarna ska jämföras och vem ska fatta beslut om att lägga ordern,

iv) I vilka fall behöver inga noteringar uppmanas Om så är fallet, vem bestämmer sig för hur varan ska köpas

(v) form av inköpsorder

vi) förfarandet vid mottagande av material - för kontroll av kvaliteten och kvantiteten av de material som erhållits

(vii) Hur materialet tas emot ska prissättas - de artiklar som ska ingå i deras kostnad:

(viii) Registrering av material som mottas-Blanketterna för bin-kort och butiker.

(ix) personer som är behöriga att dra material från butikerna

(x) Metoden som ska följas för att prissätta problemen;

(xi) Det sätt på vilket fysisk kontroll kommer att utföras. och

(xii) analys av material som utfärdats på arbetsplatsen och inspelningen av dem etc.

Kostnadsmanualen kommer att ange varje persons uppgift i kostnadsavdelningen och ange exakt hur han ska göra det arbete som tilldelats honom och till vilket han ska vidarebefordra sitt arbete efter avslutat arbete. Dessutom finns alla former som ska användas i handboken.

Det sätt på vilket alla former ska fyllas och den som kommer att fylla dem anges alla; Handboken kommer också att notera till vem blanketten ska skickas efter färdigställandet. Datumet då en viss blankett ska fyllas i och skickas anges också.

Kostnadsmanualen kommer således att innehålla de förfaranden som ska följas av det berörda företaget. Det är ett sätt att känna till vilka lösliga saker som finns och sedan binda upp dem. Det är också ett sätt att se att det inte finns några dubbelarbete och att hela arbetet är gjort på ett integrerat sätt utan dröjsmål.

Lag krav:

Normalt är det om ett företag installerar ett kostnadsredovisningssystem eller inte, och det gör det på grundval av de fördelar man förväntar sig att härleda från systemet. Aktiebolagslagen, 1956, bemyndigar dock centralregeringen att beställa företag som är verksamma inom en viss bransch för att behålla böcker för att registrera specificerade uppgifter.

Avsnitt 209 förutsätter att böckerna måste bibehållas för att ge en rättvisande bild av sådana uppgifter om utnyttjande av material eller arbetskraft eller andra kostnader som kan föreskrivas av staten om bolaget tillhör den angivna klassen av företag som bedriver verksamhet tillverkning, bearbetning och gruvdrift.

Detta innebär att om det tillhör en bransch som staten har beordrat att uppgifterna angivits ovan måste företaget behålla riktiga kostnadsböcker. Centralstatsrådet har redan föreskrivit att sådana böcker behålls när det gäller ett antal industrier, till exempel cement, bomullstekstiler, däck, socker osv. Således är det i Indien obligatoriskt att installera ett kostnadssystem i många fall .