Betydelsen av planering: Det är funktioner, begränsningar, process och typer

Läs den här artikeln för att lära känna vikten av att planera för en organisation: det är funktioner, begränsningar, processer och typer!

Alla organisationer oavsett om det är regeringen, ett privat företag eller en liten affärsman kräver planering. Att förvandla sina drömmar till ökad försäljning, tjäna hög vinst och få framgång i affärer måste alla affärsmän tänka på framtiden. göra förutsägelser och uppnå mål. Att bestämma vad man ska göra, hur man gör och när man ska göra planerar man.

Menande:

Planering kan definieras som "tänker i förväg vad som ska göras, när det ska göras, hur det ska göras och vem det ska göras". I enkla ord kan vi säga att planeringen överbryggar klyftan mellan var vi står idag och var vi vill nå.

Planering innebär att man fastställer mål och bestämmer i förväg lämplig åtgärd för att uppnå dessa mål så att vi också kan definiera planering som upprättande av mål och mål och formulera en handlingsplan för att uppnå dem.

En annan viktig ingrediens i planeringen är tid. Planer utvecklas alltid under en bestämd tidsperiod, eftersom ingen verksamhet kan fortsätta planera oändligt.

Med tanke på tidsdimensionen kan vi definiera planering som "Ställa in mål för en given tidsperiod, formulera olika åtgärdskurser för att uppnå dem och välja det bästa möjliga alternativet från olika åtgärdskurser".

Egenskaper / Natur / Karaktäristisk för planering:

1. Planering bidrar till mål:

Planeringen börjar med bestämning av mål. Vi kan inte tänka på planering i avsaknad av objektiv. Efter upprättandet av målen bestämmer planeringen metoder, förfaranden och åtgärder som ska vidtas för att uppnå uppsatta mål. Planners hjälper också till och ändrar planen om saker inte rör sig i riktning mot mål.

Till exempel, om en organisation har som mål att tillverka 1500 tvättmaskiner och i en månad endast 80 tvättmaskiner tillverkas, görs ändringar i planen för att uppnå det slutliga målet.

2. Planering är ledningens primära funktion:

Planering är den primära eller första funktionen som ska utföras av varje chef. Ingen annan funktion kan exekveras av chefen utan att utföra planeringsfunktionen, eftersom målen sätts upp i planeringen och andra funktioner beror endast på målen.

I organisationsfunktionen tilldelas chefer till exempel myndighet och ansvar för medarbetarna och myndighetsnivå och ansvar beror på företagets mål. På motsvarande sätt utses de anställda i bemanningen. Antalet anställda och typ av anställda beror återigen på bolagets mål. Så planeringen fortsätter alltid och förblir nej. 1 jämfört med andra funktioner.

3. Pervasiv:

Planering krävs på alla ledningsnivåer. Det är inte en funktion som är begränsad till chefer på högsta nivå, men planering görs av chefer på varje nivå. Upprättande av huvudplan och utformning av övergripande politik är uppgift för chefer på toppnivå medan avdelningschefer bildar plan för sina respektive avdelningar. Och ledare på lägre nivå gör planer för att stödja de övergripande målen och att bedriva dagliga aktiviteter.

4. Planering är futuristisk / framåtblickande:

Planering innebär alltid att se framåt eller planering är en futuristisk funktion. Planering görs aldrig för det förflutna. Alla chefer försöker göra förutsägelser och antaganden för framtiden och dessa förutsägelser görs på grundval av tidigare erfarenheter från chefen och med regelbunden och intelligent skanning av den allmänna miljön.

5. Planeringen är kontinuerlig:

Planering är en oändlig eller kontinuerlig process eftersom man efter planer också måste ha kontakt med förändringarna i förändrad miljö och i valet av ett bästa sätt.

Så, efter planer har planerare också ändrat planerna enligt bolagets krav. Till exempel, om planen är gjord under bomperioden och under dess genomförande finns det en depressionstid måste planerare göra ändringar enligt de rådande förhållandena.

6. Planering innebär beslutsfattande:

Planeringsfunktionen behövs endast när olika alternativ är tillgängliga och vi måste välja det mest lämpliga alternativet. Vi kan inte tänka oss att planera i valfrihet eftersom planeringsfunktionscheferna utvärderar olika alternativ och väljer den mest lämpliga. Men om det finns ett alternativ tillgängligt så finns det inget krav på planering.

Till exempel, för att importera tekniken om licensen endast är med STC (State Trading Cooperation), har företag inget annat val än att importera tekniken via STC bara. Men om det finns 4-5 importbyråer som ingår i denna uppgift, måste planerarna utvärdera villkoren för alla myndigheter och välja den lämpligaste ur företagets synvinkel.

7. Planering är en mental träning:

Det är mental träning. Planering är en mental process som kräver högre tänkande, varför det hålls åtskilt från operativa aktiviteter av Taylor. Vid planering görs antaganden och förutsägelser angående framtiden genom att skanna miljön ordentligt. Denna aktivitet kräver högre intelligensnivå. För det andra utvärderas olika planer i planeringen och det lämpligaste valet, vilket återigen kräver högre intelligensnivå. Så det är rätt att kalla planering en intellektuell process.

Betydelse / betydelse av planering:

1. Planering ger riktning:

Planering handlar om förutbestämd handlingsplan. Det ger anvisningar till arbetstagarnas ansträngningar. Planeringen klargör vad anställda måste göra, hur man gör etc. Genom att i förväg ange hur arbetet ska utföras, ger planering vägledning för åtgärder. Anställda känner i förväg i vilken riktning de måste arbeta. Detta leder också till enhetens riktning också. Om det inte fanns någon planering skulle arbetstagarna arbeta i olika riktningar och organisationen skulle inte kunna nå sitt önskade mål.

2. Planering Minskar risken för osäkerhet:

Organisationer måste möta många osäkerheter och oväntade situationer varje dag. Planering hjälper chefen att möta osäkerheten eftersom planerare försöker förutse framtiden genom att göra vissa antaganden om framtiden med tanke på deras tidigare erfarenheter och skanning av affärsmiljöer. Planerna görs för att övervinna sådana osäkerheter. Planerna inkluderar också oväntade risker som brand eller några andra olyckor i organisationen. Resurserna hålls borta i planen för att möta sådana osäkerheter.

3. Planering minskar över överlappande och slöseriösa aktiviteter:

Organisationsplanerna görs med hänsyn till kraven för alla avdelningar. Avdelningsplanerna är härledda från huvudorganisationsplanen. Som ett resultat kommer det att finnas samordning i olika avdelningar. Å andra sidan, om chefer, icke-chefer och alla anställda följer handlingsplanen enligt planen kommer det att finnas integration i verksamheten. Planer säkerställer tydligheten i tankar och handlingar och arbetet kan utföras smidigt.

4. Planering Främjar innovativa idéer:

Planering kräver högt tänkande och det är en intellektuell process. Så det finns ett stort utrymme att hitta bättre idéer, bättre metoder och förfaranden för att utföra ett visst jobb. Planeringsprocessen tvingar cheferna att tänka annorlunda och anta framtida förhållanden. Så det gör cheferna innovativa och kreativa.

5. Planering underlättar beslutsfattande:

Planering hjälper cheferna att fatta olika beslut. Som i planeringsmålen fastställs i förväg och förutsägelser görs för framtiden. Dessa förutsägelser och mål hjälper chefen att fatta snabba beslut.

6. Planering fastställer standard för kontroll av:

Controlling betyder jämförelse mellan planerad och faktisk produktion och om det finns variation mellan båda, ta reda på orsakerna till sådana avvikelser och vidta åtgärder för att matcha den faktiska produktionen med den planerade. Men om det inte finns någon planerad produktion, kommer kontrollansvarig chef inte att ha någon bas för att jämföra huruvida den faktiska produktionen är tillräcklig eller inte.

Om till exempel den planerade produktionen i en vecka är 100 enheter och den faktiska produktionen som produceras av en anställd är 80 enheter, måste den kontrollande chefen vidta åtgärder för att få 80-enhetens produktion upp till 100 enheter, men om den planerade effekten, det vill säga 100 enheter, inte är ges av planerarna och sedan ta reda på om 80 enhetsproduktion är tillräcklig eller inte kommer det vara svårt att veta. Så, basen för jämförelse vid styrning ges endast genom planeringsfunktionen.

7. Fokuserar uppmärksamhet på företagets mål:

Planeringsfunktionen börjar med upprättandet av mål, policyer, förfaranden, metoder och regler etc. som görs i planeringen för att uppnå dessa mål. När anställda följer planen leder de till uppnåendet av mål. Genom planering riktas alla anställdas ansträngningar till uppnåendet av organisationsmål och mål.

Begränsningar av planering:

1. Planering leder till styvhet:

När planer har gjorts för att bestämma framtida handlingsåtgärd kan chefen inte vara i stånd att ändra dem. Efter fördefinierad plan när omständigheterna ändras får det inte medföra positiva resultat för organisationen. Denna typ av styvhet i plan kan skapa svårigheter.

2. Planering kanske inte fungerar i dynamisk miljö:

Affärsmiljö är mycket dynamisk eftersom det sker kontinuerliga förändringar i ekonomisk, politisk och juridisk miljö. Det blir mycket svårt att förutse dessa framtida förändringar. Planer kan misslyckas om förändringarna är mycket frekventa.

Miljön består av antal segment och det blir mycket svårt för en chef att bedöma framtida förändringar i miljön. Till exempel kan det finnas förändring i ekonomisk politik, förändring av mode och trend eller förändring av konkurrentens politik. En chef kan inte förutse dessa ändringar korrekt och planen kan misslyckas om många sådana förändringar sker i miljön.

3. Det minskar kreativiteten:

Med planeringen börjar organisationens chefer att arbeta rigidt och de blir blinda följare av planen. Cheferna tar inget initiativ för att göra ändringar i planen enligt de förändringar som råder i affärsmiljön. De slutar att ge förslag och nya idéer för att förbättra arbetet, eftersom riktlinjerna för arbetet endast ges i planeringen.

4. Planering innebär stor kostnad:

Planeringsprocessen innebär mycket kostnad eftersom det är en intellektuell process och företag behöver anställa professionella experter för att fortsätta denna process. Tillsammans med lön från dessa experter måste företaget spendera mycket tid och pengar för att samla in exakta fakta och siffror. Så det är en kostnadskrävande process. Om fördelarna med planering inte överstiger kostnaden bör den inte fortsättas.

5. Det är en tidskrävande process:

Planeringsprocessen är en tidskrävande process eftersom det tar lång tid att utvärdera alternativen och välja den bästa. Det krävs mycket tid för att utveckla planeringslokaler. På grund av detta blir åtgärden försenad. Och när det finns behov av snabbt och omedelbart beslut måste vi undvika planering.

6. Planering garanterar inte framgång:

Ibland har chefer en falsk känsla av säkerhet som planer har fungerat framgångsrikt i förflutna så att dessa kommer att fungera i framtiden också. Det finns en tendens hos chefer att förlita sig på förtrogna planer.

Det är inte sant att om en plan har fungerat framgångsrikt i det förflutna kommer det att medföra framgång i framtiden också, eftersom det finns så många okända faktorer som kan leda till planlösning i framtiden. Planering ger bara en bas för att analysera framtiden. Det är inte en lösning för framtida handlingsåtgärd.

7. Brist på noggrannhet:

I planeringen tänker vi alltid på förhand och planeringen handlar bara om framtiden och framtiden är alltid osäker. I planeringen fattas många antaganden för att besluta om framtida handlingsåtgärd. Men dessa antaganden är inte 100% korrekta och om dessa antaganden inte stämmer i nuvarande situation eller i framtida tillstånd kommer hela planeringen att misslyckas.

Om exempelvis planen antas att inflationen kommer att bli 5% och i framtida tillstånd blir inflationen 10% då kommer hela planen att misslyckas och många justeringar kommer att krävas.

Externa begränsningar av planering:

Ibland misslyckas planeringen på grund av följande begränsningar på vilka chefer inte har någon kontroll.

(i) Naturkatastrof:

Naturkatastrofer som översvämning, jordbävning, hungersnöd etc. kan leda till att planen misslyckas.

(ii) Förändring av konkurrenternas policy:

Ibland kan planen misslyckas på grund av bättre policy, produkt och strategi för konkurrent som inte förväntades av chefen.

(iii) Förändring av smak / mode och trend på marknaden:

Ibland kan planer misslyckas när smak / mode eller trend på marknaden går emot planeringarnas förväntningar.

iv) Förändring av teknik:

Införandet av ny teknik kan också leda till misslyckande av planer för produkter som använder gammal teknik.

(v) Förändring av statlig / ekonomisk politik:

Cheferna har ingen kontroll över regeringens beslut. Om regeringens ekonomiska eller industriella politik inte är inramad som förväntat av chefen så kan även planer misslyckas.

Planeringsprocess:

1. Upprättande av målen:

I planeringsfunktionschefen börjar man med att uppnå mål eftersom alla policyer, förfaranden och metoder är inramade för att bara uppnå mål. Cheferna upprättade mycket tydligt bolagets mål med hänsyn till bolagets mål och bolagets fysiska och ekonomiska resurser. Chefer föredrar att sätta upp mål som kan uppnås snabbt och inom specifika tidsgränser. Efter uppställningen av målen meddelas de tydligt definierade målen till alla anställda.

2. Utveckla lokaler:

Lokaler avser att göra antaganden om framtiden. Lokaler är basen för vilka planer görs. Det är ett slags prognos som gjort att man behåller befintliga planer och tidigare information om olika politikområden. Det ska finnas en total överenskommelse om alla antaganden. Förutsättningarna görs på grundval av prognoser. Prognos är tekniken för att samla information. Gemensam prognos görs för att ta reda på efterfrågan på en produkt, förändring av regerings- eller konkurrentpolitik, skattesats etc.

3. Notera de olika alternativen för att uppnå målen:

Efter uppställning av mål gör cheferna en lista över alternativ genom vilka organisationen kan nå sina mål, eftersom det kan finnas många sätt att uppnå målet och cheferna måste veta alla sätt att nå målen.

Till exempel, om målet är att öka försäljningen med 10% då kan försäljningen ökas:

(a) Genom att lägga till fler produkter;

(b) Genom att erbjuda rabatt

c) Genom att öka utgifterna för reklam.

d) genom att öka andelen på marknaden

(e) Genom att utse försäljare för dörr till dörrförsäljning etc.

Så chefer listar ut alla alternativ.

4. Utvärdering av olika alternativ:

Efter att ha listat olika alternativ tillsammans med antagandena som stöder dem, börjar chefen utvärdera varje alternativ och noterar ned de positiva och negativa aspekterna av varje alternativ. Efter detta börjar chefen att eliminera alternativen med mer negativ aspekt och den med den maximala positiva aspekten och med det mest genomförbara antagandet väljs som bästa alternativ. Alternativ utvärderas mot bakgrund av deras genomförbarhet.

5. Välja ett alternativ:

Det bästa alternativet är valt men det finns ingen matematisk formel för att välja det bästa alternativet. Ibland kan i stället för att välja ett alternativ också en kombination av olika alternativ väljas. Den mest ideala planen är mest genomförbar, lönsam och med minst negativa konsekvenser.

Efter att ha förberett huvudplanen måste organisationen göra några små planer för att stödja huvudplanen. Dessa planer är relaterade till utförandet av rutinjobb i organisationen. Dessa härleds från huvudplanen. Så är de också kända som derivatplaner. Dessa planer är ett måste för att uppnå målet med huvudplanen. De gemensamma stödjande planerna är planer på att köpa utrustning, planera för rekrytering och urval av anställda, planera att köpa råmaterial etc.

6. Genomföra planen:

Cheferna förbereder eller utarbetar de viktigaste och stödjande planerna på papper men det går inte att använda dessa planer såvida inte och tills dessa tas i bruk. För att genomföra planerna eller genomföra planerna, börjar cheferna kommunicera planerna till alla anställda mycket tydligt eftersom de anställda faktiskt måste fortsätta verksamheten enligt planens specifikation. Efter att ha kommit överens med planen till anställda och tar sitt stöd börjar förvaltarna fördela resurserna enligt planens specifikation. Till exempel om planen ska öka i försäljningen genom att öka utgifterna reklam, sedan för att sätta igång, måste cheferna tilldela mer pengar till annonsavdelningen, välja bättre media, hyra reklambyrå etc.

7. Uppföljning:

Planering är en kontinuerlig process, så chefsjobbet inte går över helt enkelt genom att göra planen till handling. Cheferna övervakar planen noggrant under genomförandet. Övervakningen av planen är mycket viktig eftersom det bidrar till att verifiera om förutsättningarna och förutsägelserna i planen håller sig sanna i nuvarande situation eller inte. Om dessa inte kommer i uppfyllelse så görs omedelbart ändringar i planen.

Under uppföljningen görs många justeringar i planen. Om till exempel utgiftsplaneringen är klar med hänsyn till 5% inflationen, men i nuvarande situation om inflationstakten stiger till 10%, då under uppföljningen gör cheferna ändringar i planerna enligt 10% inflation.

Planen:

Planera är ett dokument som beskriver hur målen ska uppfyllas. Det är en specifik åtgärd som föreslås för att hjälpa organisationen att uppnå sina mål. Det kan finnas mer än ett sätt och sätt att nå ett visst mål men med hjälp av logiska planer kan målen för en organisation lätt uppnås.

Engångsplaner:

Planer för engångsbruk är engångsplan. Dessa är utformade för att uppnå ett visst mål som en gång uppnåtts inte kommer att återfå i framtiden. Dessa är gjorda för att möta behoven hos unika situationer. Varaktigheten eller längden för enanvändningsplan beror på vilken aktivitet eller mål det är gjort för. Det kan vara en dag eller det kan vara i veckor eller månader om projektet för vilket det är gjort är långt.

Stående planer:

Stående planer kallas också Repeat Use Plans. Dessa planer fokuserar på situationer som upprepas. Stående planer används om och om igen. De görs en gång men bibehåller sitt värde över en period av år. Även om vissa ändringar och uppdateringar görs i dessa planer från tid till annan.

Typer av planer:

Planering är en genomgripande funktion vilket innebär att det inte bara är uppgift för chefer på toppnivå, men chefer som arbetar på olika nivåer utför planeringsfunktionen. Planerna som utformats av chefschefen kan skilja sig från planerna som bildas av mellan- och lägre nivåchefer. De olika typerna av planer eller gemensamma planer som upprättats av cheferna på olika nivåer är:

Mål - Regler

Strategi - Program

Politik - Metoder

Förfaranden - Budgetar

1. Mål:

Mål är de ändamål mot vilka verksamheten är riktad. De är slutresultatet av varje aktivitet. Ett mål:

a) borde vara relaterad till enstaka verksamhet

b) borde vara relaterat till resultat och inte till verksamhet som ska genomföras

c) Det bör vara mätbart eller måste mätas kvantitativt.

d) Det måste finnas en tidsbegränsning för att målet uppnås.

e) Det måste vara möjligt eller genomförbart.

Till exempel öka försäljningen med 10% eller minska i avslag med 2%.

2. Strategi:

En strategi är en övergripande plan för att uppnå de organisatoriska målen. Strategins dimensioner är:

(i) Fastställande av långsiktiga mål.

ii) Anta en särskild handlingsåtgärd.

iii) Tilldela resurser för att uppnå målen.

Strategiformulering är uppgift för toppnivån och det är ett måste att skanna och förstå klart affärsmiljön innan ramverket utformas. De gemensamma besluten i strategin är om man ska införa en ny produkt eller ej. Om du då ska introducera hur du hittar kunden för dina produkter, gör förändringar i befintliga produkter etc. Alla strategiska beslut påverkas starkt av affärsmiljön. Strategin definierar framtida beslut om organisationens riktning och omfattning på lång sikt.

Till exempel, Val av reklammedier, säljfrämjande tekniker, distributionskanaler etc.

3. Politik:

Policy kan definieras som organisationens allmänna svar på ett visst problem eller en situation. I enkla ord är det organisationens egna sätt att hantera problemen. Politiken görs på alla nivåer, eftersom cheferna på varje nivå måste bestämma eller förutse sättet att hantera en situation och politiska handlingar som en vägledning för att fatta beslut i oväntade situationer.

Policyformation uppmuntrar alltid initiativ till anställda eftersom anställda måste ta itu med situationer och sättet att hantera situationen beslutas i samråd med de anställda. Då kommer de att kunna hantera situationen på ett mycket bättre sätt. Till exempel kan en skola endast ha en policy för utfärdande av anmälningsblanketten endast till studenter som har säkrat mer än 60% betyg.

"Ingen kreditförsäljningspolitik", etc. Introduktion av ny produkt på marknaden.

4. Förfaranden:

Förfaranden krävs för steg som fastställs i förväg för att hantera framtida förhållanden. Sekvensen av steg som ska följas av anställda i olika situationer måste vara förutbestämd så att alla följer samma steg.

Förfarandet kan definieras som det exakta sättet på vilket en aktivitet måste åstadkommas.

Till exempel kan förfarandet för antagning i en viss skola vara:

(a) Ställ in en fil för sökande

(b) Godkänn fältformerna och lägg dem i en fil;

(c) Be om andra certifikat för att verifiera poäng eller betyg av studenter;

(d) Lägg även dessa dokument i filen;

(e) Ge filen tillträde till uppladdning.

Förfarandena är gemensamma för att alla avdelningar ska samordna sin verksamhet. Så förfaranden skärs över alla avdelningar. Till exempel kan förfarandet för att hantera beställningen av tillverkningsavdelningen innebära försäljningsavdelning också.

5. Regler:

Regler stavar ut speciella åtgärder eller icke-åtgärder av de anställda. Det finns inget utrymme för skönsmässig bedömning, det vill säga att de måste följas strikt och om regler inte följs kan strikta åtgärder vidtas mot anställda som inte följer reglerna. Regler stavas ut för att skapa en disciplinmiljö i organisationen. Till exempel kan det finnas regler om att röka inte i organisationen. Regler styr generellt de anställdas allmänna beteende och anställda kan inte göra några förändringar i dem.

6. Program:

Program är en kombination av mål, policyer, förfaranden och regler. Alla dessa planer bildar tillsammans ett program. Programmen är gjorda för att få ett systematiskt arbete i organisationen. Programmen skapar relationer mellan politik, rutiner och mål. Programmen är också förberedda på olika nivåer. Ett primärt program är upprättat av högsta nivå och sedan för att stödja det primära programmet stöds program på olika nivåer förberedas för en smidig funktion av företaget.

Till exempel konstruktion av köpcentrum, Utveckling av ny produkt.

7. Metoder:

Metoder kan definieras som formaliserat eller systematiskt sätt att göra rutinmässiga eller repetitiva jobb. Cheferna bestämmer i förväg det vanliga sättet att göra ett jobb. Så att

(a) Det finns ingen tvekan i anställdas sinnen.

b) Det kan finnas likformighet i de anställdas handlingar.

c) Dessa hjälpmedel vid tillämpning av standardisering och förenklingsteknik.

(d) Handla som vägledning för anställda.

Om det vanliga sättet att göra jobbet inte är bestämt i förväg så kommer det att bli förvirring och jämförelse är inte möjlig. Till exempel, för värdering av lager måste organisationen i förväg bestämma vilken metod som ska antas (lifo eller fifo). Så att alla följer samma metod och jämförelse med det tidigare värde av aktier kan göras, metod för beräkning av avskrivningar.

8. Budget:

Budget är beräkningen av förväntat resultat uttryckt i numeriska termer. I budgetar är resultaten alltid mätbara och de flesta av dessa är finansiella i naturen men det betyder inte att företaget bara förbereder finansiell budget. Finansiell budget är också känd som vinstplan för bolaget eftersom den innehåller de förväntade intäkterna och därmed sammanhängande utgifter med den inkomsten och den vinst som bolaget kommer att tjäna det närmaste året.

Tillsammans med budgetkapitalet är budgeten beredd att ta reda på det förväntade kapitalkravet. Den operativa budgeten är upprättad där i stället för finansiella enheter per timme används de angivna timmarna för de anställda kommer att arbeta. Budgetar utarbetas av chefer på alla nivåer och chefer på lägre nivå utarbetar vanligtvis driftsbudgetar.

Den vanligaste budgeten som förvaltas av chefer på olika nivåer är kontantbudget. Denna budget uppskattar det förväntade kassaflödet och kassaflödet över en viss tid. Kassaflödet kommer från försäljningen och kassaflödet är i form av utgifter. Affärsmän kan ta reda på nettokassaflödet genom att subtrahera kassaflödet från kassaflödet.

Till exempel, försäljningsbudget

Försäljning i enhet = Rs 1, 00, 000

Pris per enhet = Rs 20

Totala försäljningsbudget = Rs 2.000.000