Hantering av utgående eller utgående mail i en kontor

Läs den här artikeln om du vill lära dig mer om hantering av utgående eller utgående mail i en kontor.

Förberedelse av brev, meddelanden, cirkulär etc .:

principer:

Brev av olika avdelningar kan utarbetas av respektive avdelning på diktat eller vägledning av avdelningschefen. Vissa "formulär stycken" kan användas för att upprätthålla stilens enhetlighet. Eller det kan finnas ett team av korrespondensbyråer som ska förbereda bokstäverna på de riktlinjer eller punkter som de berörda avdelningscheferna ger.

Sekreteraren har övergripande kontroll över korrespondensbyråner.

Meddelanden eller cirkulär kan utarbetas av olika avdelningar, som marknadsavdelningen för kunder, agenter eller återförsäljare. Samma gäller prislistor eller kataloger. Annonsmaterial kan beredas av publicitetsavdelningen, om någon, eller det kan bero på reklambyråns hus i detta avseende.

Huvudförvaltningen ska ha kontroll över alla dessa problematiska material eftersom de speglar organisationens policy.

Meddelanden, cirkulärer, rapporter etc. måste skickas till medlemmarna om organisationen, vare sig handel eller icke-handel, är en förening. Sådana saker utarbetas av sekreteraren på grund av sin auktoritet och specialkunskaper. Det finns också lagstadgade regler och former. Således måste olika principer följas när det gäller förberedelse av post beroende på brevets text.

Den vanligaste sorten av utgående mail är ett brev. Ett brev kan vara igen av två typer. Antingen är det ett originalbrev som skickas av en avsändare till en adressat ur sin egen, eller det kan vara ett svar från en adressat till ett brev som han mottagit från en avsändare. I det senare fallet kommer svaret på svarbrevet att motsvara det mottagna brevet.

Förfarandet för att förbereda ett brev ges nedan:

(1) Diktation och utkast:

Brevet kan dikteras av avdelningschefen eller han kan ange riktlinjer och punkter på grundval av vilka korrespondensarbetaren kommer att utarbeta brevet. De bokstäver som involverar politiska frågor dikteras av verkställande direktören eller sekreteraren eller till och med av människor på toppnivå, som företagets verkställande direktör.

Personliga brev av viktiga personer kan utarbetas av sina privata sekreterare som har behörighet att göra det. När ett brev dikteras tar stenografen ner noterna i kort hand och sedan transkriberar den i lång hand på en skrivmaskin. Detta kallas ett utkast. Utkastet kan utarbetas av korrespondensarbetaren direkt eller av den privata sekreteraren.

Diktat kan ges på många sätt:

(a) Direkt till stenografen;

(b) Genom en dicta-telefon maskin där den spelas in och sedan höras av skrivmaskinen för att skriva ut;

En ledande befattningshavare dikterar ofta ett antal bokstäver i taget, helst tidigt på kontortiden, och sedan transkriptoriserar steno-typisterna dem en gång i taget. När det finns en stenografisk pool kallas någon av de stenografer som för närvarande är tillgängliga av den verkställande som tar dikteringen. Det kan finnas avdelnings stenografer och skrivare istället för en centraliserad pool.

(2) Korrigering och slutlig typing:

Utkastet presenteras för den person som dikterade det eller under vars riktning eller vägledning det har utarbetats. Han kommer att gå över det och kan göra några korrigeringar för förbättringar. Utkastet kan skickas till några andra chefer för deras förslag, om några, eller för tillägg. Till exempel kan vissa siffror läggas till av avdelningen för redovisning till ett utkast utarbetat på marknadschefens diktat.

Nu kommer saken att skickas för slutlig maskinskrivning eller duplicering, beroende på vad som är fallet. I det senare fallet måste en dupliceringsmaskin användas. Tillsammans med den slutliga skrivningen av texten i brevet kan kopior av andra dokument för inneslutning behöva skrivas. Två till fem kopior kan behöva skrivas beroende på antal avdelningar eller personer som berörs av brevet.

Kuvert, omslag, etc. som ska användas för leverans ska skrivas ut samtidigt. Om "fönsterhöljet" används, är det inte nödvändigt att skriva på kuvertet. Kuvertet har en utskurning så att den inre adressen som skrivs på brevet själv kan ses. (Korrekt vikning av brevet är dock nödvändigt). Skrivning av adressen är inte nödvändig om adressmaskinen används.

(3) Signatur:

Detta är en viktig operation eftersom värdefulla bokstäver måste undertecknas av personer som har behörighet att underteckna. Sekreteraren har befogenhet att skriva bokstäver på uppdrag av organisationen. En junior officer kan skriva "för" sin överordnade om han är så auktoriserad. Formulär brev "är generellt signerade av junior officerare.

En privat sekreterare kan skriva på uppdrag av sin chef. Brev med rättslig inblandning är signerade av personer på högsta nivå av myndighet eller av sekreteraren som har fullmakt.

Sådana bokstäver kan behöva behandlas via juridiska avdelningen, om någon, eller genom juridisk rådgivare. Sekreteraren själv är kompetent nog för syftet. Den undertecknade tecknet på den ursprungliga kopian i sin helhet och får lägga sina initialer på kontors kopia eller avdelningar. Signaturen måste göras tydligt (helst med bläck) och läsligt.

Den ska åtföljas av signaturens namn. Det krävs ingen signatur på duplikatkopian av texten, men under den medföljande vidarebefordran noteringen, om duplikatkopian ska skickas till en annan person som referens.

Om det är en cirkulär eller någon form av brev som måste dupliceras och skickas till ett antal personer måste brevet eller cirkuläret eller meddelandet skrivas på ett stencilpapper och signaturen kommer att göras av en penna. I vissa farhågor finns en specialadvokat eller en handledare för korrespondensavdelningen som kontrollerar varje brev i sitt sista skede, initialer på det och får det att gå.

(4) Referens:

Varje brev måste ha ett referensnummer som är symboliskt och fungerar som en kod. Från kodens inre mening kan kännetecknen hos ett brev vara känd. Det förväntas att adressaten, när han svarar på brevet, hänvisar till detta referensnummer. Referensnumret kan ställas av den berörda avdelningen för att göra det meningsfullt.

Återigen kan referensnummer läggas till av avsändaren vid tidpunkten för avsändningen, men det numret är inget annat än serienummeret för avsändningen. Detta är inte vetenskapligt. I stora farhågor läggs symboliskt referensnummer vid tidpunkten för förberedelsen av brevet och dessutom stämplas ett serienummer på det av avsändaren. Detta är ett komplett förfarande.

avgå:

Betydelse:

Mail måste nå rätt adressat inom rimlig tid. Leverans har stor betydelse på grund av följande orsaker: Det kan finnas kommersiella eller juridiska komplikationer, klagomål kan uppstå, rykte kan vara på spel, förväntat svar kanske inte är kommande, och även ekonomisk förlust kan behöva uppstå om det föreligger oegentligheter eller felaktighet i processen.

Det finns ett centralt avsändningsavsnitt för att utföra operationerna. En "deadline" är fast, dvs en sluttid är fast, säg 4-15 pm varefter ingen post kommer att tas emot av avdelningen för utstationering på den dagen.

Förfarandet för sändning av post ges nedan:

(1) Sortering:

Tillsammans med ett brev skickas vissa bilagor, inklusive kontroller, utkast, postorder, sedlar, kopior av andra bokstäver eller uttalanden etc. ofta. Ibland består ett cirkulär av flera cyklostylade sidor. Ett meddelande bifogas rapporter.

Alla dessa relaterade papper måste samlas eller samlas och sammanfogas genom häftning eller genom att använda stift, klipp, taggar etc. Collating måste göras mycket noga och se till att ingen hölje saknas eller om det finns sidor, de är monteras seriellt. För sortering krävs ett stort bord och en häftningsmaskin. En sorteringsmaskin kan användas.

(2) Vikning:

Nästa operation är vikning. Foldning av papper är en konst. Det måste göras på ett snyggt sätt. Vid inlandsbrev måste vikning ske i enlighet med angiven riktning. Om fönsterkuvert används ska vikning utföras på ett sådant sätt att den inskrivna insidan adressen är synlig.

I en stor oro används vikmaskin som kan vikta bokstäver med hög hastighet och på ett enhetligt sätt. Efter vikning ska papper införas i kuverten, om sådana finns. Ett antal brev skrivna till samma parti från olika avdelningar kan infogas tillsammans.

(3) Adressskrivning:

I många kontor är systemet att avsändarens kontorist skriver adressen. Det är inte ett bra system. Det är önskvärt att skrivaren också skriver adressen när han skriver bokstaven. Men avsändaren kan använda adressapparatmaskinen.

Denna maskin är användbar när kommunikationen ofta görs till vissa fasta adressater. Till exempel cirkulär eller meddelanden till medlemmarna i en förening, el- eller telefonräkningar till abonnenterna etc.

(4) Tätning och stämpling:

Kuverten måste förseglas vilket är ett monotont arbete. Stora kontor använder tätningsmaskiner för ändamålet. Alla kuvert får inte behöva förseglas. Till exempel bokstäver skickade av "bokpost". Nästa operation är stämpling.

Stämpling eller fixering av frimärken är en annan tråkig, smutsig och riskabel operation. Det är smutsigt eftersom man måste använda gummi som är klibbigt. Det är riskabelt, eftersom det kan vara pilferage av frimärken. En postbok kan upprätthållas som en förskottskassa bok.

Försändelsekonsulenten får ett förskottsmängde att köpa frimärken som han måste konsumera genom att hålla reda på antalet brev som skickas och motsvarande frimärken förbrukas. Frimärken av olika värde måste fastställas på postar av olika vikt och olika typer av posttjänster. Till exempel vanlig post, bokpost, under intyg om postering, registrerad post och försäkrad inlägg.

Det är att föredra att en postbokbok hålls på kontoret för klar referens. En frankeringsmaskin kan användas för att övervinna alla svårigheter att manuellt fixa frimärken. Pilferage kan kontrolleras helt av denna maskin. Alla typer av post kräver inte stämpling, t.ex. brev skickade av budbärare. Inlägg görs i peonboken.

(5) Inspelning:

När alla ovanstående operationer är över är posten faktiskt redo för leverans. De flesta bekymmer upprätthåller ett "Outwards Mail Register" eller "Dispatch Register" för ändamålet. Den består av flera kolumner som ger fullständiga uppgifter om den utgående posten.

Försändelsekretsen ska fylla i uppgifterna för varje artikel av sändningen och sätta sina initialer i det vänstra hörnet av artikeln som skickas. Ibland anbringas en gummistämpel med namnet på avsändningsdelen där initialerna tillverkas av avsändaren. Detta är vanligare i regeringens avdelningar.

(6) Utstationering:

Nu skickas posten. Om posten är: att skickas av budbäraren är det inte nödvändigt att skriva ut. Budbäraren ska bära artiklarna och nå dem direkt till adressaten mot bekräftelse undertecknad i peonboken. Detta är endast möjligt för lokal kommunikation. Annars måste posten vara upplagd.

Artiklarna kan tappas i brevlådan. De registrerade artiklarna eller bokstäverna som ska skickas under intyg om utstationering måste transporteras till posten direkt för registrering och inspelning. Ett kontor kan behålla en postväska där allt utåtriktat brev kan transporteras till postkontoret, ett antal gånger om dagen.

Postväskor är låsta och det finns ingen chans att sakna någon postartikel. Vissa brådskande bokstäver måste kunna postas direkt i RMS-facket som är fäst vid ett visst tåg. Det kan finnas ett vanligt tidtabell för ett kontor som anger när posten ska transporteras för utstationering. "Posting" är inte obligatoriskt inom kurirservicen.