Hantering av inkommande eller inåtgående mail i en kontor

I den här artikeln beskrivs de översta sju stegen som krävs för hantering av inkommande eller inåtgående mail i en kontor. Stegen är: 1. Mottaga och öppna posten 2. Granskning av innehållet 3. Datumstämpling 4. Inspelning 5. Sortering 6. Distribuering 7. Håll spåret.

Steg # 1. Ta emot och öppna posten:

I ett litet kontor mottas och öppnas posten av sekreteraren eller kontorschefen direkt.

Mail kan tas emot på något av följande sätt:

(a) Mail levererad av brevbäraren direkt från postkontoret med jämna mellanrum;

(b) Mail som samlas in direkt från kontoret från postkontoret en eller två gånger om dagen i en postväska eller lösas när en postlåda upprätthålls på postkontoret

(d) Mail mottagen via kurirsystem.

Posten öppnas vanligen för hand, men en brevåterställningsmaskin kan användas när antalet mottagna brev är väldigt stort. Maskinen skär varje kuvert mycket fint vid kanten utan att skada något medföljande material. En maskin kan öppna några hundra bokstäver om en minut om den är elektriskt styrd. Bokstäverna märkta "konfidentiella" eller "personliga" öppnas inte och skickas direkt till respektive adressat.

Eventuellt mottaget telegram skickas omedelbart till den berörda avdelningen eller personen. Efter att ha öppnat ett kuvert måste det ses att allt innehåll tas ut. Ibland bevaras kuvertet och häftas upp med innehållet som ett bevis på datum och plats för utstationering som anges av posttätningen.

Steg # 2. Granskning av innehållet:

Innehållet i kuverten måste granskas eller verifieras för följande ändamål:

(a) För att ta reda på vilken avdelning brevet ska skickas

(b) För att verifiera huruvida bilagorna som nämns i ett brev verkligen existerar eller motsvarar beskrivningen. Bilagorna kan innefatta kontroller, utkast mm. Kontoret ska vid kontroll verifiera kvittot på det berörda brevet och omedelbart skicka kontrollerna eller utkast till kassafonden för nödvändiga åtgärder.

Ibland mottas ett stort antal kontroller, utkast och postorder via post. I det fallet är det att föredra att postförmedlaren förbereder en lista över alla sådana kvitton, utger totalt och skickar sedan listan efter att ha anmält den till kassan. Detta görs som ett skydd mot stöld och för kassans säkerhet. Denna lista kan också verifieras med bankens inbetalningsblanketter.

Steg # 3. Datumstämpling:

På varje postmeddelande mottas en gummistämpel som innehåller följande:

(a) Ett serienummer för det mottagna objektet,

(b) Datum för mottagande,

c) tidpunkten för mottagandet,

(d) Postens öppnare.

Stämplingen kan göras med hjälp av "Dating", "Numbering" och "Time-Recording" -maskiner. Sådana maskiner har anordningar för automatisk ändring av figurer med varje slag. Vissa kontor gör datumstämpeln mer utförlig med bestämmelser om ytterligare poster som datum för att skicka bekräftelse eller svar, datum för inlämning etc.

Eller en separat gummistämpel kan användas för detta ändamål, som ska användas av den berörda avdelningen.

En separat behandling krävs för "sammansatta bokstäver":

Ett kompositbrev är det som berör fler än en avdelning eller enskild person och måste sändas till var och en av den här avdelningen eller individen. En annan typ av gummistämpel kommer att användas med rum för namngivna avdelningar eller individer genom vilka brevet ska passera successivt och det måste paraferas av respektive person.

Slutligen skickas brevet för arkivering. Eller kopior är förberedda (helst Xerox-kopior) och distribueras till allierade avdelningar.

I vissa kontor skickas varje bit av inåtgående mail en gång till sekreteraren för inspektion och initialisering.

Steg # 4. Inspelning:

I vissa kontor upprätthålls ett register som heter Inward Mail Register eller Letters Received Book där uppgifterna om alla artiklar mottagna via post är registrerade. Detta har stort värde som beviskälla när det uppstår tvivel eller tvist om någon inkommande artikel.

Det är en tidskrävande och dyr affärer och så underhåller vissa kontor inte detta. Alternativt kan ett postrumslistsystem följas. En lista är förberedd för alla bokstäver och andra artiklar som skickas till en viss avdelning på en dag och listan är undertecknad av den berörda avdelningen. Sådana listor är beredda efter sortering av posten.

Steg # 5. Sortering:

Efter datumstämpling och inspelning måste posten sorteras ut för att skicka dem till respektive avdelningar eller individer. För att sortera brickor eller korgar avsedda för olika avdelningar läggs på bordet. Om antalet avdelningar är stort används en duvahål (en låda som innehåller uppdelade lägenheter som ett duvelhål).

Detta är användbart när ett stort antal individuella sortering ska göras. Sortering måste göras mycket noggrant så att det inte finns fel placering och omsluterna saknas. Ibland är det svårt att ta reda på vilken avdelning ett brev ska gå. Sektionen övervakar beslutet eller det kan skickas till sekreteraren eller kontorschefen.

Steg # 6. Distribuera:

Nästa steg eller operation distribuerar posten till respektive avdelningar eller individer. Kontoret peons eller bärare kommer att göra detta jobb. Posten kommer att överlämnas mot inledande av mottagare eller kontorist på registret. En postrumslista kan beredas på detta stadium. Meddelanden som tas emot via telefon måste distribueras, vilket kanske inte kräver sortering.

Steg # 7. Håll spåret:

Faktum är att förfarandet för hantering av inåtgående mail är fullständigt när det är nödvändigt att vidta åtgärder på respektive mottagen post. Ett brev måste svaras eller erkännas. En order måste erkännas och utföras eller vägras.

Om saken inte har någon betydelse så är artikeln direkt inlagd eller till och med placerad i papperskorgen eller förstörd. Efter att åtgärder har vidtagits måste varje inlämnad skriftlig kommunikation sändas för arkivering.

Ett kontor måste ha en bestämd rutin för hantering av inåtgående mail och övervakaren av mottagningsdelen ska ansvara för rutinutövningen. Om någon del av inåtgående mail förblir obevakad eller förlorad eller vilseleds, måste en allvarlig åtgärd vidtas mot den misstände personen.