Korrespondensavdelning: Sammansättning och arrangemang

Läs den här artikeln för att lära dig mer om Correspondence Department. Efter att ha läst denna artikel kommer du att lära dig om: 1. Sammansättning av korrespondensavdelningen 2. Arrangemang av korrespondensavdelningen.

Sammansättning av korrespondensavdelningen:

Korrespondensavdelningen består av ett stort antal anställda med sekreterare.

(1) Det kan finnas kvalificerade och erfarna korrespondentklienter för att hjälpa de olika cheferna i processen att utarbeta och standardisera bokstäverna. I vissa kontor gör avdelningscheferna själva dikterna och förbereder utkasten.

Sekreteraren själv dikterar de viktiga bokstäverna relaterade till olika avdelningar. Vissa bokstäver kräver speciell stil och språk och kan innehålla vissa tekniska eller juridiska termer eller termer som används i en viss bransch.

Korrespondensekreterare som har erfarenhet i en viss linje kan vara till stor hjälp. Goda böcker om brevskrivning är emellertid tillgängliga på marknaden för att avstå från korrespondensbyråns tjänster.

(2) Förutom korrespondensföreningarna kan det finnas en stor typ av skrivare och stenografer (eller stenotypister) som måste ta dikter i kort hand och att transkribera dem i lång hand. Det finns så många typer av maskiner, som används i processskrivmaskinen, dupliceringsmaskinen (av olika typer och modeller), dicta-telefon, steno-typmaskin etc. Kvalificerade operatörer är anställda för att driva maskinerna.

(3) Nästa avsnitt behandlar inåt och utåt-mail. Detta är relativt en liten del bestående av två till fem kontorist och en handledare. Office peons eller bärare finns där för att hjälpa sektionen vid tidpunkten för distributionen eller vid tidpunkten för att ta emot post från och transportera till postkontoret eller för att skicka posten eller för att bära bokstäver direkt under meddelandesystemet.

Arrangemang av korrespondensavdelningen:

Arrangemanget innefattar arrangemang av avdelningen personal samt maskinerna. Här kan principen om centralisering eller decentralisering följas. När bokstäverna dikteras eller utarbetas av avdelningscheferna finns det ett decentraliseringsfall. Å andra sidan, om alla bokstäver huvudsakligen utarbetas av korrespondensföreningarna finns centralisering.

Återigen, om varje avdelning har sin egen skrivmaskin eller skrivmaskin och skrivmaskinen, är det ett fall av decentralisering. Om det finns en central typistpool, kallas den centraliseringen. Duplikerande arbete görs emellertid generellt på ett centraliserat sätt. Både centralisering och decentralisering har sina fördelar och nackdelar.

Typists Pool:

Det betyder att alla skrivare och stenografer går in i en grupp eller en pool och sitter tillsammans på en viss plats. Det är på ett bekvämt ställe på kontoret lättillgängligt från olika sidor. Generellt är det ett rum som är segregerat från det allmänna kontoret och är byggt av ljudisolerade väggar som glasväggar eller väggar belagda med viss glimmerblandning.

Typskrivarna upptar sina platser framför skrivmaskinen. Enligt kraven från olika avdelningar skriver de bokstäverna ut. Närhelst någon diktat måste ges av någon verkställande, begär han en stenograf. Varje stenograf, som är fri, kommer att delta i honom.

Efter att ha tagit dikteringen kommer han att ge den för transkription till den skrivaren som är fri. Det finns en chef för sektionen för att fördela arbetet bland stenograferna och skrivarna. Skrivarna kan också skriva ut dikteringar som spelats in av dicta-telefonen, en efter en.

Under ett multi-bank dicta-telefonsystem kan någon skiva höras och skrivas ut av någon skrivare på rotationsbasis. Om den befintliga personalen inte klarar av arbetstrycket ges extra tillfälliga möten.

fördelar:

(a) Det finns mer eller mindre jämn fördelning av arbetet: belastning bland stenograferna och typisterna,

(b) "Poolen" är segregerad, varken det buller som orsakas av maskinerna stör det allmänna kontoret eller skrivarna störs av det allmänna kontoret,

c) Det är ekonomiskt eftersom mindre antal stenografer och maskinskrivare kan göra arbetet. Mer antal händer behövs om varje avdelning hade sin egen stenograf och maskinskrivare. Det här är väldigt viktigt.

nackdelar:

(a) Alla typer av skrivarbeten kan inte centraliseras. Vissa dikteringar och maskinskrivningar kräver tekniska egenskaper som endast kan hanteras av experter, kopplade till särskilda avdelningar som hanterar dessa tekniska uppgifter.

(b) Vissa chefer föredrar att ha sina egna stenotypister som kan följa hans intonationer eller uttalanden korrekt och omedelbart. Höga ledande befattningshavare har emellertid sina privata sekreterare för syftet. Cheferna kan också vänta tills hans favoritstenograf är tillgänglig ut ur poolen,

c) Hemliga frågor kan inte dikteras eller skrivas ut med hjälp av "poolen".

(d) Endast stora problem har råd att ha en sådan "pool".

Vilka är fördelarna med pool-systemet, är nackdelarna med avdelningssystemet och vice versa.