Budgetering: Mål, funktioner och faktorer

Budgetering: Mål, funktioner och faktorer!

Ett effektivt budgeteringssystem är avgörande för företagets framgång och överlevnad. Utan ett helt samordnat budgeteringssystem kan ledningen inte känna till vilken riktning verksamheten tar. Organisationer som inte planerar kommer sannolikt att vandra oändligt och i slutändan buktas för att strömma av nuvarande händelser.

Mål och funktioner för budgetering:

Budgetering hjälper hanteringen på följande sätt:

Budgets Tvinga Planering:

Nästan alla affärsverksamheter kräver viss planering för att säkerställa effektiv och maximal användning av knappa resurser. Det första steget i planeringen är att definiera ett företags breda mål och mål. När de breda målen har fastställts formuleras strategier för att uppnå de önskade målen och preliminära scheman upprättas.

Budgeten är ett detaljerat schema över den föreslagna kombinationen av de olika produktionsfaktorerna som är mest lönsamma under den följande perioden. Det är en formell planeringsram som ger specifika tidsfrister för att uppnå avdelningsmål och bidrar till de övergripande målen för en organisation. En budget innehåller förväntade prestanda och nuvarande ledande mål.

Dessa mål riktar affärsverksamheten och hjälper till att övervinna problem och analysera framtiden. Budgetering påverkar strategier som tenderar att förändras om förhållanden eller ledningsändamål förändras, såsom att ändra produktlinjer.

Budgetering flyttar en organisation från en informell, "reaktiv" stil till en formell "proaktiv" ledningssätt. Som ett resultat spenderas mindre tid på att lösa oförutsedda problem och mer tid spenderas på positiva åtgärder och förebyggande åtgärder.

Budgetar förbättrar samordning:

Koordinering är en ledningsfunktion där alla produktionsfaktorer och alla avdelningar är balanserade och integrerade för att uppnå organisationens mål. Budgetprocessen ger grunden för individer i alla delar av organisationen för att utbyta idéer om hur bäst dessa mål ska uppnås. Det finns ett behov av samordning mellan produktions- och försäljningsavdelningarna.

En produktionschef ska säkerställa tillräcklig produktion för att möta försäljningsavdelningen. Finanschefen måste i sin tur säkerställa tillräckliga pengar för att möta större produktionskrav. Inköp och personalchefer måste känna till fabrikkens material- och arbetskrav. Budgetering tvingar cheferna till dessa olika funktioner att kommunicera sina planer och samordna sina aktiviteter.

Budgetar hjälper hanteringen att samordna på följande sätt:

1. Förekomsten av en välplanerad plan är det stora steget mot samordning. Chefer tvingas tänka på relationerna mellan enskilda verksamheter och företaget som helhet.

2. Budgeterna hjälper till att begränsa ledningens empirebyggande insatser. Budgeterna breddar individuellt tänkande genom att bidra till att avlägsna medvetslösa företeelser hos ingenjörer, försäljare och produktionsansvariga.

3. Budgetar hjälper till att undersöka svagheter i organisationsstrukturen. Budgets formulering och administration isolerar kommunikationsproblem, fast ansvar och arbetsrelationer.

Budgetering säkerställer samordning i avsaknad av vilka olika avdelningar i en organisation kan agera på ett sätt som endast är fördelaktigt för sina enskilda avdelningar, men inte för de fasta målen som helhet. En försäljningsavdelning kan sälja mer än produktionsavdelningen kan producera eller vice versa.

Försäljningsavdelningen kan bara tänka sig pris, produktionschefen kan bara vara intresserad av kvalitet, inköpschefen kan sträva efter att köpa i stora mängder för att utnyttja fördelen av rabatt, finanschefen måste ta hand om förfallna åtaganden och göra arrangemang för medel för att möta ökade affärsbehov. Budgetprocessen hjälper till att avlägsna inkonsekvenser mellan varje avdelningens mål och åtgärder och förena sina skillnader så att varje avdelning bidrar till organisationens övergripande mål.

Budgetar förbättra kommunikationen:

I en effektiv organisation är det nödvändigt att alla informeras om målen, policyerna, programmen och föreställningarna. De borde ha en tydlig förståelse för målen och målen och den del som de ska spela för att nå målet. Detta görs genom deltagande i budgetprocessen. Budgetar informerar varje chef om vad andra har kommit överens om att göra. De informerar också cheferna om vilka resurser som finns tillgängliga för att uppnå mål och mål.

Budgeterna ger en grund för kontroll och resultatbedömning:

Budgeteringen tar kontroll över tre punkter:

(1) När en budget utformas analyserar avdelningarna sina planer för framtiden och lämnar uppskattningar enligt deras krav, vilket motiverar varje av deras krav genom att visa ett behov.

(2) Efter att budgetar från olika avdelningar har granskats och godkänts blir de mål som sätter önskvärda gränser för utgifterna.

(3) I slutet av budgetperioden görs en jämförelse av de faktiska utgifterna med budgetutgifter som ett sätt att bedöma prestationer och fastställa ansvaret för avvikelser.

Budgetar är grunden för prestationsutvärdering i en organisation eftersom de speglar realistiska uppskattningar av acceptabelt och förväntat resultat. De flesta chefer är intresserade av att veta vad som förväntas av dem så att de kan övervaka sin egen prestation. Det är mer exakt, pålitligt och rimligt att mäta nuvarande prestanda mot en budget snarare än mot en vag förväntan eller mot resultat från föregående år när förhållandena kan ha förändrats.

Försäljningsavdelningen bör utvärderas mot vad som var rimligt att förvänta sig snarare än mot vad som uppnåddes föregående år. Som en grund för att bedöma faktiska resultat anses budgeterad prestation generellt som ett bättre kriterium än tidigare resultat.

Faktor som påverkar:

Begränsning eller huvudbudgetfaktor:

När budgetar görs finns det alltid en faktor som reglerar eller sätter en gräns för den kvantitet som kan tillverkas eller säljas. Detta är känt som den begränsande eller huvudsakliga budgetfaktorn. Den Chartered Institute of Management Accountant (Storbritannien) definierar en huvudbudgetfaktor som "den faktor i vilken omfattning vars inflytande först måste bedömas för att säkerställa att de funktionella budgetarna rimligen kan uppfylla." På försäljningsområdet är den begränsande faktorn är efterfrågan på kunder som påverkas av många faktorer, såsom pris och kvalitet på produkten, konkurrensen, allmänhetens allmänna köpkraft, reklam etc.

På produktionsområdet Den huvudsakliga budgetfaktorn kan vara anläggningskapacitet, leverans av arbetskraft av rätt kvalitet eller tillgången på knappa material. Ibland kan ledningen själv begränsa faktorer, till exempel kan ledningen styra produktionen för att upprätthålla en bestämd prisnivå, eller ledningen kan inte besluta att köpa maskiner och maskiner och därigenom upprätthålla samma anläggningskapacitet.

De begränsande eller huvudsakliga budgetfaktorerna måste noggrant övervägas när budgeten förbereds. Om inte korrekt beaktas kan budgetar inte vara realistiska och bli svåra att uppnå. Samordning mellan olika avdelningar kommer att saknas. De viktigaste budgetfaktorerna kan elimineras genom att vidta lämpliga åtgärder, till exempel kan anläggningskapaciteten ökas genom inköp av ytterligare anläggningar.