Budgethandbok och fördelar med budgethandboken
Budgethandbok och fördelar med budgethandboken!
Budgetmanual:
En budgetmanual fastställer detaljerna i den organisatoriska inrättningen, de rutinmässiga förfarandena och programmen som ska följas för att utveckla budgetar för olika poster och ledningarnas uppgifter och ansvar när det gäller budgetkontrollens funktion.
CIMA London definierar en budgetmanual som "ett dokumentschema eller en broschyr som bland annat beskriver ansvaret för de personer som är involverade i rutinen och de blanketter och register som krävs för budgetkontrollen". Således är det ett skriftligt dokument som styr cheferna vid utarbetandet av olika budgetar. Budgetar ska dras i enlighet med målen för organisationen som ges i budgetmanualen.
Ansvaret och funktionerna för varje verkställande direktör när det gäller budgetering skrivs ned i budgetmanualen för att undvika dubbelarbete eller överlappning av ansvarsområden. Steg och metoder för att utveckla olika budgetar och metoden för rapportering av prestanda mot budgeten skrivs ned i budgetmanualen.
Kortfattat är det ett skriftligt dokument som ger allt som rör förberedelser och genomförande av olika budgetar. Det borde vara tydligt och det borde inte finnas någon tvetydighet i den. Handboken är uppdelad i separata sektioner så att varje chef endast kan utfärda det avsnitt som passar hans arbete och ansvar.
Nedan följer några av de viktigaste frågorna i budgethandboken:
1. Inledning och kortfattad förklaring av objekten, fördelarna och principerna för budgetkontrollen.
2. Organisationsschema som ger titlarna till olika personal med fullständig förklaring av arbetsuppgifterna för respektive operativsystem och förberedelse av avdelnings- och funktionsbudgetar.
3. En redogörelse som visar ansvaret och den myndighet som ges till varje chef för godkännande av budgetar, kuponger och alla andra former och dokument som tillåter dem att spendera pengarna. Myndigheten för beviljande av godkännande måste anges tydligt.
4. Hela processen med budgeteringsprogrammet inklusive tidtabellen för periodisk rapportering. Ett schema bör dras för detta.
5. Syfte, provformulär och antal kopior som ska användas för varje rapport och uttalande. Berörda budgetcentra bör också anges tydligt.
6. Längden på budgetperioder och kontrollperioder bör anges tydligt.
7. Förfarande som ska följas i hela systemet bör förklaras tydligt.
8. En metod för redovisning och kontroll av utgifter.
9. Översikt över huvudbudgetar och deras redovisningsförhållanden.
10. Förklaring av nyckelbudgetar.
Fördelar med budgethandboken:
Följande är fördelar som härrör från användandet av en budgetmanual:
(a) Alla vet skriftligen om vad som är hans roll, vad som ska göras och hur det ska ske i budgetkontrollsystemet.
(b) Eftersom allt är skriftligt, undviks tvetydighet och bero på minnet elimineras.
c) Eftersom en av budgetmålen är kommunikation är det viktigt att ha budgetmanual, så att alla i organisationen kan hänvisa till det för vägledning och information om budgetprocessen.
