Fördelar och användningar av Human Resource Information System (HRIS)
Fördelar och användningar av Human Resource Information System (HRIS)!
fördelar:
En välutvecklad HRIS erbjuder följande fördelar:
1. Minskning av kostnaden för lagrade data i mänskliga resurser.
2. Högre hastighet på hämtning och behandling av data.
3. Minskning av dubbelarbete som leder till kostnadsminskning.
4. Tillgänglighet av exakta och aktuella uppgifter om mänskliga resurser.
5. Bättre analys som leder till effektivare beslutsfattande.
6. Mer meningsfull karriärplanering och rådgivning på alla nivåer.
7. Förbättrad kvalitet på rapporter.
8. Bättre förmåga att reagera på miljöförändringar.
9. Mer öppenhet i systemet.
Alastair 'Evans har listat följande potentiella fördelar som kan härledas från HRIS:
Kostnadseffektivitet:
1. Datatisering av personaldokument ger möjlighet att överväga när personalfunktioner står inför motstridiga påtryckningar för att ge mer information samtidigt som de sänks på administrativa kostnader. Eftersom kostnaderna för datormaskinvaror faller i förhållande till kostnaderna för att anställa kontorspersonal, blir antagandet av datoriserade system alltmer kostnadseffektivt.
2. En minskning med en tredjedel i tiden för att behandla nya anställda.
3. Besparingar på mellan 55 och 90 procent av tiden som krävs för att tillhandahålla rutininformation med manuella metoder.
4. Klara besparingar på över 600 timmar per år för att ge data till patrullering, över 800 timmar per år vid utarbetandet av veckovisa rapporter och nästan 500 timmar per år vid utarbetandet av månads-, kvartals- och årsrapporter.
5. Förbättrad noggrannhet av data som uppdateras med jämna mellanrum, till exempel lön, personuppgifter etc.
Användning av HRIS:
Huvudsyftet med att upprätthålla HRIS-systemet är att samla, klassificera, bearbeta, registrera och sprida information som krävs för effektiv och effektiv hantering av personalresurser i organisationen.
De olika användningarna av HRIS i en organisation kan listas enligt följande:
Personal administration:
Den omfattar personuppgifter från en anställd. Dessa kan innehålla namn, adress, födelsedatum, civilstånd och datum för anslutning till organisationen. Det innehåller också namn och adress till nästa släkting av arbetstagarens oro. Dessa uppgifter beskriver arbetstagaren.
Lönadministration:
En av HRIS: s funktioner är att tillhandahålla en rapport som innehåller information som nuvarande lön, förmåner, senaste löneökning och föreslagen ökning i framtiden.
Förlust / frånvaroökning:
HRIS används också för att kontrollera ledighet / frånvaro av anställda. Detta görs genom att upprätthålla en anställdas ledighetshistoria. Varje anställd kan utfärdas med ett identitetskort som skriver varje anställds tokenummer kodad på den. Anställdas inresa och utresa från organisationen bör registreras på identitetskortet. Detta minskar risken för felbehandling eller övervakning vid beräkning av löner för varje anställd.
Skicklighet Inventory:
Inspelning av medarbetarnas färdigheter och övervakning av en färdighetsdatabas är ännu en ny användning av HRIS. En sådan färdighetsrekord hjälper till att identifiera anställda med nödvändig skicklighet för vissa positioner eller jobb i en organisation.
Medicinsk historia:
HRIS används också för att upprätthålla uppgifter om arbetshälsa som krävs för industriell säkerhet, olycksövervakning och så vidare.
Utvecklingssamtal:
För att bilda en övergripande översikt över en anställd upprätthåller HRIS prestationsbedömningsdata, såsom utvärderingsdatum, potential för marknadsföring, poäng av varje prestationskriterium och likadant. Textinformationen kan kombineras med de faktiska data som erhållits från HRIS och kombinationen av information kan användas för att ge utbildning och påverkar anställdas rörlighet i form av överföring och marknadsföring.
Manpower Planning:
HRIS används också för arbetskraftsplanering. Den håller information om organisatoriska krav när det gäller positioner. HRIS ansluter anställda till de positioner som krävs i organisationen. Det används också för att identifiera lediga tjänster och etablera anställda därpå. HRIS kan också hjälpa till att identifiera en logisk progressionsväg och de steg som ska vidtas för arbetstagares framsteg / framsteg.
Rekrytering:
Rekrytering utgör HRMs viktigaste funktion. HRIS hjälper i stor utsträckning rekryteringsprocessen genom att registrera detaljerna i aktiviteter som är inblandade i rekrytering av anställda. Dessa kan innefatta kostnad och rekryteringsmetod och tid för att fylla positionerna nivåvis, till exempel.
Karriärplanering:
Genom att tillhandahålla nödvändig information, till exempel vilka anställda har öronmärkts för vilka positioner, möjliggör HRIS positionell utveckling av anställda. HRIS hjälper med andra ord i planering för succession.
Kollektiva förhandlingar:
HRIS via en datorterminal kan ge aktuell relevant och nödvändig information, fakta och siffror och kan därmed underlätta kollektivförhandlingar. Det kan han p kollektiva förhandlingar som "vad om analys" snarare som känslor och fiktioner. På samma sätt kan HRIS också bidra till att upprätthålla bättre mänskliga relationer i organisationen.
Nu kan de olika användningarna eller applikationerna av HRIS ställas in mot varandra enligt följande:
