Administrationskostnader: Funktioner och övriga detaljer

Läs den här artikeln om du vill lära dig mer om funktioner, metoder och kontroll av administrationskostnader med journalposter.

Funktioner:

Administrationskostnader jämfört med övriga allmänna kostnader har följande specialfunktioner:

(i) I jämförelse med andra allmänna kostnader är administrationskostnaderna generellt små.

ii) Det är inte möjligt att fastställa lämpliga normer eller standarder för jämförelse på grund av de flesta administrativa utgifterna. På grund av detta är det inte möjligt att ha samma grad av kontroll på sådana kostnader som i övriga allmänna kostnader.

(iii) Absorptionsmetoderna är mestadels godtyckliga och det är därför inte möjligt att få exakt eller rättvis kostnadsberäkning.

Administrationskostnaderna i de flesta organisationer är små. Det finns många svårigheter som man måste ta hänsyn till vid redovisning och kontroll av administrationskostnader. Det är därför som vissa revisorer föredrar att administrationskostnader ska behandlas som periodkostnader och uteslutna från produktkostnaderna. Dessutom har det ingen relation med produktionen eller kvantiteten av försäljningen av ett problem.

Oavsett hanteringen av administrationskostnader, det vill säga huruvida det ska behandlas som periodkostnader eller tillämpas på kostnadsenheter, är förfarandet och analysen av sådana utgifter, dvs klassificering, fördelning och avdelningen, gjord på ett sätt som liknar det som antagits för tillverkningskostnaderna . Administrationsomkostnader klassificeras enligt utgiftens art, art eller syfte, varvid varje utgiftstyp representeras av ett separat fast ordernummer (eller kostnadskonto) som tilldelats för ändamålet.

Satsen för de stående beställningsnumren för administrationsutgifter ska vara separat och skiljer sig från serienummer som upprätthålls för eterkostnader. För administrationskostnader som uppkommit under en viss period öppnas ett separat konto, dvs administrationskontotkonto i kostnadsböckerna.

Journalanteckningar:

Följande journalpost är godkänd (om det inte är ett integrerat system):

Administrationskontrollkonto Konto Dr.

Till Allmän Ledge Justering Konto

Till Butik Ledger Control Konto

Till lönekontokontot

(För administrationskostnader uppkommit)

Men i ett integrerat system kommer journalposten att vara:

Administrationsomkostnader Kontokonto Dr.

Till Kontanter / Krediter / Kassa / Butiker

Ledger Kontroll / Löner Konto Konto

För avdelningen av overheadkostnader är den administrativa upprättandet av ett problem indelat i vissa avdelningar. Detta beror på flera faktorer och i allmänhet har varje fråga sin egen klassificering av sådana avdelningar enligt bekvämligheten eller från kostnadssynpunkt.

Den typiska listan över administrationsavdelningar som kan användas som kostnadscentraler för att samla in och kontrollera sådana utgifter kan omfatta Allmänna kontoret, personalavdelningen, sekretariatsavdelningen, kontorsavdelningen, juridiska avdelningen. Fabrikvaruavdelningen etc. Kostnadsutgifter som kan identifieras med en förvaltningsavdelning tilldelas direkt till den avdelningen. Resten av utgifterna fördelas på lämpligt sätt på de olika avdelningarna på samma sätt som tillverkningskostnaderna.

metoder:

Det finns tre metoder för redovisning av administrationskostnader:

1. Genom fördelning till tillverknings- och försäljnings- och distributionsavdelningar,

2. Genom överföring till vinst och förlust konto, och

3. Tillägg som en separat kostnad.

1. Fördelning till tillverknings- och försäljnings- och distributionsavdelningar:

Denna metod erkänner endast två grundläggande funktioner hos en tillverkningsindustri, nämligen tillverkning och försäljning och distribution. Eftersom administrativa kostnader uppstår för tillverkning såväl som försäljnings- och distributionsavdelningar belastas dessa delvis för tillverkning och dels till försäljnings- och distributionskostnaderna på en realistisk grund. Den ultimata effekten är att administrationskostnaderna förlorar sin identitet och slås samman med tillverknings-, försäljnings- och distributionsomkostnader.

Administrationsomkostnaderna debiteras till Administration Overhead Control Account. Vid fördelning överförs mängden administrativa kostnader för tillverkning till överhettningskontot för arbeten och beloppet fördelat på försäljning och distribution överförs till Sälj- och distributionsövervakningskontot.

Inmatningarna i administratörsövervakningskontot visas på följande sätt:

Huvudproblemet med denna metod är att välja lämplig grund för fördelningen av administrativa kostnader för tillverkning och försäljning och distributionskostnader. För detta ändamål analyseras varje punkt av administrativa kostnader. När det gäller några av föremålen är det möjligt att göra direktilldelning enligt det belopp som används för varje uppdelning. I de flesta fall måste man dock finna en rättvis grund. De baser som valts liknar de som antas för tillverkning av allmänna kostnader.

Till exempel:

fördelar:

Huvudsakliga fördelar som krävdes för denna metod är:

(i) Det finns endast två grundläggande funktioner för en tillverkningsindustri, nämligen tillverkning och försäljning och distribution. Administrationsomkostnader är extra eller i samband med dessa grundläggande funktioner. Dessa utgifter har därför ingen separat identitet och de borde endast bäras av dessa två grundläggande divisioner.

(ii) För att fastställa produktion och försäljningskostnad korrekt bör administrationskostnaderna ingå i dem.

iii) Produktion och försäljning och distributionskostnader är mottagliga för bättre kontroll. Sammanslagning av administrationskostnader med produktion och försäljnings- och distributionsomkostnader underlättar kontrollen.

kritik:

Den huvudsakliga kritiken mot denna metod kan ges enligt följande:

(i) Fördelning till de två funktionella avdelningarna uppvisar stora svårigheter; De metoder som antas för detta ändamål är mestadels godtyckliga och resultatet är därför opålitligt.

(ii) Administration är också en huvudfunktion. Sammanslagning av administrationskostnader snedvrider förhållandet mellan dessa funktioner.

(iii) Om administrationskostnaden inte kan kontrolleras, kan den inte säkert styras genom sin sammanslagning med de övriga klasserna av allmänna kostnader.

2. Överföring till kostnadsberättigande vinst- och förlustkonto:

Denna metod fungerar enligt principen att administrationskostnaderna inte har något direkt samband med tillverknings- och försäljningsverksamheten för ett problem. Administrationskostnaderna är huvudsakligen fasta kostnader som inte varierar antingen med produktionsenheter eller försäljningar och som sådan behandlas de korrekt som periodkostnader genom direkt överföring till kostnadsberättigande resultat- och förlustkonto.

En annan orsak till denna typ av behandling är att det inte förefaller vara någon rättvis bas att ta ut administrationskostnader för andra funktioner eller produkter. Denna redovisning är enkel. I slutet av räkenskapsperioden, som ett steg för att stänga böckerna, görs en debitering av kostnadsberäkning av vinst och förlust och kreditering av administrationskostnader.

Således kommer administrationsöverbokningskontot att vara enligt följande:

Den huvudsakliga kritiken mot denna metod är:

(i) Administration är en lika viktig funktion som tillverkning och försäljning. Den ska ha sin separata identitet och bör inte ignoreras.

ii) Inkludering av administrationskostnader understrykar kostnaderna för jobb, processer etc.

(iii) Otillräcklighet i kontrollen av administrationskostnaderna bör inte utgöra grund för att det inte kommer att uteslutas från kostnaderna.

3. Tillägg som separat kostnadspost:

I denna metod läggs administrativa omkostnader separat till kostnaden för jobb eller sålda produkter. För detta ändamål väljs en rättvis bas för fördelning av överliggande kostnader till produktens kostnad.

Baserna som valts är:

(i) Försäljningsvärde,

(ii) Försäljningskvantitet,

(iii) Försäljningskostnad,

(iv) Tillverkningskostnad,

(v) Enheter Tillverkad,

(vi) Bruttoresultat vid försäljning och

(vii) Omräkningskostnad.

Den kurs som ska tillämpas är vanligen en och den beräknas enligt nedan:

Omvandlingsprisbasen är också bättre jämfört med arbetskostnadsbasis eftersom kostnaden för material som konsumeras i en produkt inte har något samband med sådana utgifter. Den speciella bas som ska väljas för en oro beror på dess lämplighet och jämlikhet under de givna omständigheterna.

Kontroll av administrationskostnader :

Administrativa omkostnader är oftast fasta i naturen och uppkommer på grund av ledningens allmänna policy. Således är de i allmänhet inte kontrollerbara, särskilt på lägre nivå av förvaltning. På grund av detta anser de flesta revisorerna inte att det är korrekt att införa och driva ett system för kontroll av administrationskostnader.

En viss kontroll kan emellertid utövas med någon av följande metoder :

(i) Genom lämplig klassificering och analys av omkostnaderna och jämförelse med tidigare resultat.

ii) Med hjälp av ett system för budgetkontroll.

(iii) Med användning av standarder.

(i) Kontroll genom klassificering och analys av omkostnader och jämförelse med tidigare resultat:

Utgifterna för varje typ eller klass (enligt Beställa order) samlas in för var och en av de administrativa avdelningarna och jämförs periodiskt med motsvarande utgifter som uppkommit under en viss period för kontroll och utformning av policy.

Om till exempel kostnaden för att stödja en juridisk avdelning är känd och omfattningen av den juridiska avdelningens verksamhet är tillgänglig kan beslut fattas om det är mer ekonomiskt att fortsätta att behålla en separat juridisk avdelning eller att anställa en del- tid juridisk rådgivare.

(ii) Kontroll genom budgetering:

Teknik för budgetkontroll som gäller för tillverkningskostnaderna antas också för budgetkontrollen av de administrativa kostnaderna. Budgetar är fastställda för varje administrativ kostnad för varje administrativ avdelning, så att en periodisk jämförelse med det faktiska kan göras och ansvarsområden kan fastställas på avdelningarna.

(iii) Kontroll genom användningen av standarder:

Beskaffenheten av administrativa aktiviteter utesluter utarbetandet av administrativa kostnadsstandarder i samma utsträckning och med samma precision som kan tillämpas på tillverknings- och försäljningsavdelningarna. Det finns dock vissa typer av arbete som skrivning, skrivning, postering, arkivering och fakturering i de administrativa avdelningarna för vilka standardmåttenheter och standardkostnader kan fastställas.

Trots det faktum att dessa aktiviteter kan utgöra en liten del av den totala kostnaden är det i linje med en effektiv politik för god förvaltning att införa kontroller i form av standarder var och när sådana former av utvärdering av effektivitet och produktivitet kan vara Begagnade.