4 Huvudtyper fil som upprätthålls i en Office

I den här artikeln beskrivs de fyra huvudtyperna av fil som hålls på ett kontor. De är: 1. Enkel fil 2. Plattfil 3. Tvåvägsfil 4. Lever arch-fil.

Fil upprätthålls i en Office- typ # 1. Enkel fil:

Den innehåller bara ett tjockt lock med två hål införda som visas i figuren. Den har bara en sida av omslaget, och inte två som i fallet med platt fil.

Alla bokstäver är stansade och, med hjälp av en tagg, arkiveras i filen. Taggarna sätts in i brevet som måste arkiveras, sedan införas i hålet som det visas i figuren och är laced eller bundet.

Det här registreringssystemet är utbrett i kommunbyråns kontor, där filerna endast behöver behandlas av den person som ansvarar för att titta på filernas angelägenheter. Emellertid är denna metod för arkivering föråldrad, föråldrad och inte i mode idag.

Fil upprätthålls i en Office Type # 2. Flatfil:

Ett diagram över en platt fil visas i figuren.

I det här diagrammet av plattfil finns det två omslag märkta A och B som visas i diagrammet. Skyddet är tjockt och hårt täckt. Mellan de två omslagen, och för att vara exakt, på höger sida, märkt B, har vi ett klippsystem.

Stålet eller aluminiumremsan, som visas i figuren, har två hål och två fixerare. Det finns två rörliga klipp som visas i figuren som har ett system att springa över aluminiumremsan. För att öppna fixeringsenheten flyttas klämman uppåt, så att stansat papper kan sättas in i fixarna. När de stansade papper har satts in i filerna kan klippen sänkas så att papper är fixade och arkiverade korrekt.

Allt papper som ska fyllas är fixerat i den högra sidan av filen som betecknas av B i figuren.

Fil upprätthålls i en Office Type # 3. Tvåvägsfil:

Denna typ av arkiveringssystem är utbredd i regeringskansliet - både central- och statsregeringar, offentliga företag och autonoma organ. Ett diagram visar allt om filen.

Här, som i föregående diagram, har filen två ansikten A och B som visas i figuren.

Det har motsvarande två uppsättningar hål som visas i figuren. (B) och (A) har den, såsom tydligt framgår av figuren. Både ansiktet på filen (A) och (B) är tjockt, hårt och här, i båda ansikten, arkiveras papperet.

Inkommande papper eller bokstäver måste lämnas in i ansiktet B och numreras ordentligt. De nothings som ska göras är arkiverade på sidan A.

Bokstäverna formulerade efter nothings är över, eller på grundval av notera gjort; Brevet som måste gå som ett svar skulle kunna lämnas in som ett bevis på sidan B. En kopia av brevet ska emellertid lämnas in i respektive platta fil.

Denna typ av filer är nödvändig när en detaljerad notering krävs innan du svarar på ett brev.

Fil upprätthålls i en Office- typ # 4. Höger Arch-fil:

Detta visas i figuren.

Den här filen har ansikten A, B och C som visas i diagrammet, varför det är en tredimensionell fil. Ansikten A och B är självförklarande. Det här är hårda, tjockare och tunga filer, som i grunden användes för att arkivera kuponger, balansräkningar, försöksbalanser etc. av kontonavsnittet på kontoret. Större kopior av uttalanden etc., som inte kan arkiveras och lagras korrekt i en platt fil, lagras i den här filen.

Om man tittar på figuren ordentligt skulle man hitta en aluminiumremsa som löper över bågen, som är ett V-format föremål som är fäst i filen mot ansiktet C. Ett handtag som visas i figuren är upphöjt och aluminiumet remsan körs över bågen för att öppna filen. När dokumentet är arkiverat, är handtaget nedtryckt, aluminiumremsan är nedtryckt och bågarna är inriktade för att filen ska skickas korrekt.

Dessa är de fyra brevpappersformerna av filen som förekommer mest i de indiska kontoren. Datorn har tagit framsätet i de flesta multinationella och blue chip-företagen.