System i en organisation: Betydelse, egenskaper och komponenter

Läs den här artikeln om du vill lära dig mer om systemet i en organisation. Efter att du läst den här artikeln kommer du att lära dig om: 1. Betydelsen av System 2. Egenskaper för System 3. Systemets komponenter.

Betydelsen av systemet:

Ordsystemet härrör från det grekiska ordsystemet, vilket innebär ett organiserat förhållande mellan fungerande enheter eller komponenter.

Ett system finns för att det är utformat för att uppnå ett eller flera mål.

Vi kommer i daglig kontakt med telefonsystemet, transportsystemet, bokföringssystemet, järnvägssystemet, produktionssystemet och i över två decennier, datorsystemet.

På samma sätt talar vi om verksamheten och organisationen som ett system som består av sammankopplade avdelningar (delsystem) som produktion, försäljning, personal och ett informationssystem. Inget av dessa delsystem är mycket användbart som en enda, oberoende enhet. När de är ordentligt samordnade kan företaget dock fungera effektivt och lönsamt.

Ett system är en uppsättning interaktiva eller interrelaterade element som förenas för att uppnå gemensamma mål. Varje enskild komponent i ett system har sina egna mål, men tillsammans arbetar dessa delar i harmoni så att de individuella målen och systemets gemensamma mål harmoniseras.

Ett system kan ingå i ett större system och kan samtidigt ha egna delsystem. Systemet tar emot ingångar och erbjuder utdata.

Bearbetningen sker enligt förfarandena. Ett universitet representerar till exempel ett delsystem för det övergripande utbildningssystemet i ett land. Detta delsystem har egna delsystem, såsom undervisningssystem, bibliotekssystem, examenssystem etc. Universitetssystemet har sina definierade mål.

Delsystemets individuella mål, dvs undervisningssystem, bibliotekssystem, examenssystem etc. kan vara olika men måste vara i takt med universitetssystemets gemensamma mål som helhet. Universitetssystemets gemensamma mål måste vara i harmoni med landets utbildningssystems mål.

Det är nödvändigt att inrätta förfaranden, inte bara för bearbetning utan också för feedback och kontroll, för att system fungerar effektivt.

Världen utanför systemet kallas miljön. Systemet kan betraktas som ett undersystem av miljön. Till exempel är en företagsorganisation ett system som fungerar inom miljontals konturer som kallas samhället.

Miljön påverkar väsentligt systemets beteende genom att införa olika begränsningar, såsom begränsningar av ekonomiska resurser. konkurrenskraftiga krafter, marknadsförhållanden och ekonomiska faktorer - men ett enda system kan sällan påverka miljöns beteende.

Vi använder logiska, snarare än fysiska gränser för att skilja ett system från dess delsystem eller från dess miljö. Logiska gränser förändras från tid till annan och skiljer sig från ett system till ett annat.

Systemets egenskaper:

1. Varje system som består av delsystem som i sin tur består av andra delsystem, varvid varje delsystem avgränsas av dess gränser. Sammankopplingarna och interaktionerna mellan delsystemen kallas gränssnitt. Gränssnitt sker vid gränsen och tar form av ingångar och utgångar.

2. Ett delsystem på lägsta nivå kan inte definieras som processor. Ingång och utgångar definieras men inte transformationsprocessen. Detta system kallas som en svart låda.

3. Ett system tar emot ingångar och producerar utgångar efter omvandling av ingångar. Förvandlingsprocessen är reglerad. I många system är det genom en feedbackkontroll.

Återkopplingskontrollen kräver mätning av utgångarna, dvs en jämförelse av utgången med en standard, vilket anger vad systemet ska producera och en kontrollmekanism som kan orsaka att systemprocessen ändras så att utmatningen kommer närmare standarden.

4. Varje system har en gräns. Systemet ligger inom gränsen och miljön ligger utanför gränsen.

Konsekvenser av systemkoncept:

Studien av systemkonceptet har tre grundläggande konsekvenser:

1. Interrelationer och interberoende måste finnas bland komponenterna.

2. Målen för organisationen som helhet har en högre prioritet än målen för dess delsystem. Till exempel måste datoriseringspersonalansökningar överensstämma med organisationens policy om integritet, sekretess och säkerhet samt att göra utvalda uppgifter (t.ex. lönelistor) tillgängliga för redovisningssektionen på begäran.

3. Ett system måste utformas för att uppnå ett förutbestämt mål.

Systemets komponenter:

1. Input:

Ingången inkluderar maskiner, arbetskraft, råvaror, pengar, tid etc.

2. Processor:

Det är elementet i ett system som involverar den faktiska omvandlingen av inmatning till utgången. Det är den operativa komponenten i ett system. Processorer kan ändra inmatningen helt eller delvis beroende på specifikationerna för utgången. Det betyder att eftersom produktspecifikationerna ändras så gör behandlingen. I vissa fall ändras också inmatningen för att göra det möjligt för processorn att aktivera omvandlingen.

3. Utgång:

Dessa är information i rätt format, förmedlas vid rätt tidpunkt och plats till rätt person.

4. Kontroll:

Det innefattar att behandla feedbacken och vidta nödvändiga åtgärder. I ett datorsystem påverkar operativsystemet och åtföljande programvara systemets beteende. I systemanalys kan man skilja på huruvida den individs inställning som styr det område som en dator överväger kan skilja mellan framgång och fel i installationen.

Förvaltningsstöd krävs för att säkra kontrollen och stödja målet för den föreslagna förändringen.

5. Feedback:

Feedback är data om systemets prestanda. Feedbacken mäter utgången mot en standard i någon form av cybernetisk procedur som inkluderar kommunikation och kontroll. I Fig. 13.2 matas utmatningsinformationen till ingången och till ledningsutgångsinformation är återkoppling till ingången och till ledning (styrenhet) för överläggning.

När utdata jämförs med prestandanormer kan ändringar resultera i inmatning eller bearbetning och följaktligen utmatningen. Feedback kan vara positivt eller negativt, rutinmässigt eller informativt.

I systemanalys sker feedback på två olika sätt:

(a) Negativ återkoppling tillhandahåller generellt kontrollenheten med informationsåtgärd.

(b) Positiv återkoppling förstärker systemets prestanda. Det är rutinmässigt i naturen.