Studieanmärkningar om Office: Definition, funktioner och typer

Läs den här artikeln om du vill lära dig mer om Office. Efter att ha läst den här artikeln kommer du att lära dig om: 1. Definition av ett kontor 2. Funktioner i ett kontor 3. Typer.

Definition av Office:

Ordet "kontor", enligt ordböckerna, har dubbel betydelse:

(a) Kontor betyder en tjänst eller ansvarsposition. En person kan ha ett vinstkontor vilket innebär att han är anställd på en tjänst för vilken han får ersättning.

b) Kontor betyder en plats där en viss typ av verksamhet bedrivs eller en tjänst tillhandahålls.

I den första meningen har en sekreterare ett kontor och i andra meningen behöver en sekreterare en plats där han kan utföra sina uppgifter. Vi är intresserade av kontoret i sin andra bemärkelse. Det är inte tillräckligt att definiera ett kontor som "en plats där en viss typ av verksamhet utförs eller en tjänst tillhandahålls".

I verklig mening betyder kontoret en plats där en organisations verksamhet samordnas. Det är en plats för administration och ett centrum för kommunikation.

Enligt Hall beskriver "kontoret" vilken plats som helst avsatt för arbete av en klosterlig natur, oavsett namn det kan kallas ". Det är en vanlig åsikt att ett kontor är en plats där det skrivande arbetet utförs. Varje slags organisation, vare sig handel eller icke-handel, behöver kontorarbete och behöver sålunda ett kontor.

I England definierar byrån för kontor, butiker och järnvägar av 1963 kontor som "en byggnad eller en del av en byggnad vars enda eller huvudsakliga användning är ett kontor eller för kontorändamål". Denyer beskriver kontorsändamål som "administration, kontorarbete, hantering av pengar och telefon- och telegrafoperation.

En utökad definition av skrivarbetet ges för att täcka bokföring, sortering av papper, arkivering, typing, duplicering, maskinberäkning, ritning och redaktionell förberedelse av frågor som ska publiceras ". Beskrivningen är uttömmande medför olika aktiviteter som utförs på ett kontor.

Funktioner hos en kontor:

Från definitionen är det underförstått att:

(a) Kontoret är en plats,

b) Olika aktiviteter utförs där och

c) Verksamheten är av två typer, administrativa och administrativa.

Det är uppenbart att det ska finnas vissa personer som ska göra verksamheten och sekreteraren är chefen för dem.

Ett kontor beskrivs som en organisation och det har alla egenskaper hos en organisation. Kontoret kan vara för en handel eller ett icke-handelshänseende. Det kan vara av stor eller liten storlek.

Typer av ett kontor:

De gemensamma egenskaperna hos alla typer av kontor är:

(1) Plats:

Ett kontor måste ha en bestämd och lämplig plats. Det finns olika faktorer som ska beaktas innan platsen för ett kontor är valt.

(2) Utrymme eller boende:

Ett kontor behöver lite utrymme eller boende som ska användas för att utföra verksamheten. Boendet har nära anslutning med layout.

(3) Layout:

Det innebär en planering för optimal utnyttjande av utrymme så att arbetsflödet kan bibehållas och det finns maximal arbetsutbyte.

(4) Arbetsvillkor:

Arbetsvillkoren måste vara lämpliga för ett effektivt arbete. Arbetsförhållandena betyder korrekt belysning, ventilation, sanitet etc.

(5) Utrustning:

Olika typer av utrustning är nödvändiga för kontorsarbete. De inkluderar möbler, maskiner, apparater, brevpapper, etc. Olika typer av utrustning är nödvändiga för olika typer av arbete.

(6) Metoder:

Varje typ av verksamhet har sitt eget förfarande eller rätt sätt att göra. Arbetsflödet kommer att hämmas om rätt metod inte följs. Detta är mer sant när bokföring görs eller om en maskin används etc.

(7) Personal:

Ett kontor måste ha välutvalt, effektiv och utbildad personal eller personal som ska göra verksamheten. Ett kontor med alla sina bra funktioner kommer att vara ineffektivt om det finns behov av riktig personal, både skicklig och okompetent.

(8) Avdelning:

Det finns olika typer av aktiviteter som ska göras på ett kontor. Alla aktiviteter kan inte göras av samma personer. Verksamheten måste grupperas till avdelningar funktionellt. Antalet avdelningar beror på kontorets storlek och karaktär.

(9) Organisation:

Ett kontor i sig måste organiseras med rätt personal med formella relationer bland dem och med en kompetent handledare eller chef. Kontors- och kontorsarbete måste studeras från alla olika aspekter som ovan angivna. Mycket beror på sekreteraren i organisationen som är chefskansliet.