Rutin: Betydelse, egenskaper och betydelse

Läs den här artikeln för att lära dig mer om rutinmässigt. Efter att ha läst den här artikeln för att lära sig om: 1. Betydelse av rutin 2. Karakteristik av en rutin 3. Betydelse av en rutin 4. Några typiska rutinjobb av en sekreterare.

Betydelse av rutin:

Planering är nödvändig för alla slags arbete. Planering innebär förtänkande.

Planeringsanalyser:

Vad som ska göras?

Varför ska man göra det?

Hur gör man?

Av vem ska man göra?

När ska man göra?

Var ska man göra?

Svaret på varje fråga måste först erhållas och sedan försökas en åtgärd. Efter planen kommer proceduren.

Varje bit av arbete har sitt eget förfarande att göra. En rutin är en vanlig procedur. Ordet "kurs" inkluderar en känsla av en serie åtgärder. En rutin har därför en rad åtgärder.

En rutin har två aspekter:

a) Åtgärder efter varandra i prioritetsordning och

(b) En tidsfaktor för var och en av åtgärden.

Ett antal rutiner gör ett system som ger en total bild av någon aktivitet. Om vi ​​tittar på något arbete på kontoret hittar vi båda aspekterna. Till exempel hantering av inkommande mail. Komponentåtgärderna är: Mottagning av posten, öppnande av dem, granskning av innehållet, datumstämpling, sortering, distribution och spårning.

Varje steg har sin egen metod och om metoden är korrekt blir tidskrävningen minimal. Denna rutin är en del av det totala korrespondenssystemet. Inte bara ett arbete är helt enkelt gjort, det måste göras korrekt, i tid och effektivt. Detta är möjligt om det finns en riktig rutin. På ett kontor där arbetsförhållandena är gynnsamma finns utrustning tillgänglig, övervakning och kontroll finns och rätt personal är anställd, en rutin blir effektiv. Att förbereda en rutin för varje bit av arbete på ett kontor är en funktion av kontorsorganisationen.

Karakteristik av en rutin:

(1) Ett rutinarbete består av flera eller en rad steg. När ett steg är känt måste det upprepas på samma sätt varje gång och av varje person som gör jobbet.

(2) En rutin måste formuleras eller förberedas. Det tar mer tid att förbereda en rutin när ett nytt kontor är inrättat. Erfarenhet av andra liknande organisationer har stort värde.

(3) En rutin har en avsikt och varje steg kommer att bidra till uppfyllandet av det syftet.

(4) Alla steg måste ha korrelation och bestämd tidsföljd.

(5) Det ska inte vara dubbelarbete eller det ska vara överlapp eller gap.

(6) Regler måste utformas för att utföra en rutin.

Betydelsen av en rutin:

Betydelsen av kontorsrutinen är stor.

Om en rutin är korrekt förberedd och följd, så uppfattas följande fördelar:

(1) Föreställningen är enligt en fast standard:

Standard har fyra aspekter:

(a) Mängd - En viss önskvärd kvalitet på arbetet måste utföras,

(b) Kvalitet - prestanda måste ha en förväntad kvalitet,

(c) Tidsprestandan måste vara med på en viss tid,

d) Kostnad - Kostnaden får inte överstiga förmånerna.

(2) Det finns bättre kontroll:

Om det finns en rutin är det lättare för tillsynsmedlemmen att utöva kontroll. En handledare måste kontrollera om rutinen följs eller inte.

(3) bättre flöde av arbete:

Effektiv kontorsadministration innebär att det finns ett jämnt arbetsflöde och maximal effekt. Om alla följer rutinen ska det finnas bättre arbetsflöde, förutsatt att det inte finns några hinder eller hinder i vägen (se nedan).

Hur rutinmässigt arbete hämmas?

Det finns fyra element i processen att utföra ett rutinarbete som de är:

(a) Metoden att göra ett arbete,

b) Den utrustning som ska användas,

c) personal,

d) Arbetsvillkoren.

Om det finns något fel i något av elementen är rutinarbetet obstruerat.

Obstruktioner eller fel uppstår på följande sätt:

(a) Den bästa metoden att göra ett arbete är kanske inte känt eller får inte bli känt för personalen,

(b) Det kan finnas brist på blanketter, brevpapper, vilken maskin som helst, etc., som är nödvändig för jobbet. Maskinen kan gå i ordning. Det kan finnas brist på korrekt underhåll av maskinen. Det särskilda materialet "eller en reservdel av en maskin är inte tillgänglig,

c) Det kan finnas brist på lämplig personal. Felet finns i rekryteringssystemet. Det kan vara brist på personalutbildning. Personalen får inte vara allvarlig eller uppmärksam. De kan vara oregelbundna eller kan slösa tid genom skvaller. Det indirekt innebär brist på korrekt övervakning och kontroll,

d) Arbetsvillkoren får inte vara gynnsamma eller gynnsamma för arbetet. Brist på ljus, strömavbrott, yttre störningar etc. är några av orsakerna,

(e) Det kan vara felaktig layout.

Hur Obstruktioner kan övervinnas?

Obstruktionerna för ett jämnt flöde av rutinarbete kan övervinnas genom korrekt planering och kontroll av kontorsarbetet. Sekreteraren som verkställande direktör har stort ansvar i detta avseende. För detta ändamål utarbetas olika typer av rutindiagram eller flödesdiagram. Det här är inget annat än diagram där man lätt kan förstå vilka steg som successivt ska följas för att göra ett jobb.

Det finns olika tekniker för att göra sådana diagram som "nackgrafiken", "isometriska diagrammet" etc. Det viktigaste är att det ska finnas grundlig studie och forskning på kontorsmetoder. En stor organisation har råd att ha en separat avdelning för O & M-studie. O & M står för organisation och metoder.

Varje bit av jobbet går igenom några steg i följd och dessa uttrycks av vissa symboler i ett flödesdiagram. Till exempel:

Det måste dock noteras att varje typ av arbete inte kan återanvändas. Rutiner förbereds för de funktioner som är av repetitiv natur. Vid tidpunkten för nödsituationen fungerar inte rutinen.

Några typiska rutinjobb av en sekreterare:

Det finns några typiska rutinjobb som en sekreterare regelbundet ska utföra på kontoret. Sådana jobb, som beskrivs nedan, utförs generellt av en privat sekreterare eller till och med av kontorsekreteraren och inte av en generalsekreterare. En sekreterare kan emellertid få dessa jobb gjorda av sin privata sekreterare eller av kontorsekreteraren.

(A) Hantera telefon eller samtal :

Användning av telefon är en vanlig funktion på ett kontor, både för intern och extern kommunikation. Ett stort kontor har sitt eget interna telefonsystem antingen via PBX eller PAX-anslutning eller inter-com. systemet. På det interna telefonväxttangentbordet finns en operatör om det finns manuellt växelsystem, som hanterar omkopplaren. Det är en mekanisk del av hela operationen.

Hantering av telefonen betyder egentligen att man skapar kontakter och har konversationen. Många samtal kommer från utsidan och ett stort antal samtal går också ut för utomstående. Samtidigt krävs ett stort antal interna anslutningar från avdelning till avdelning. Det är ett fantastiskt jobb för ett upptagen kontor att ge maximal möjlighet till sådana externa och interna kontakter.

Det finns inkommande och utgående personliga samtal för medarbetarna. Dessa måste minimeras eftersom det kan hämma officiella samtal. Ett stort kontor kan ha ett antal externa linjer och även direkta linjer från kamraterna av viktiga chefer. Det finns en speciell linje som deltar även efter kontorstid för nödsituationer.

Privata sekreterarens uppdrag:

En privat sekreterare besöker telefonsamtal på uppdrag av sin chef först. Han måste ha fullständig kunskap om telefonoperation. Han måste känna till de olika typerna av tjänster som telefonavdelningen gör samt reglerna och förfarandet för olika typer av samtal, lokalt, vägtullar, bagage, telefonnummer etc. Ett stort kontor kan också ha telexanslutning eller det kan vara tele- skrivartjänst (TPM eller Tele-Printer Message) inom organisationen.

En privat sekreterare måste behålla en telefonbok för att spela in meddelanden mottagna för eller meddelanden som skickas av chefen. Telefonboken innehåller kolumner för fullständig beskrivning av parterna från vem och till vilka meddelanden mottogs eller skickades.

En privat sekreterare måste också veta konsten att prata via telefon. Hans tillvägagångssätt ska vara artig, hans röst skall vara tydlig och han ska observera alla etiketter, t.ex. önskar en god morgon eller namaskar i början eller ett farväl eller namaskar i slutet.

Han kanske måste möta många telefonsamtal, antingen inkommande eller utgående, men han får inte bli störd eller irriterad. Han måste inse att hans beteende i slutändan har en inverkan på chefen. En privat sekreterare håller vanligtvis en lista över telefonnummer redo som hans chef ofta frågar efter anslutningar.

(B) Hantering av samtalarna :

En sekreterare är en kontaktperson och så kallar ett stort antal människor på honom varje dag. Ett stort kontor håller en receptionist som först tar emot de som ringer och skickar dem till respektive avdelningar eller personer. Ibland krävs behörigheter från de särskilda cheferna innan de låter uppringare komma in på kontoret. I ett litet kontor kan de ringa direkt till sekreteraren. De som ringer till en stor verkställande direktör eller en regissör måste närma sig sin privata sekreterare.

Det finns fyra typer av callers som kommer till ett kontor varje dag:

(1) De som har tidigare möten. Det är inte svårt att hantera sådana uppringare förutsatt att de kommer i tid. Den privata sekreteraren tillåter bara honom att träffa chefen eller kan begära att han väntar lite om chefen är upptagen.

(2) De som anländer utan föregående möte. Men om en sådan person är känd för kontoret och till och med kan ha stor betydelse för organisationen, är han välkommen och sekreteraren försöker komma i kontakt med chefen.

(3) De som kommer ofta men för ingen bestämd verksamhet. Till exempel försäljare från olika leverantörer. Sekreteraren hanterar dem som önskas av chefen. Sekreteraren talar till sin chef via telefon för vägledning.

(4) Okända personer som kommer tillfälligt eller för någon förfrågan. Sekreteraren hanterar honom personligen och ber honom att komma efteråt med tidigare möte. Vad som än kan vara den som ringer och vad som än är tekniken att hantera honom, ska sekreteraren hela tiden vara väldigt artig och aldrig skada besökarens känsla.

(C) Att göra möten :

Ett annat rutinsarbete av en privat sekreterare är att göra möten mellan hans chef och andra. De andra inkluderar både utomstående såväl som medlemmar i organisationen eller personalen. Avtalen är återigen av två slag - en utomstående som vill göra ett möte eller chefen som vill göra det.

Lokala möten görs via telefon, men för personer på andra ställen är avtalen i allmänhet fastställda via korrespondens eller till och med över telefon eller telex. Sekreteraren måste hålla en dagbok för alla utnämningar och måste påminna sin chef varje dag om utnämningarna.