Kontorsfyllning: Ämnesfråga och funktioner

Läs den här artikeln om du vill lära dig mer om Office Filing. Efter att ha läst den här artikeln kommer du att lära dig om: 1. Ämnesfråga om arkivering i Office 2. Funktioner för arkivering i Office.

Ämnesfråga om arkivering på kontoret:

En fil är en behållare där papper och dokument läggs in för bevarande. Sådan bevarande är nödvändig för referens, vägledning, bevis och historia. Filing måste ske på ett systematiskt, klassificerat, metodiskt, städat, säkert och bestämt sätt.

Systematisk:

Det finns två system för arkivering - centraliserat och decentraliserat. Båda systemen har fördelar och nackdelar. Ett val måste göras.

Klassificerad:

Filer kan klassificeras på olika sätt - ämnesvisa, territoriumvisa, partisam eller namnvisa eller en kombination av två eller flera av ovanstående. Namnen kan klassificeras ytterligare i alfabetisk, numerisk eller alfabetisk-numerisk väg.

Metodisk:

Det finns olika metoder för att hålla filerna horisontella, laterala och vertikala. Varje metod måste antas.

Städa:

Papper, dokument etc. måste sättas in på ett snyggt sätt så att de ser snygg ut och blir mer skyddade.

Säkrad:

Filer måste behållas under lång tid och ibland under mycket lång tid. Filer måste därför hållas på ett säkert sätt. De måste skyddas mot stöld eller förstörelse med eld, insekter, etc. I moderna dagar finns olika slags arkivskåp tillgängliga för ändamålet.

Bestämd:

Placeringen av varje fil måste vara bestämd så att den kan hittas på kortast möjliga tid.

Funktioner hos Arkivering i Office:

Arkivering som en del av ett kontors inspelningsfunktion har följande särdrag:

(1) Utrustning:

Arkiveringsfunktionen behöver en mängd utrustning: filerna eller mapparna, ställen, hyllorna eller skåpen, brickor och korgar, olika kort (guidekort eller indexeringskort), etc. Det mesta av utrustningen har specifikation.

(2) Metod:

Det finns olika metoder för att hålla filerna horisontella, laterala och vertikala. Den vertikala metoden, eller den senaste metoden är bäst.

(3) Förfarande:

Steg för steg måste vissa åtgärder följas från att man får order för att arkivera ett papper och slutligen strimla eller rensa.

(4) Personal:

Specialutbildad personal är nödvändig för jobbet.

(5) Principer:

Det finns vissa principer som måste följas för effektiv arkivering.

(6) Indexering:

Arkivering måste åtföljas av indexering för att göra verksamheten fullständig.