Kontorsfyllning: Betydelse och klassificering

Efter att ha läst den här artikeln kommer du att lära dig om: 1. Betydelsen av arkivering 2. Klassificering av arkivering.

Betydelsen av arkivering:

Arkivering är en anordning för att ordna och behålla posterna. Det har därför två olika aspekter - arrangemang och bevarande. Alla typer av papper, dokument, planer etc. måste bevaras så att eventuell tid framöver kan papper eller dokument hittas som referens. Arrangemang av register måste ske effektivt så att eventuellt papper eller dokument kan placeras snabbt.

Därför kan inte papper och dokument skrivas in i filerna i likhet med varandra. Legitimationen och dokumenten måste klassificeras och grupperas och en särskild fil är öronmärkt för varje sådan grupp. Detta kallas klassificering av filer. En annan fil öppnas för oklassificerade papper.

Klassificering av arkivering:

En klassificering måste ha en grund. Den vanligaste grunden för klassificering av papper och dokument är finansperioden. Konton måste förberedas för varje finansiell period som är en kalender eller något annat budgetår (t.ex. april till mars).

För detta ändamål måste handlingar och handlingar som ingår i det året grupperas. Men det här är en tillfällig gruppering för att en organisation behandlas som ett löpande företag och det har kontinuitet i existens från fortiden till framtiden. En annan gemensam grund för klassificering är kronologi. Samtliga papper och dokument är ordnade enligt datum.

Övriga typer av klassificering är följande:

(1) Ämnesfråga:

Detta är den vanligaste och enkla grunden för klassificering. En separat fil öppnas för varje ämne, antingen tillhörande kapital eller intäkter eller lag osv., Grupp av objekt. Till exempel mark och byggnader, maskiner, kapital, försäljning, inköp, hyror, löner, skatt, produktdesign, formulärdesign etc.

fördelar:

(a) Detta är en enkel grund,

(b) Filerna kan hanteras enkelt,

c) Lämplig när organisationen är liten,

(d) Filer kan öppnas på ett antal ämnen.

nackdelar:

(a) Den har mindre flexibilitet,

(b) Det hjälper inte - för att fastställa omtalen med enskilda parter,

(2) Geografisk eller territoriell:

När en organisation har verksamhet inom olika områden, har filialer i olika områden eller har kontakter med parter på olika ställen, blir en sådan klassificering nödvändig. Efter att papper har klassificerats områdevis kan en ytterligare kategorisering göras på grundval av ämnesfrågor.

fördelar:

(a) Detta är oumbärligt för en stor organisation som har utbredd verksamhet,

(b) Referens är lätt när området är känt.

nackdelar:

(a) Det finns alla möjligheter till felanmälan om det inte finns god kunskap om geografi,

(b) Klassificering är mer komplicerad.

(3) Party-Wise:

Ett antal individer eller partier är allmänt oroade över alla slags ämne. Det kan finnas undantag. Till exempel, om det bara finns ett hyrdat kontor och inga grenar, är det bara en hyresvärd som tar emot hyra.

Å andra sidan kan det finnas ett stort antal parter som berörs av försäljning eller inköp. Mycket ofta byts brev och andra meddelanden görs, räkningar kan gå till och komma från sådana parter. Så, ett stort antal uppsatser ackumuleras för varje parti och det finns ett behov av att öppna en separat fil i hans namn. Sådana partispråkiga filer klassificeras enligt namnen på följande sätt:

(a) Alfabetisk:

Namnen är ordnade alfabetiskt på grundval av förnamn eller efternamn. Arrangemanget görs på ordboksmetod som tar hänsyn till varje successivt alfabet. Till exempel-Aa, Aab, Aac ............., Ab, Aba, Abb, Abe ... .. och så vidare. Varje sådan fil ges ett nummer och motsvarande är ett index förberett.

(b) Numerisk:

Namn kan ha dubbletter och så finns det risk för förvirring. Därför omvandlas namn till några nummer. Det finns olika tekniker för att konvertera ett namn till nummer. Varje alfabet kommer att ha ett visst nummer enligt ett diagram. Ett ämne kan också omvandlas till ett tal.

Generellt används tre siffror för bekvämlighet och anpassningsförmåga till kortslagning. Till exempel Försäljning = 001, Inköp = 002, Hyr = 003. Ytterligare elasticitet kan tillsättas genom att reservera en grupp av tal till ett visst ämne.

Till exempel Försäljning = 001 till 010, 001 för alla kunder med namn som börjar med A till C, 002 för D till F, och så vidare. På bibliotek hittar vi varje ämne har sitt eget universellt accepterade nummer, som 330, 331, etc. som används för böcker om handel. En bok relaterad till handel kommer att ha ett nummer som börjar med 330 eller 331.

Numret kan vara av ett stort antal siffror som kan delas upp i delar och varje del har en betydelse som anger område, ämne, namn på partiet etc. Ett mycket bra exempel finns i konsumtionen. Nummer tilldelat av Calcutta Electric Supply Corporation Ltd till sina konsumenter eller Korporation i Calcutta till husägare etc.

PIN-kod som används av postavdelningen är ett idealiskt exempel. Varje PIN-kodnummer är självklarande. Till exempel betyder 700 026: 7 för Eastern Zone, 0 för West Bengal, 0 för Calcutta och 026 för Kalighat Post Office. Tre siffror är kvar för Post Office Zonal-nummer för att lägga till elasticitet.

fördelar:

(a) Arkivering blir mer exakt. Det finns ingen förvirring för identiska namn,

(b) Numret kan användas som referensnummer för den filen,

(d) Numret är en kod som är självklarande,

(e) Framställning av index är lättare och speciellt för tvärreferens.

nackdelar:

(a) Det är en komplicerad metod och inte lättförståelig av alla,

(b) Legitimationen tillhörande Diverse fil kan inte ordnas,

c) Det kan finnas fel i skriftliga siffror som orsakar förvirring,

(d) Klar referens för förklaring av koden är nödvändig.

(c) Alfabetisk-Numerisk:

Ett kombinerat alfabetisk-numeriskt system kan följas för bekvämlighet och ytterligare elasticitet. Till exempel kan det första alfabetet med ämnesnamnet eller namnet eller efternamnet på en part eller ett områdets namn tas för enkel förståelse.

Således kan en Poddar numreras som P336. Om det finns två Poddars, kommer deras namn numreras enligt prioritet som-P336.1 och P336.2 eller P336 / 1 och P336 / 2.

Låt oss ta ett uttömmande exempel för att förklara den fullständiga tillämpningen av alfabetisk-numerisk metod för klassificering av fil och därmed numrering av filen som ska användas som referensnummer. Anser att Sri Poddar är en kund till vilken tredje bokstaven är skriven idag år 1987 och han tillhör delstaten Delhi, som hanteras av en officer som heter N. Ghosh.

Försäljningsfilen för anmärkning har ett nummer 001 och vidare klassificeras i 001 till 010 (se ovan). Poddar faller i 009-gruppen. Filerna är klassificerade områdevisa och filialen till Delhi läggs till med alfabetet D eller D001.

Filnummer för Sri Poddar är D009 / P336. Den tredje bokstaven som skrevs till honom 1987 undertecknad av Sri N. Ghose kommer att bära det självförklarande numret som D009 / P336-3 / 87 / NG. Detta är referensnumret som ska läggas på brevet skrivet till Sri Poddar.

Alfabetisk-numerisk typ av klassificering har samma sorts fördelar och nackdelar som den numeriska klassificeringen. Det är dock mer självförklarande och samtidigt lite mer komplicerat. Permanent inkomstskatt Filnummer beräkningar fastställs med en sådan metod.

Faktorer för att välja klassificering:

Det finns olika faktorer som måste beaktas innan man väljer en viss typ av klassificering.

Dom är:

(a) Organisationens storlek och dess antal filer. Om numret är stort kommer den numeriska typen att väljas.

(b) Personalen som hanterar filerna. Om inte personalen är välutbildad kommer de enkla typerna av klassificering att föredras.

(c) Det är dyrare att upprätthålla numeriskt klassificerade filer som korrekt utrustning och kortindexering kommer att krävas. Organisationen måste ha råd med den.

Masterfil:

I vissa stora organisationer upprätthålls en huvudfil där en kopia av varje papper eller dokument relaterat till någon avdelning bevaras som en omfattande post och för övergripande kontroll. En huvudfil kan upprätthållas vid huvudkontoret för alla grenar.