Inventory: Stock-Recording, Records och Forms Used (With Specimen)

Inventory: Stock-Recording, Records och Forms Used (With Specimen)!

Perpetual Inventory:

CIMA definierar den permanenta inventeringen som "Ett system av register som upprätthålls av den kontrollerande avdelningen, vilket speglar den fysiska rörelsen av lager och deras nuvarande balans." Det betyder ett system av register - ett system där kontinuerlig information finns tillgänglig om tillgänglighet av material och butiker känd som perpetual inventory. Det handlar om att fastställa balans efter varje kvitto och utfärda via bin-kort eller butiker.

Kontinuerlig aktieinnehav:

Det är viktigt att bevisa noggrannhet i det eviga varulagret, att det borde finnas fortlöpande aktieoptagande. Normalt sker fysisk lagring en gång om året eller en gång om sex månader. Den faktiska kvantiteten av varje föremål är listad och jämförd med boktal. Om inget misstag eller slöseri eller stöld har ägt rum, ska boksiffran (enligt Bin-kortet eller butiksboken) överensstämma med det faktiska fysiska lagret.

Om det förekommer någon motsättning, borde den kunna förklara. Men eftersom det här handlar om att gå igenom hela årets register och försöka komma ihåg vad som hände under hela året, kan vanligtvis inte förklaras och bokens siffror måste anpassas.

Det löpande lagret tar bort denna nackdel. Under det här systemet tas femton eller tjugo föremål i lager varje dag av bin-kortet eller butiksförteckningen. Om det finns en motsättning, förklaras skillnaden där och då. Eftersom antalet kvitton eller problem inte skulle vara stort, skulle orsaken till avvikelsen vara känd och borttagen.

Följande dag tas de följande 15 eller 20 artiklarna upp och deras fysiska lager och boklager jämförs. På så sätt kontrolleras alla föremål tre eller fyra gånger om året i stället för endast en gång under det årliga aktieinnehavet. Förutom att säkerställa att det faktiska lager- och boklagret överensstämmer hela tiden, gör systemet förvaringsutövaren att gå runt sina butiker och observera läckage, slöseri eller pilferage som kan uppstå så att alla sådana förluster kan kontrolleras omedelbart.

Systemet undanröjer behovet av årlig aktieupptagning och störningar i det vanliga arbetet. Arkivarket kan skrivas ut från butiksloggen, med vetskap om att det inte finns någon skillnad mellan det faktiska och bokförandet. Delårsrapporter är möjliga och slutliga konton kan vara redo snabbt.

För att underlätta kontroll och allmän lagringsarbete bör originalförpackningarna hållas intakta och ange kvantiteten i varje förpackning. Verifieraren kommer då att behöva räkna eller väga endast den lösa kvantiteten. Om den dagliga kontrollen utförs av någon annan än förrådaren eller hans underordnade, skulle det ge en utmärkt kontroll över varuhusets verksamhet själv.

Några objekt ska väljas slumpmässigt (förutom de vanliga föremålen) för att ge ett överraskningselement. Denna kontroll av en "outsider" borde inte vara svårt med tanke på det faktum att numret på facket är noterat på Bin-kortet eller butiksboken. Man kan gå till respektive fack och räkna eller mäta eller väga artikeln som ligger där och jämföra resultatet med bokfiguren.

Skivan:

The Stores Ledger:

I en rättvis stor fabrik skulle det vara nödvändigt att ha kontinuerlig information om värdena på material och inköpta butiker, utfärdat och fortfarande i balans. För detta ändamål är det nödvändigt att upprätthålla ett konto för varje föremål både vad gäller mängd och kvantitet. Konton av billiga material kan inte upprätthållas. Det belopp som spenderas på sina inköp kan debiteras Fabrikskostnader direkt.

Kontoformen ges nedan:

Inlägg i butiksloggen görs i princip på samma sätt som i Bin Cards. Den enda skillnaden är att även inblandade Butiker Ledger måste ingå. Underhåll av butikslager, så att information om balans i hand och värdet av en sådan balans alltid är tillgänglig kallas det eviga varuinformationssystemet. (Det kan inte sägas vara fullständigt utan kontinuerlig lagertakt).

Denna uppgift bör överlåtas till en separat kontorist och det skulle inte vara korrekt att antingen överlåta uppgiften till förvararen själv eller att göra kontoristen underordnad honom. Den lagrade Ledger Clerk borde arbeta i Costing Office. Det har redan påpekats att posten i Stores Ledger avseende kvitton görs på grundval av butikernas mottagna not. När det gäller problem kommer inmatningen att ske på grundval av kravet om rekvisition som nämner den utfärdade kvantiteten.

Det är Stores Ledger Clerk som kommer att öppna storboken på rätt sida, ta reda på priset och göra beräkningen. Det således beräknade beloppet kommer att anges på Requisition Slip och även i Issue-kolumnen i Stores Ledger.

Blanketter som ska användas i lagerupptagning:

De viktigaste formerna som används vid inventering är följande:

(i) Inventory Tags:

Inventory tags är slipsar som har två delar visar-Tag nummer, Material symbol, Mängd efter inventering är taget, enhet av kvantitet. Den nedre delen visar också samma information. De övre och nedre delarna är perforerade. Den övre delen är fäst i butiksförpackningen och den nedre delen slits av och hålls för lagervärdet.

Om någon Bin inte innehåller Tag, indikerar den att objektet fortfarande ska verifieras. Efter korrekt verifikation redovisas de nedre delarna av etiketter för fastställande av lager. Om det senare konstateras att den fysiska balansen och bokbalansen inte överensstämmer, gör det möjligt för dessa övre delkoder i fack att räkna om eller ompröva.

(2) Inventarier:

Ett inventeringsblad är en förteckning över material som omfattas av Inventory Tags, med Inventory-saldot och Stores Ledger Balance som spelats in sida vid sida för att visa eventuella skillnader mellan dem. Följande är ett format på Inventory Sheet.

Efter avslutad lagerverifikation skickas detta ark till butiker dep't. för att göra nödvändiga uppgifter. Om det föreligger avvikelser krävs en undersökning för att fastställa orsakerna till skillnader och också att införa åtgärder för att undvika och kontrollera skillnader.