Formell kommunikation: Betydelse, egenskaper, fördelar och typer

Formell kommunikation avser officiellt utbyte av information. Kommunikationsflödet styrs och är en avsiktlig ansträngning. Detta gör det möjligt för informationen att nå önskad plats utan något hinder, till en liten kostnad och på rätt sätt. Detta kallas också "genom korrekt kanalkommunikation."

egenskaper

Följande är de främsta egenskaperna hos den formella kommunikationen:

(1) Skriftlig och muntlig:

Formell kommunikation kan både skrivas och muntligt. Dagliga arbeten hanteras genom muntlig kommunikation, medan de politiska frågorna kräver skriftlig kommunikation.

Image Courtesy: iisd.ca/biodiv/cop5/pix/6education.jpg

(2) Formella förhållanden:

Denna kommunikation antas bland de anställda där formella relationer har upprättats av organisationen. Avsändaren och mottagaren har någon form av organisatoriska relationer.

(3) Föreskriven väg:

Kommunikationen måste passera genom en bestämd kanal medan du flyttar från en person till en annan. Till exempel, för att förmedla en arbetares känslor till chefen måste förmanens hjälp söks.

(4) Organisationsmeddelande:

Den här kanalen berör endast de behöriga organisationsmeddelandena och de personliga meddelandena är inte behöriga.

(5) Medvetet arbete:

Denna kommunikationskanal är inte etablerad automatiskt, men det krävs ansträngningar för skapandet. Det är beslutat att hålla i sikte på organisationens mål.

fördelar

Den formella kommunikationen har följande fördelar:

(1) Underhåll av myndigheternas myndighet:

Formell kommunikation upprätthåller ständiga relationer mellan överordnade och underordnade som ett resultat av vilka ledningens överordnade värdighet upprätthålls. Följaktligen är det bekvämt att kontrollera underordnade och fixa sitt ansvar vilket är absolut nödvändigt för effektiv och framgångsrik kontroll.

(2) Tydlig och effektiv kommunikation:

I formell kommunikation finns en direkt kontakt mellan chefer och underordnade. Båda förstår förmåga, vanor, känslor etc. av varandra. Chefer vet när och under vilka förhållanden deras underordnade behöver information. På så sätt kan denna kommunikation tillhandahålla aktuell information. Därför är det tydligt och effektivt.

(3) Ordnat flöde av information:

Informationen måste passera genom en bestämd rutt från en person till en annan. Därför är informationsflödet systematiskt.

(4) Enkel kunskap om informationskälla:

I denna typ av kommunikation kan källan till varje information lätt lokaliseras.

begränsningar

Följande är nackdelarna eller begränsningarna av den formella kommunikationen:

(1) Överbelastning av arbete:

I en modern företagsorganisation måste mycket information, många meddelanden och andra saker kommuniceras. Under formell kommunikation, dirigeras de genom en bestämd kanal och detta förbrukar mycket av överordnadernas tid och sålunda görs några andra viktiga verk obevakade.

(2) Förvrängning av information:

Denna metod kan vara ett hinder i informationsflödet. Ibland är avståndet mellan avsändaren och mottagaren så stor att informationen måste passera genom många händer och när den når mottagaren är den förvrängd. Således misslyckas det att tjäna sitt syfte.

(3) Likgiltiga officerare:

Tjänstemännen betalar inte mycket uppmärksamhet till de underordnade ledarnas förslag och klagomål. I sådant fall kan en underordnad komma att förlora sin tro på kommunikations effektivitet.

Typer av formell kommunikation

Formell kommunikation är av två slag:

(1) Vertikal kommunikation:

(i) Nedåtgående kommunikation

(ii) Uppåtgående kommunikation

(2) Horisontell kommunikation. Alla dessa typer har klargjorts i följande diagram:

(Nedåtgående kommunikation) (Horisontell kommunikation) (Uppåtgående kommunikation)

(1) Vertikal kommunikation

Vertikal kommunikation är av följande två typer:

(i) Nedåtgående kommunikation:

Kommunikationen genom topphierarkin med deras underordnade kallas nedåtgående kommunikation. Denna kommunikation innehåller order, regler, information, policyer, instruktioner etc. Den främsta fördelen med den nedåtgående kommunikationen är att underordnade får användbar aktuell information som hjälper dem i deras arbetsprestanda,

(ii) Uppåtgående kommunikation:

Detta är ganska bakom den nedåtgående kommunikationen. Detta strömmar från underordnade till överordnade. Ämnet i detta meddelande innehåller förslag, reaktioner, rapporter, klagomål, etc. Denna typ av kommunikation hjälper överordnarna att fatta beslut.

(2) Horisontell kommunikation

Horisontell kommunikation sker när två personer på samma nivå utbyter information. Horisontell kommunikation används av samma nivå officerare för att lösa problemen med liknande karaktär och vinst av andra människors erfarenhet. Föremålet för horisontell kommunikation innefattar information, förfrågningar, förslag, ömsesidiga problem och samordningsrelaterad information.

Formellt kommunikationsnätverk

Det sätt på vilket formell kommunikation är klar kallas formellt kommunikationsnät. Formell kommunikation kan göras på olika sätt - det kan vara vertikal kommunikation eller horisontell kommunikation. De olika formerna av formellt kommunikationsnät har visats i följande diagram:

(1) Kedjekommunikation:

Kedjekommunikation hänför sig till kommunikationen mellan en överordnad och en underordnad. Alla människor i en organisation från topp till botten är kopplade till hjälp av en skalärkedja, vilket har visats i diagram (1). A är placerad i högsta rang, B är en underordnad A, C är underordnad B, D är underordnad C och E är underordnad D.

(2) Hjulkommunikation:

I denna form av kommunikation pratar alla underordnade av en överordnad med varandra genom sitt medium. Överlägsen fungerar som navets nav. I diagrammet (2) är A överlägsen och B, C, D och E är underordnade. Alla fyra underordnade kommunicerar genom A-mediet.

(3) Cirkulär kommunikation:

Denna kommunikation sker bland medlemmarna i en grupp. Varje medlem i en grupp kan kommunicera med närmaste två medlemmar. I diagrammet (3) kan A ha kommunikation med B och E. På samma sätt kan B ha kommunikation med A och C. Detsamma gäller alla medlemmar i gruppen. I detta fall rör sig kommunikationen med en långsam hastighet.

(4) Gratis flödes kommunikation:

Denna form av kommunikation sker också bland de olika medlemmarna i gruppen. Dess speciella funktion är att varje medlem i gruppen kan prata med alla andra personer i gruppen.

Detta har klargjorts i diagram (4). A kan prata direkt med B, C, D, E. På samma sätt kan B prata direkt med A, C, D och E. Detsamma gäller alla medlemmar i gruppen. I detta fall rör sig kommunikationen i snabb takt.

(5) Inverterad "V" -kommunikation:

I denna form av kommunikation tillåts en underordnad att kommunicera med chefen för sin chef. I denna form av kommunikation flyttar meddelandena i snabb takt, fn diagrammet (5), C och D är underordnade B, som i sin tur är underordnad A. Här kan C och D prata direkt med A som händer att vara chef för B.